Гособоронзаказ: что делать бухгалтеру, чтобы не платить штрафы

Почему бухгалтеры пренебрегают требованиями законодательства

Участие в государственных или муниципальных закупках или гособоронзаказе (ГОЗ) для малого и среднего бизнеса – это своего рода «спасательный круг» в условиях экономической нестабильности. Но бюджет так просто деньги не дает.

Опытный бухгалтер может организовать раздельный учет на основе рабочего плана счетов. Раздельный учет усложняет документооборот и увеличивает трудозатраты.

Но наличие соответствующей бухгалтерской программы позволяет существенно минимизировать трудозатраты бухгалтера при любой «глубине» аналитики.

Поэтому многие бухгалтеры, когда у бизнеса появляется возможность участвовать в ГОЗ, к требованию о ведении раздельного учета относятся невнимательно.

Но не каждый бухгалтер – «писатель», поэтому многие при организации раздельного учета ограничиваются лишь настройками плана счетов в бухгалтерской программе.

Однако те, кто пытался упростить себе работу, в итоге стали участниками административных судебных историй.

Миссия не выполнена: штраф

Чтобы не совершать ошибки самому, лучше учиться на ошибках других.

Поэтому для скорейшего понимания ситуации с ГОЗ бухгалтерам рекомендуем изучить 2-3 административных дела по ст. 15.37 КоАП «Нарушение требования о ведении раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности».

Типовую ситуацию рассматривал Арбитражный суд Самарской области 30.05.2022 по делу № А55-479/2022.

Согласно материалам дела ООО заключило договор с ПАО в рамках ГОЗ по контракту между ПАО и Министерством обороны. По договору между ООО и ПАО осуществлялись расчеты за товары, и в установленный срок ООО в полном объеме выполнило свои обязательства перед ПАО.

Через некоторое время в ООО пришла прокуратура и установила нарушение порядка ведения раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности по госконтрактам в рамках исполнения ГОЗ.

Прокуратура направила результаты проверки в УФАС, которое вынесло постановление и оштрафовало ООО на 150 000 руб. за правонарушения, предусмотренные ч. 1 ст. 15.37 КоАП. ООО с УФАС не согласилось и обратилось в суд.

Суд установил, что законом от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе» (далее – закон № 275-ФЗ) установлены правовые основы государственного регулирования отношений, связанных с формированием, особенностями размещения, выполнения ГОЗ и государственного контроля (надзора) в этой сфере, определены основные принципы и методы госрегулирования цен на товары, работы, услуги по ГОЗ.

При этом в статье 3 закона № 275-ФЗ указано, что Правительство устанавливает задания на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг) для федеральных нужд в целях обеспечения обороны и безопасности РФ.

В соответствии с пунктом 1 Правил ведения организациями, выполняющими ГОЗ, раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности (утв. постановлением Правительства от 19.01.1998 № 47, далее – Правила № 47), организация, выполняющая ГОЗ (головной исполнитель), а также организация, участвующая в поставках продукции по ГОЗ (исполнитель, участник кооперации), осуществляют учет производственных и коммерческих затрат, обязательств (дебиторская и кредиторская задолженности), денежных средств, имущественных прав, материальных запасов, основных средств, нематериальных активов и т. п. отдельно по каждому государственному контракту.

Затем суд указал, что согласно части 1 статьи 8 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» совокупность способов ведения экономическим субъектом бухучета составляет его учетную политику.

Однако учетная политика ООО не содержит положения о порядке ведения раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности по госконтрактам в рамках исполнения ГОЗ.

А локальные акты ООО не регламентируют порядок ведения раздельного учета по контрактам, заключенных в рамках ГОЗ, также отсутствует справка о распределении накладных и административно-управленческих расходов по договору.

При этом в регистрах аналитического учета, в оборотно-сальдовых ведомостях по счетам 41.01, 44.01, 51, 60, 70, 90, 99 реквизитов, позволяющих идентифицировать принадлежность отраженных в нем количественных и качественных показателей затрат к договору, не установлено.

С учетом этих и других обстоятельств суд отказал ООО в удовлетворении заявленных требований и оставил решение УФАС об уплате штрафа в силе.

