Какие положения считать основными
Согласно пункту 9 Федерального стандарта бухучета для госсектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (утв. приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н, далее – СГС) основные положения учетной политики и (или) копии документов учетной политики (УП) подлежат публичному раскрытию на официальном сайте субъекта учета(то есть учреждения или централизованной бухгалтерии) в сети «Интернет».
Чтобы определить. какие положения УП являются основными, главбуху придется поломать голову.
В СГС не указано, что относится к основным положениям УП. При этом в том же пункте 9 СГС перечислены элементы УП, которые субъект учета должен утвердить своими актами, а именно:
методы оценки объектов бухучета, порядок признания (постановки на учет) и прекращения признания (выбытия из учета) объектов бухучета и т. п.;
рабочий план счетов бухучета;
порядок проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета;
формы первичных учетных документов, регистров бухучета, иных документов, применяемых в учреждении для оформления фактов хозяйственной жизни;
правила документооборота;
порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля;
порядок признания в бухучете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты;
иные способы ведения бухгалтерского учета, необходимые для организации ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности субъектом учета.
Можно предположить, что вышеуказанные элементы УП и являются основными положениями, подлежащими публичному раскрытию. Однако не все так просто.
В Инструкции по бюджетной отчетности (утв. приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н) в составе Пояснительной записки (ф. 0503160) есть Таблица № 4 «Сведения об основных положениях учетной политики».
Согласно п. 156 этой Инструкции в такой таблице учреждение раскрывает информацию только о тех объектах, в отношении которых определены способы ведения учета.
При этом в Таблице № 4 не отражают содержание элементов учетной политики, указанных в п. 9 СГС. То есть утверждать, что эта таблица содержит исчерпывающую информацию об основных положениях учетной политики нельзя.
Анализ Основных положения учетной политики самого Минфина, подтверждают этот вывод.
Данный документ финансового ведомства содержит описание особенностей отражения в учете отдельных фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) и организации документооборота, а не способы ведения отдельных объектов учета.
Отметим, что аналогичная Таблица № 4 «Сведения об основных положениях учетной политики учреждения» входит в состав Пояснительной записки (ф. 0503760), формируемой бюджетными и автономными учреждениями согласно Инструкции по бухгалтерской отчетности (утв. приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н).
Поэтому главбуху рекомендуем обратить внимание на положения п. 7 СГС, где указано, что субъект учета формирует свою учетную политику, руководствуясь, в частности, учетной политикой органа, осуществляющего полномочия и функции учредителя.
Следуя логике этого пункта, учредитель должен указать своим подведомственным учреждениям то, какие положения учетной политики следует считать основными. Но, если учредитель такого указания не довел, то главбуху придется самому решить, что в его УП будет основным.
При этом перечень основных положений УП, размещаемых на сайте, целесообразно утвердить приказом руководителя или иным локальным актом (например, в составе той же учетной политики).
Далее перед главбухом встает вопрос: а каким именно образом на сайте раскрыть положения УП?
Разъяснения на этот счет Минфин дал в Методических рекомендациях по применению СГС (письмо Минфина от 31.08.2018 № 02-06-07/62480).
В п. 5 Методических рекомендаций Минфин пояснил, что публичное раскрытие основных положений УП можно реализовать 3 способами:
размещением обобщенной информации (без размещения копий документов учетной политики);
размещением копий документов учетной политики;
реализации пунктов «а» и «б» в совокупности.
Выбор – дело непростое. Отсутствие четкого порядка публичного раскрытия УП привело к «самодеятельности», результаты которой оказались не самыми удачными.
Некоторые главбухи поленились выбирать из учетной политики основные положения и выложили на сайт своих учреждений всю учетную политику.
Объем таких «трудов» нередко измеряется сотнями страниц. Другие главбухи на сайт выкладывают сборник цитат из учетной политики, ну и так далее, не задумываясь о последствиях.
Возникли вопросы по бюджетному учету? Помогут эксперты «Клерка».
