Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура.

Таких документов около 20, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.

Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Например, это такие документы:

правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
положение о премировании;
многие другие.

Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.

Кадровые документы организации. Таблица

№	Наименование документа	Нормативный акт	Утвержденная форма
	Обязательные документы
1	Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	ст. 16, 56, 57, 67 ТК	Форма свободная. Для микропредприятий форма утверждена постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. № 858.
2	Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи	ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК	Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
3	Штатное расписание	ст. 15, 57 ТК	Форма утверждена: постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 Скачать форму Штатного расписания Т-3 Приказ об утверждении штатного расписания
4	Табель учета рабочего времени	ч. 4 ст. 91 ТК	Форма утверждена: постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
5	График отпусков	ст. 123 ТК	Форма утверждена: постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 График отпусков форма № Т-7
6	Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)	ч. 4 ст. 84.1 ТК	Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СТД-Р)
7	Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности.	ст. 40 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 185.1 ГК	Не утверждены
8	Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.)	ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК	Часть таких документов утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) Приказ об увольнении составляют по форме № Т-8
9	Согласие работника на обработку персональных данных	ч. 1 ст. 10 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ	Утвержденной формы нет. Воспользуйтесь образцом: Согласие работника на обработку персональных данных
	Локальные нормативные акты организации
1	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	ст. 189 ТК	Нет утвержденной формы Посмотреть образец: Правила внутренного трудового распорядка
2	Положение о персональных данных работников	ст. 87 ТК	Нет утвержденной формы
3	Положение об оплате труда и премировании (в одном иди двух документа) *	ст. 135 ТК	Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положения о премировании
4	Положение о ненормированном рабочем дне, если данный режим применяется*	ст. 57, 101 ТК	Нет утвержденной формы.
5	Положение о режимах рабочего времени*	ст. 105 ТК	Нет утвержденной формы.
6	Приказ об утверждении формы расчетного листка	ч. 2 ст. 136 ТК	Форма не утверждена. Пользуйтесь образцом. Приказ об утверждении формы расчетного листка Расчетный листок
7	Положение об аттестации если необходимо подтверждать соответствие занимаемой должности	Письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1	Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об аттестации работников
8	Положение о коммерческой тайне	пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»	Нет утвержденной формы
9	Положение о структурном подразделении		Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об отделе кадров
	*если этого документа нет, соответствующие положения должны быть внесены в трудовой договор
	Документы по охране труда и воинскому учету
1	Локальные нормативные акты, правила, стандарты, инструкции	ч. 11 ст. 209, абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК
2	Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте	ст. 212 ТК	Формы утверждены приказом Госстандарта от 9 июня 2016 года № 600-ст. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
3	Журнал учета микроповреждений (микротравм)		Форма утверждена: приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.09. 2021 № 632н. Журнал учета микроповреждений (микротравм)
4	График сменности	ст. 103 ТК
5	Карточки воинского учета	ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ	Приложение № 22 к Инструкции Минобороны, утв. приказом от 22.11 2021 № 700, применяется с 8 января 2022 года.
	Рекомендуемые документы
1	Личная карточка Т-2	С 2022 года нет обязанности вести личные карточки работников по форме № Т-2.	Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам закона от 22.11.21 г. № 377-ФЗ.
2	Коллективный договор	ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК	Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Макет коллективного договора
3	Должностная инструкция (может быть составной частью трудового договора)	Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6	Нет утвержденной формы