Также отметим, что в данном случае ООО еще относительно повезло, так как за правонарушения, предусмотренные статьей 15.37 КоАП, организацию-исполнителя могут оштрафовать на сумму от 300 тыс. руб. до 1 млн руб., а его должностных лиц могут наказать штрафом в размере от 20 до 100 тыс. руб., либо дисквалификацией на срок до трех лет.

Другими словами, желание бухгалтера упростить себе жизнь при выполнении ГОЗ, будет стоить ему и бизнесу ну очень дорого.

Что же сделать бухгалтеру, чтобы избежать таких штрафов?

С чего начать бухгалтеру работу с ГОЗ: формируйте локальные акты

Так как ГОЗ – это обеспечение обороны и безопасности страны, то раздельный учет помогает контролирующим органам, в случае необходимости, определить:

• кто именно изготовил комплектующие (какая партия),

• где хранились комплектующие до их передачи в производство,

• кто несет персональную ответственность за изготовление товаров (выполнение работ, оказание услуг).

Другим словами, раздельный учет ГОЗ – не просто аналитика в рабочем плане счетов, а совокупность локальных нормативных документов, раскрывающих по каждому контракту ГОЗ:

• ведение раздельного учета ГОЗ в бухгалтерской программе;

• особенности раздельного учета в учетной политике;

• состав и требования к оформлению первичных документов и документооборота;

• составление плановой и отчетной калькуляции затрат, расходной декларации;

• обоснование (нормирования) затрат;

• распределение накладных и коммерческих расходов;

• нормативы прибыли (рентабельности);

• составление отчета об исполнении государственного контракта;

• разработку и обоснование основных экономических нормативов ГОЗ;

• границы зон ответственности должностных лиц и работников и т.д.

Бухгалтеру без опыта работы с ГОЗ подготовить такой комплект документов будет непросто. Поэтому, если возможно, то предварительно проконсультируйтесь с более опытным коллегой.

Он подскажет, на что следует обратить внимание в вашем конкретном случае, чтобы в дальнейшем не переделывать подготовленные документы.

Раздельный учет: бухгалтерский и налоговый

После разработки локальных актов бухгалтеру нужно решить: раздельный учет вести вручную или использовать компьютерную программу.

Вести учет «руками» можно, но это будет очень трудоемко. Лучше – использовать специальную бухгалтерскую программу. Но не все популярные бухгалтерские программы облегчат работу бухгалтера в рамках ГОЗ.

Однако, разработчики расширяют возможности программ путем встраивания дополнительных модулей. Поэтому рекомендуем узнать у разработчиков потенциал используемой для бухучета программы для ведения раздельного учета ГОЗ.

Одним из условий контракта в рамках ГОЗ является обязанность исполнителя указывать во всех документах специальный код (идентификатор).

Согласно приказу Минобороны, Федерального казначейства от 11.08.2015 № 475/13н идентификатор представляет собой двадцатипятизначный цифровой код, присваиваемый заказчиком госконтракту с головным исполнителем.

Такой код служит определенным залогом того, что госконтракт будет оплачен. Один и тот же идентификатор может быть присвоен только одному контракту. Только с этим кодом документ добавляется в реестр контрактов.

Для организации раздельного учета с использованием идентификатора используют субсчета первого и второго порядка к соответствующим синтетическим счетам:

• аналитические счета первого порядка позволяют персонифицировать затраты по каждому госконтракту (можно использовать для этих целей кодированный многозначный идентификатор контракта);

• аналитические счета второго порядка разграничат расходы в рамках каждого госконтракта по видам (в соответствии с принятой для каждого ГОЗ номенклатурой: МПЗ, зарплата и др.).

В остальном, бухгалтерские проводки по операциям в рамках ГОЗ принципиально не отличаются от типовых проводок, используемых для отражения в учете обычной деятельности. Некоторые отличия могут быть обусловлены условиями конкретного госконтракта.

Заметим, что НК не содержит указаний о ведении раздельного налогового учета доходов (расходов) при поставке продукции по ГОЗ.

Таким образом, при расчете налогов исполнитель ГОЗ руководствуется общими нормами их исчисления и применяемой системой налогообложения.