Как бухгалтеру не навредить себе и своему учреждению
Главбух, выставив свою «кухню» на всеобщее обозрение, становится уязвим не только для контролирующих органов, но и для налоговой инспекции.
При этом, если он решит скорректировать какое-то положение учетной политики, то сделать ему это будет трудно.
Ведь согласно п. 13 СГС изменение учетной политики в течение отчетного года, несвязанное с изменение нормативной базы, производится только по согласованию с учредителем и с финансовым органом соответствующего публично-правового образования.
Кроме того, размещенная на сайте информация покажет уровень знаний нормативно-правовых документов самого главбуха.
Другими словами, если на сайте учреждения размещена УП целиком, то контролирующие органы, исследовав такую УП, могут сразу составить план ревизии, а в некоторых случаях и набросать черновой вариант протокола о нарушениях.
А потом, придя в учреждение, им нужно будет лишь убедиться в правильности своих предположений. Не верите?
Тогда обратите внимание на содержание федеральных стандартов внутреннего финансового аудита (ВФА), утвержденных Минфином в соответствии с п. 5 ст. 160.2-1 и абзацем сорок пятым ст. 165 БК.
Например, в соответствии с п. 13 Федерального стандарта ВФА «Осуществление внутреннего финансового аудита в целях подтверждения достоверности бюджетной отчетности и соответствия порядка ведения бюджетного учета единой методологии бюджетного учета, составления, представления и утверждения бюджетной отчетности» (утв. приказом Минфина от 01.09.2021 № 120н) в целях проведения анализа выполнения бюджетных процедур учета и составления отчетности аудиторы изучают, в частности, следующее документы:
положения нормативных правовых актов, регулирующих ведение бюджетного учета и составление, представление и утверждение бюджетной отчетности, а также информация об их изменениях;
порядок формирования (актуализации), достаточность и актуальность ведомственных (внутренних) актов и документов..., в том числе... учетную политику субъекта учета (документы учетной политики), а также причины внесения изменений в указанные акты и документы.
При этом в п. 23 этого Стандарта указано, что аудиторы выносят свое суждение о достоверности бюджетной отчетности с учетом соблюдение порядка формирования (актуализации) учетной политики.
Кроме того, по мнению аудиторов, недостаточность или неактуальность учетной политики субъекта учета может привести к ошибкам и станет причиной искажения показателей отчетности качественного характера. А такие искажения, в свою очередь, введут в заблуждение пользователей бюджетной отчетности.
В п. 15 другого Федерального стандарта ВФА «Определения, принципы и задачи внутреннего финансового аудита» (утв. приказом Минфина от 21.11.2019 № 196н) указано, что деятельность субъекта ВФА должна быть направлена, в частности, на изучение порядка формирования (актуализации) актов субъекта учета, устанавливающих в целях организации и ведения бюджетного учета учетную политику субъекта учета (документы учетной политики).
Заметим, что актуальность положений УП, уровень знаний главбуха и многое другое, аудиторы и другие заинтересованные лица могут определить, со своего рабочего места, без выезда в такое учреждение!
Если вы запутались в нормативке, эксперты «Клерк» всегда придут к вам на помощь. Задайте любое количество вопросов, вам обязательно ответят.
Что точно нельзя указывать
Как уже было сказано выше, СГС требует, чтобы на сайте учреждения размещались только самые основные положения УП и (или) копии ее документов. Размещенная на сайте информация не должна использоваться против учреждения или его сотрудников.
Поэтому в локальных актах учреждения целесообразно установить, что в размещаемой на сайте информации не указывают:
названия подразделений;
разработанных в учреждении формы первичных документов;
инструментарий внутреннего контроля;
иную информацию, которую можно использовать для давления на должностных лиц и сотрудников учреждения или раскрывающую некоторые особенности хозяйственной деятельности, относимые к служебной или коммерческой тайне.
Напомним, что согласно п. 1 ста. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в частности: его фамилия, имя, отчество, профессия и т.п. к персональным данным, которые не могут использоваться без его согласия граждан.
