Кадровый учет

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени

Срок хранения табеля учета рабочего времени зависит в определяющей степени от условий работы в фирме. Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье.
Каков срок хранения табеля учета рабочего времени
Иллюстрация: freepik/freepik

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени

В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет – при стандартных условиях работы;

а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:

  • 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

  • 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Обратите внимание! В ст. 23 и 24 НК внесены изменения, которые увеличили сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их требуется в течение 5 лет вместо четырех.

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные.

При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;

  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

  • Хранить электронные документы нужно:

    • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;

    • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;

    • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

  • Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет – при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Начать дискуссию