Как ИП принять на работу сотрудника в 2026 году + бланк трудового договора

Некоторые предприниматели предпочитают устные договоренности с сотрудниками: работник продает продукцию, а взамен получает вознаграждение. Такая схема кажется удобной — бизнесмен экономит на страховых взносах, а сотрудник освобождается от удержания налога на доходы физических лиц. 

Однако подобная практика противоречит закону и чревата серьезными последствиями для предпринимателя. Разобрали все возможные санкции в одной таблице.

Помимо рисков перед законом, отсутствие официального трудового соглашения увеличивает вероятность возникновения конфликтов между сотрудником и работодателем. 

В случае спора письменный трудовой договор четко фиксирует права и обязанности сторон, позволяя быстро разрешить разногласия. Без документа работник может отказаться выполнять возложенные на него задачи, например, звонки клиентам после визита в офис, а руководитель не сможет применить правовые инструменты воздействия.

Также существует опасность обращения сотрудника в ГИТ с жалобой на нарушение трудовых прав. Это повлечет наложение штрафа на работодателя, передачу сведений в налоговые органы и доначисление налогов, пеней и штрафов. Для минимизации рисков мы настоятельно советуем заключать официальные договоры с работниками.

Если коротко — нет, это происходит автоматически после подачи ЕФС-1. Разобрались в том, как было раньше и как стало после 2023 года.

При этом форму подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 подают не позднее следующего дня после трудоустройства работника. 

При приеме на работу сотрудники обязаны представить ряд документов:

1. Паспорт или аналогичное удостоверение личности. Допускается представление иных документов, например, свидетельства о рождении, временного удостоверения или паспорта иностранца, при особых обстоятельствах (например, несовершеннолетний возраст, потеря паспорта).

2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности: бумажная предъявляется вместе со справкой о последнем месте работы. Если книжка электронная, предоставляются лишь сведения о трудовой деятельности.

3. Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Для сотрудников, зарегистрированных до 01.04.2019 г., также подойдет пластиковая карта СНИЛС.

4. Военный билет, если лицо военнообязанное или подлежащее призыву.

5. Документы об образовании, если специфика должности требует соответствующих квалификаций.

Также работодатель может запросить дополнительные документы:

1. Справку о предыдущей работе для учета прежнего трудового стажа. Если ее не предоставили, обратитесь к бывшему работодателю или в СФР.

2. Заявление о приеме на работу не обязательно по закону, однако часто составляется по инициативе работодателя для фиксации намерений нового сотрудника.

3. Справку об отсутствии судимости для некоторых категорий работников — педагоги (по ст. 331 ТК), таксисты (ч. 1 ст. 328.1 ТК), медицинские работники и служащие в детских-оздоровительных учреждениях (ст. 351.1 ТК), авиационный персонал (п. 3. ст. 52 ВК). Об этом Роструд рассказывал на своем официальном сайте.

В соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК до заключения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику для ознакомления локальные нормативные акты, непосредственно касающиеся его работы.

К подобным документам относятся:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Положение о системе оплаты труда и премиальных выплатах.

3. Инструкции и правила по технике безопасности.

4. Порядок обработки и защиты персональных данных сотрудников.

5. Должностная инструкция.

6. Коллективное соглашение.

7. Другие внутренние документы.

Индивидуальные предприниматели, относящиеся к микропредприятиям и субъектам малого и среднего предпринимательства (МСП), имеют право не разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка. В этом случае все важные условия труда должны быть детально прописаны в трудовом договоре с работником.

Факт ознакомления сотрудника с ЛНА фиксируется его личной подписью в специальном листе ознакомления, где указываются ФИО и дата ознакомления. Альтернативным способом является внесение соответствующей отметки непосредственно в трудовой договор.

Существует строгий порядок оформления трудового договора, несоблюдение которого влечет штрафы для предпринимателей по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (от 5 до 10 тыс. руб. для ИП). 

