Официальные суточные
Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 положения о служебных командировках, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, письмо Минтруда от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415):
за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.
Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749).
Как посчитать зарплату по всем правилам 2024 года? Рассказываем в новом курсе Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С. Вы научитесь правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Сейчас на курс действует скидка 74%.
Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов – дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).
Размер суточных
Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено ТК или нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).
Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством.
Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729).
Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен указом Президента от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки.
При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915).
Суточные при командировках по России
Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.
Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749).
Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):
документы о найме жилья на месте командировки;
служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.
Суточные при заграничных командировках
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.
За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:
при проезде по территории России – в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено ТК, другими нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);
при проезде по территории иностранного государства – в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено ТК, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).
Пример 1
Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля.
Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей – для командировок по России, 2 500 рублей – для командировок за границу.
За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля – 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.
При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом.
При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 постановления Правительства от 26.12.2005 № 812).
Пример 2
Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40.
Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.
Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.
Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).
Пример 3
В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей – при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей – при командировках в страны Европейского союза.
Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля – в Минск из Берлина.
За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля – в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.
Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).
При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).
Расчет суточных
Разберем расчет суточных на конкретном примере.
Сотрудник выезжает в командировку 10 марта поездом в 23:15, а возвращается 13 марта в 06:40.
В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.
Суточные надо выплатить за 4 дня – с 10.03.2023 по 13.03.2023.
Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.
Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.
НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. – 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.
Учет суточных
Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).
Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).
До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).
Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).
Налогообложение суточных
НДФЛ
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК):
700 рублей – за каждый день нахождения в командировке на территории России;
2 500 рублей – за каждый день нахождения в командировке за границей;
в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК).
Для этого нужно рассчитать:
сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК).
Страховые взносы
Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:
На пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК):
в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2 500 рублей – за каждый день нахождения в заграничной командировке;
в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, – если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);
На страхование от несчастных случаев – в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):
членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;
личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.
Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).
Сумма суточных, превышающая установленные нормы, включается в базу для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, п. 2 ст. 422 НК, пп. 1, 2 ст. 20.1, п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК).
Налог на прибыль
Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК.
Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК, ч. 4 ст. 168 ТК).
Проводки по начислению суточных
Бухгалтерские записи будут следующими.
Операция | Дебет | Кредит |
Выданы под отчет работнику денежные средства на оплату суточных | 71 | 50 |
Сумма суточных включена в состав расходов по обычным видам деятельности | 26 (44) | 71 |
Удержан НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных | 70 | 68 |
Начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных | 26 (44) | 69 |
Комментарии
6Про статью не знаю, а вот суточные за границу не облагаются взносами по НС и ПЗ в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Это и есть установленная организацией норма.
Как тогда понимать "не более 700 рублей" ?
При оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные и выплаты работнику в виде безотчетных сумм, право на выплаты которых установлено актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, в целях возмещения его дополнительных расходов, связанных с командированием на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Аналогичный порядок обложения страховыми взносами применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном (административном) подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
(в ред. Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ)
Здравствуйте! Сотрудники нашей организации поехали в командировку на 2 дня на служебном транспорте. В гостинице они не проживали. По возвращению из командировки, бухгалтерия потребовала от нас документы, подтверждающие расход суточных. Я, если честно, не нашла никаких документов, обязывающих это делать. Подскажите, пожалуйста, как отчитаться по суточным в командировке?
Никак. Суточные не требуют никакого подтверждения. Они платятся за сам факт нахождения в командировке.