Страховой и перестраховочный бизнес связан с большим количеством документов. Об особенностях автоматизации документооборота и бизнес-процессов перестраховочной компании корреспонденту ИА «Клерк.Ру» Алексею Титову рассказал Алексей Бутов, руководитель ИТ-проектов ООО «Восточная перестраховочная компания».
Алексей, оцените, пожалуйста, сложность документооборота в перестраховочной компании?
Самая главная сложность заключается в том, что перестраховочной компании приходится работать с большим числом страховых компаний, а у каждого страховщика свои стандарты документооборота. Одни присылают слипы по факсу, другие по электронной почте, и все эти документы необходимо «интегрировать» в принятые в компании правила документооборота. Аналогичная проблема возникает при исходящих документах. Некоторые компании по старинке принимают только факсы, другие требуют, чтобы все документы приходили в электронном виде с возможностью внесения изменений.
Основной документооборот перестраховщика строится вокруг входящих и исходящих документов, внутренние правила оборота документов отталкиваются уже от них. Еще одна сложность, с которой мы столкнулись в нашей компании, это сеть представительств. Наша компания имеет 6 офисов по стране, и система автоматизации документооборота в первую очередь должна обеспечивать обмен документами между сотрудниками представительств точно так же, как если бы сотрудники находились в соседних кабинетах. Именно эту цель мы преследуем, проводя поэтапное внедрение систем автоматизации всех бизнес-процессов.
Каков сегодня уровень автоматизации отечественных перестраховочных компаний? Как развивается автоматизация в ВПК?
Что касается автоматизации всей отрасли в целом, то тут однозначно можно сказать, что автоматизация перестрахования находится в «юном возрасте». Корифеям российского перестраховочного рынка еще 11 - 12 лет. За это время некоторые компании пытались разрабатывать свои системы автоматизации, как документооборота, так и финансового учета. Многие «самописанные» системы не успевали за развитием рынка, и от них приходилось отказываться. Некоторые из таких систем работают до сих пор, но процесс глобализации рынка рано или поздно заставит отказаться от собственных разработок в пользу универсальных решений от крупных разработчиков интегрированных систем.
Например, Восточной перестраховочной компании недавно исполнилось 5 лет, и на данный момент весь документооборот компании строится на «правилах», согласованных между отделами. Два года назад в компании была предпринята попытка создания системы автоматизированного документооборота собственными силами, но штатные программисты не успевали вносить в систему новые «возможности», которые появлялись с ростом компании. Поэтому от «самописанной» системы мы отказались.
В этом году после автоматизации других бизнес-процессов нами было окончательно принято решение о внедрении автоматизированной системы документооборота. Сейчас мы проводим анализ существующих систем автоматизации документооборота и решаем вопрос о возможной интеграции документооборота с системой бухгалтерского учета.
Система автоматизации в вашей компании автономная, или она предполагает совмещение с IT-системами других компаний, например, со страховщиками?
В России на одну перестраховочную компанию в среднем приходится 30 – 40 страховых. Как я уже говорил, почти у каждой страховой компании свои правила документооборота, поэтому на данный момент нельзя говорить об интеграции систем перестраховщика и страховой компании. На мой взгляд, необходимо стремиться не к построению автономных систем между перестраховщиками и страховщиками, а к использованию единых стандартов в документах. Внедрение единых стандартов реально облегчит и ускорит документооборот между компаниями. Сейчас в мире компьютерных технологий существует много универсальных форматов передачи данных, подстраиваемых под те или иные стандарты, например XML. Этот формат уже давно используется в разных системах автоматизации. Так что дело только за выработкой перестраховщиками единого стандарта.
Насколько сильно отличаются используемые IT-системы в страховых и перестраховочных компаниях?
Самое главное отличие систем автоматизации - это уровень возможности систем. Если система решает вопрос лишь обмена документами между сотрудниками, то разницы абсолютно никакой нет – эта система может одинаково использоваться как в страховых компаниях, так и перестраховочных. А вот в случае использования автоматизированной системы документооборота, интегрированной с бухгалтерским учетом, разница будет значительна. Достаточно сказать, что перестраховочная компания ведет учет только по одному виду страхования (перестрахование), а у страховой компании их может быть свыше ста, при этом каждый вид имеет свой алгоритм проводки документов через систему. Именно сейчас мы решаем вопрос о целесообразности интеграции в нашей компании системы документооборота и бухгалтерского учета. С одной стороны, эффективность единой системы очевидна, но стоимость таких систем на порядок выше системы, которая ориентирована лишь на документооборот. Выбор системы автоматизации требует тщательного анализа внутренних бизнес-процессов компании.
Проект автоматизации вы осуществляете самостоятельно или с привлечением сторонних IT-компаний?
Для начала мы проводим анализ и только после тщательного изучения вопроса принимаем решение, какими силами и с какими затратами осуществлять проект.
Процесс автоматизации ВПК начался полтора года назад одновременно с переездом головного офиса в Москву. Он был разбит на несколько этапов. На первом этапе реализации головной офис и все представительства были переведены на единый серверный комплекс, который располагается в Москве. Комплекс включает в себя выделенный почтовый сервер, обслуживающий почтовые адреса домена vpkre.ru (с 1 сентября 2005 г. для всех сотрудников ВПК, включая представительства, введена единая система корпоративных электронных адресов), файловый сервер с многоуровневой системой защиты информации и proxy-сервер, обеспечивающий безопасное использование Интернет. В состав комплекса также входит выделенный терминальный сервер, обеспечивающий централизованное функционирование бухгалтерии. Это позволяет в режиме реального времени осуществлять обмен финансовой информацией между подразделениями, контролировать общее состояние финансовых операций. Подбор и установка оборудования осуществлялись собственной ИТ-службой.
На втором этапе в начале 2006 г. мы запустили собственную сеть VOIP (Voice Over IP). Работа началась в октябре 2005 г. и завершилась в январе 2006-го. Voice Over IP - технология передачи речи, позволяющая производить обмен голосовой информацией в режиме реального времени через Интернет или любую другую сеть передачи данных. С 1 февраля в корпоративной VOIP-сети вместе с головным офисом работают все пять представительств компании (Санкт-Петербург, Самара, Екатеринбург, Новосибирск и Хабаровск). Это позволяет не только мгновенно выходить на связь с любым офисом без использования городских телефонных линий, но и значительно снизить затраты на междугородние переговоры. Кроме того, собственная VOIP-сеть дает возможность организовать конференц-связь одновременно со всеми представительствами и проводить совещания в головном офисе с непосредственным участием региональных руководителей. Подбор и установка оборудования также осуществлялись собственной ИТ-службой.
И заключительным этапом проекта автоматизации бизнес-процессов можно считать этап внедрения системы автоматизированного документооборота. На данный момент принято решение, что эта система будет приобретена у крупного разработчика, а вот внедрение системы будем осуществлять самостоятельно. Этот вопрос требует основательного подхода, поэтому проделанную на первых двух этапах работу можно считать фундаментом для внедрения системы автоматизированного документооборота во всех шести офисах нашей компании.
Начать дискуссию