Как оформить электронный путевой лист

Новый приказ по ПЛ: что нового

Электронный путевой лист в 2023 году введен новым приказом Минтранса.

Новый приказ действует до 01.03.2029, то есть опираться на него можно будет в течение 6 лет.

Что за коррективы, кроме введения путевого листа в электронном виде, произошли в правилах его создания?

Ничего принципиально революционного новый приказ не утвердил. Главная новация касается электронной формы путевого листа. Укажем все-таки и иные коррективы:

На кого возложена обязанность по составлению ПЛ

Согласно новому порядку ПЛ обязаны оформить:

• владелец транспортного средства;

• арендодатель – в том случае, если речь идет об аренде транспортного средства с экипажем.

Здесь кардинальных изменений нет, новый приказ лишь уточнил уже существующий порядок.

В каком случае возникает обязанность заполнения ПЛ?

Такова прямая норма Устава автомобильного транспорта. Таким образом, ПЛ требуется только для компаний, вид деятельности которых связан с перевозками грузов и пассажироперевозками.

Между тем путевка используется повсеместно всеми, кто эксплуатирует транспортные средства для осуществления любой предпринимательской деятельности, так как функции ПЛ достаточно широки.

Путевые листы необходимы:

• для представления сотрудникам ГИБДД по их требованию;

• подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в целях исчисления налогов;

• начисления зарплаты водителям;

• подтверждения использования водителем личного транспорта в служебных целях для выплаты ему компенсации.

Таким образом, даже если транспортным средством пользуется ИП в своей деятельности или директор организации ездит на деловые встречи на служебном автомобиле, будет разумным оформить путевой лист, что позволит избежать ненужных споров с налоговыми и иными контролирующими органами.

Применяемые форма и формат ПЛ

Итак, можно применять электронные путевые листы с 1 марта 2023 года.

Является ли неоспоримой обязанностью применение именно электронных путевых листов с 2023 года? Нет, это право.

Форма ПЛ не относится к унифицированным, утвержденным законом формам, поэтому компания или предприниматель могут разработать бланк самостоятельно, внеся в него обязательные реквизиты.

Какие реквизиты закреплены как обязательные для путевого листа электронного и бумажного, посмотрите на рисунке ниже:

Где создать ЭПЛ

Оформление электронного путевого листа необходимо производить в специализированных программах. Многие операторы ТКС предоставляют такой функционал, как оформление электронного путевого листа в 2023 году.

Обязательные реквизиты электронного путевого листа и бумажного путевого листа совпадают. Данные вносят в выбранной программе.

Важная часть создания электронного путевого листа как грузового автомобиля, так и легкового вне зависимости от его предназначения – его подписание, так как без подписи путевой лист не будет считаться составленным должным образом.

С 1 марта электронные путевые листы должны быть подписаны:

Очевидно, что электронный документ подписывается электронной подписью.

Электронный журнал путевых листов, при его наличии, также следует подписывать УКЭП.

Итоги

С 1 марта 2023 года изменены правила применения ПЛ.

Скорректирован перечень обязательных реквизитов, основное новшество – введен ЭПЛ. Формат ЭПЛ утвержден ФНС, подписывать его надо УКЭП или же УНЭП, созданной на Госуслугах.