Перечень обязательных пунктов в трудовом договоре регламентирует ст. 57 ТК:

1. ФИО сотрудника и паспортные данные.

2. Информация о работодателе: полное название ИП, ИНН, а иногда и банковская информация.

3. Место и дата заключения договора.

4. Срок действия договора (срочный или бессрочный); в случае срочного договора указывается основание ограничения срока.

5. Местоположение рабочего места: подразделение, офис, филиал, а также адрес, если основное месторасположение отличается от фактического.

6. Должность, профессия, специализация.

7. Дата выхода на работу; если этот пункт отсутствует, начало считается первым рабочим днем после подписания.

8. Условия вознаграждения: размер заработной платы, системы премий, способ и сроки выплаты.

9. Режим труда и отдыха.

10. Гарантии и компенсации при вредных условиях труда (при необходимости).

11. Государственная социальная защита работников.

12. Характер работы (стационарная или разъездная).

13. Результаты спецоценки условий труда (обычно это стандартный пункт для большинства микропредприятий).

Даже если какой-то пункт упущен, договор сохраняет юридическую силу, но лучше дополнить его дополнительным соглашением, чтобы избежать санкций.

Скачать бланк трудового договора

Дополнительно в договоре можно зафиксировать другие аспекты, влияющие на условия труда сотрудника, например:

• наличие социального пакета;

• испытательный срок (если он не указан, сотрудник автоматически становится постоянным сотрудником);

• улучшения бытовых условий (например, аренда жилья за счет предприятия);

• конкретные должностные обязанности, если отсутствуют отдельные инструкции.

Заключение договора осуществляется в двух экземплярах и должно произойти в течение трех рабочих дней после первого выхода сотрудника на работу. Перед подписанием ознакомьте сотрудника с внутренними правилами компании, включая конфиденциальность коммерческой тайны, положения о режиме труда и оплаты.

Оформление должностных инструкций рекомендуется заранее, чтобы новый сотрудник ясно понимал круг обязанностей и политику конфиденциальности организации.

Закон не требует оформления приказа о приеме на работу. Обычно достаточно только заключения трудового договора. 

Если работодатель все же хочет оформить приказ, это можно сделать по форме Т-1 для одного работника или Т-1а для нескольких сотрудников. Также ИП может самостоятельно разработать форму, но она должна соответствовать условиям договора.

При оформлении приказа по унифицированной форме Т-1 важно учитывать ряд нюансов:

1. Дата издания документа необязательно совпадает с днем заключения трудового соглашения — законодательство не устанавливает четких сроков составления приказа.

2. Если сотрудник принят на работу по договору, заключенному на неопределенный срок, указывать дату завершения трудовых отношений не требуется.

3. Структурные подразделения и должности фиксируются в приказе согласно действующему штатному расписанию (при наличии последнего).

4. Условия трудоустройства, специфика выполняемых обязанностей и величина должностного оклада формулируются аналогично положениям, указанным в тексте трудового контракта.

5. Информация относительно прохождения испытания включается лишь тогда, когда такое условие предусмотрено условиями договора.

6. Подписание документа возможно как самим индивидуальным предпринимателем, так и доверенным лицом, наделенным соответствующими полномочиями.

После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).

С зарплаты работников ИП удерживает НДФЛ. С 2026 года действует прогрессивная шкала налога:

Для нерезидентов ставка всегда будет 30%. Исключение составляют граждане ЕАЭС и иностранцы с патентом на работу — для них ставки будут те же, как и для резидентов.

Помимо этого работодатель должен уплачивать за сотрудников страховые взносы. Общая ставка составляет 30% от выплат сотруднику до достижения предельной базы — 2,979 млн руб. После превышения лимита ставка снижается до 15,1%.

Для субъектов МСП в 2026 году будут различные тарифы — в зависимости от вида деятельности. Для пониженных тарифов важную роль будет играть МРОТ (с 1 января 27 093 руб.).