Спецсчет и разрешенные операции

Получить денежные средства в рамках финансирования по ГОЗ в «обычном» банке не получится. Правительство распоряжением от 03.06.2016 № 1135-р установило перечень банков, уполномоченных работать в системе ГОЗ.

Уполномоченные банки открывают специальные банковские счета для организаций, выполняющих ГОЗ.

Количество участников в цепочке кооперации законодательством не ограничено. Режим использования отдельного спецсчета предусматривает следующее:

1. Списать деньги можно только при указании в распоряжении идентификатора госзаказа.

2. Списать деньги можно только на отдельный счет.

При этом установлены исключения, когда списание денежных средств с такого счета на иные банковские счета возможно в целях:

• уплаты налогов и сборов, таможенных платежей, страховых взносов и иных обязательных платежей в бюджетную систему;

• оплаты расходов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг по ценам (тарифам), подлежащим государственному регулированию (перечень таких товаров, работ, услуг утверждается Правительством);

• оплаты расходов на электрическую энергию (мощность), поставляемую по ценам, рассчитанным в порядке, установленном законодательством;

• перечисления прибыли в размере, согласованном сторонами при заключении контракта и предусмотренном его условиями, после исполнения контракта и представления в уполномоченный банк акта приема-передачи товара (акта выполненных работ, оказанных услуг);

• перечисления головным исполнителем денежных средств при частичном исполнении им госзаказа, если результатом такого частичного исполнения является принятая госзаказчиком продукция, в размере, согласованном с ним и не превышающем размера прибыли, подлежащего применению госзаказчиком в составе цены продукции или цены госзаказа, заключаемого с единственным головным исполнителем;

• расчетов с иностранными исполнителями, участвующими в поставках продукции по ГОЗ и входящими в кооперацию в рамках сопровождаемой сделки. Перечень таких иностранных исполнителей по каждой сопровождаемой сделке составляется головным исполнителем, согласуется и представляется госзаказчиком в уполномоченный банк, в котором открыт отдельный счет головным исполнителем;

• перечисления денежных средств в размере, предусмотренном условиями госзаказа, направленных на возмещение (компенсацию) в пределах цены госзаказа, понесенных головным исполнителем за счет собственных средств расходов на формирование запаса продукции, сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, необходимого для выполнения ГОЗ, при условии подтверждения головным исполнителем обоснованности фактических расходов, связанных с формированием такого запаса;

• оплаты головным исполнителем расходов на сумму не более 5 млн руб. в месяц и оплаты исполнителем расходов на сумму не более 3 млн руб. в месяц.

Со специального счета запрещено (ст. 8.4 закона № 275-ФЗ):

• предоставлять ссуды, займы, кредиты;

• возвращать суммы займов, кредитов и процентов по ним;

• перечислять (выдавать) денежные средства физическим лицам;

• проводить операции, связанные с формированием уставного (складочного) капитала других юридических лиц;

• осуществлять операции, связанные с осуществлением благотворительной деятельности и внесением пожертвований;

• приобретать валюту;

• покупать ценные бумаги (в том числе векселя);

• приобретать у кредитных организаций драгоценные металлы, драгоценные камни и монеты из драгоценных металлов;

• размещать деньги на депозитах, в иные финансовые инструменты.

При этом заказчик имеет право проверить финансово-хозяйственную деятельность исполнителя (закон № 275-ФЗ).

Перевести деньги со специального счета на «обычный» исполнитель может лишь после завершения контракта.

Важным отличием расчетов по закупкам в рамках ГОЗ является то, что исполнитель получает прибыль только после исполнения всего заказа, даже если в нем много различных заказов.

Так, например, постановлением Правительства от 02.12.2017 № 1465 установлено ограничение размера прибыли исполнителя при поставках военной техники.

Контракт ГОЗ: права и обязанности

В условиях обеспечения безопасности и обороноспособности страны отношения исполнителя и заказчика должны быть максимально прозрачными. Поэтому все особенности таких отношений тщательно прописывают в тексте контракта.

При этом, как уже отмечалось выше, Заказчик имеет достаточно обширные права, в частности, запрашивать у исполнителя информацию:

• о привлеченных субподрядчиках;

• о текущем состоянии работ по контракту;

• об операциях с денежными средствами по всем счетам головного исполнителя.