То есть в текст УП, размещенный на сайте, не должен содержать ФИО и должности сотрудников учреждения.
В противном случае на размещение персональных данных сотрудников главному бухгалтеру придется получать у них разрешение.
Если автономное или бюджетное учреждение ведет активную предпринимательскую деятельность, то главным бухгалтерам таких учреждений следует изучить положения Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Согласно п. 3 этого закона информация, составляющая коммерческую тайну, это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.
А ст. 14 закона № 98-ФЗ установлена ответственность за разглашение коммерческой тайны.
Основные положения
Основные положения УП, которые главбух планирует разместить на сайте, можно выделить в отдельный раздел. Тогда главбуху не придется делать лишнюю работу, собирая «цитаты» по всему тексту УП.
Такой раздел УП может выглядеть, например, так:
УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА (выдержка)
1. Основные положения
1.1. Настоящая Учетная политика разработана в соответствии с требованиями законодательных и нормативных правовых актов, регулирующими ведение бюджетного учета и составление бюджетной (финансовой) отчетности в организациях государственного сектора экономики, указанных в Приложении № 1.
1.2. Применяется рабочий план счетов, разработанный на основании Инструкции № 162н (Приложение № 2).
1.3. Бюджетный учет осуществляется с применением программного обеспечения по следующим учетным блокам:
а) оплата труда – 1С «Зарплата и кадры государственного учреждения 8.3»;
б) формирование сводных регистров и бюджетной отчетности – 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8.3».
1.4. Представление бюджетной квартальной и годовой отчетности осуществляется в сроки, установленные главным распорядителем бюджетных средств (ГРБС).
1.5. Событием после отчетной даты признается событие, произошедшее в период с 1 января года, следующего за отчетным, и сроком представления годовой бюджетной отчетности, указанного в пункте 1.5 настоящей Учетной политики.
1.6. Порядок представления первичных учетных документов в бухгалтерию учреждения установлен Графиком документооборота (Приложение № 3).
Условия представления первичных учетных электронных документов и их скан-копий установлены Графиком электронного документооборота (Приложение № 4).
1.7. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
1.8. Расчеты с подотчетными лицами и командированными сотрудниками осуществляется согласно Приложению № 5.
1.9. Внеплановые инвентаризации активов, имущества, обязательств и иных объектов учета учреждения проводятся на основании приказа руководителя в сроки им установленные.
1.10. Плановые инвентаризации активов, имущества, обязательств и иных объектов учета учреждения проводятся перед формированием годовой бюджетной отчетности на основании приказа руководителя в следующие сроки:
– нефинансовые активы – не ранее 1 октября отчетного года;
– имущество на забалансовых счетах – не ранее 1 октября отчетного года;
– сверка расчетов и обязательств с контрагентами – не ранее 1 октября отчетного года;
– иные объекты бюджетного учета – согласно плану инвентаризации.
1.11. Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии устанавливается руководителем учреждения (Приложение № 6).
1.12. Комиссия по поступлению и выбытию активов осуществляет свою деятельность на основании Положения (Приложение № 7).
1.13. К бюджетному учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бюджетного учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов лицами, ответственными за их оформление.
1.14. Внутренний финансовый контроль осуществляется на основании Положения согласно Приложению № 8.
1.15. Хранение документов учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бюджетного учета (в том числе документов, составленных в электронном виде и подписанных электронными подписями), осуществляется в течение пяти лет после года, в котором они использовались при ведении бюджетного учета и (или) для составления отчетности в последний раз.
Другими словами, основные положения УП должны предоставлять пользователям информацию только о самых основных направлениях деятельности учреждения, указанных в ее уставе или иных правоустанавливающих документах, также размещаемых на сайте для всеобщего обозрения.
Кроме того, публикуемая информация должна сформировать у посетителей сайта общее представление об уровне организации бухгалтерского учета и степени компетентности главного бухгалтера.
Начать дискуссию