Данную информацию может проверять также прокуратура и органы финансового мониторинга. В случае если в заказе фигурирует оружие, боеприпасы и т.д., то к проверке могут быть привлечены военные структуры.

При этом заказчик обязан:

• указывать специальный код (идентификатор) в платежках;

• в территориальном органе Федерального Казначейства подтвердить регистрацию счета головному исполнителю или же отказать в открытии счета;

• если денежные операции по счету головного исполнителя были приостановлены необоснованно, то заказчик должен уведомить Казначейства или подтвердить обоснованность таких мер;

• вовремя перечислять средства исполнителю.

Права и обязанности исполнителя строго регламентированы законодательством и требованиями заказчика. Но исполнитель имеет право выбрать один из уполномоченных банков по согласованию с заказчиком. При этом он должен сообщить о своем выборе остальных участников кооперации. Условия работы с банком и использование отдельного счета для работы с ГОЗ прописывается в контракте.

Обратите внимание, что в исполнитель обязан предоставить информацию обо всех субподрядчиках в течение 5 рабочих дней в случае, если такой запрос поступил от банка или заказчика (отметим, что такая обязанность исполнителя не установлена законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ о закупках).

Кроме того, исполнитель обязан:

• проводить строгий контроль по исполнению контракта на каждом этапе;

• во всех документах проставлять специальный код (идентификатор);

• обеспечить возможность проверки Казначейством исполнение контракта, в том числе с использованием видео- и фотосъемки;

• поддерживать качество товаров, работ и услуг по каждому контракту – в соответствии с требованиями контракта и законодательства.

Как правило, в контракте указывают следующие права исполнителя:

• получить компенсацию расходов, если издержки возникли раньше поступления средств на специальный счет;

• получать все сведения, касающиеся денежных операций на собственном счете, а также на счетах субподрядчиков;

• раскрывать состав цены контракта (только в случаях, регулируемых законодательными актами Правительства).

Отчетность поставщика по ГОЗ

Согласно статье 15.3 закона № 275-ФЗ организации-головные исполнители и исполнители по госконтрактам обязаны представлять в установленные сроки по мотивированному требованию необходимые ФАС документы, объяснения, информацию соответственно в письменной и устной форме (в том числе содержащую сведения, составляющие государственную, налоговую, банковскую, служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, а также персональные данные), включая акты, договоры, справки, деловую корреспонденцию, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой записи или в форме записи на электронных носителях.

Основным отчетом, представляемым в ФАС всеми организациями ОПК, имеющими на исполнении госконтракты и/или контракты с госзаказчиками ГОЗ, головными исполнителями и исполнителями ГОЗ, является квартальный отчет по форме 1-ГОЗ. Однако в 2023 году представлять в ФАС этот отчет не нужно.

Если исполнитель ГОЗ является государственной корпорацией или публично-правовой компанией, то он дополнительно составляет отчетность о выполнении программ деятельности и достижении ключевых показателей эффективности работы госкорпораций (госкомпаний) и публично-правовых компаний (ППК). Эта отчетность включается в состав годового отчета корпорации (компании).

Использование программного обеспечения позволяет формировать и представлять такие отчеты автоматически.

Состав отчетности и порядок ее представления по конкретному ГОЗ может быть установлен заказчиком в рамках соответствующего контракта.

Ответственность поставщика по ГОЗ

Помимо штрафов за правонарушения, предусмотренные статьей 15.37 КоАП должностных лиц и саму организацию-исполнителя могу привлечь к административной ответственности за следующие правонарушения:

* Под грубым нарушением условий контракта заказчиком или исполнителем по гособоронзаказу (п. 1 постановления Правительства от 02.06.2014 № 504 «Об установлении понятия грубого нарушения условий государственного контракта по государственному оборонному заказу») понимают:

• повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 и 2 ст. 14.55 КоАП;

• нарушение условий госконтракта, повлекшее ущерб РФ на сумму не менее 5% (но не менее 5 млн руб.) цены госконтракта;

• нарушение условий госконтракта, повлекшее невыполнение установленного задания по ГОЗ.