Путевой лист: оформляем по-новому

Е.Е. Амарина, эксперт АГ «РАДА»

Правовые основы деятельности всего транспортного комплекса страны регулирует Минтранс. Поэтому путевой лист должен быть оформлен в соответствии с его требованиями. К ним стоит прислушиваться, так как этот документ нужен, прежде всего, для подтверждения расхода горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ).

Недавно Минтранс выпустил приказ от 22 сентября 2003 г. № 191, которым внес изменения в приказ от 30 июня 2000 г. № 68. Особое внимание на него следует обратить предпринимателям-перевозчикам, которые обходятся без наемных водителей. Затраты на топливо и масла – основная статья их расходов, и правильно оформленная путевка имеет очень важное значение для их подтверждения. Об этом, например, сказано в письме Минфина от 21 мая 2002 г. № 04-04-06/93.

Отныне транспортное ведомство устанавливает для них новый порядок оформления путевых листов. Рассмотрим внесенные изменения.

Министерство отменило все ссылки в реквизитах путевых листов, которые необходимо было заполнять при выдаче путевого листа наемному работнику. Раньше предприниматели, которые сами сидели за рулем, имели право не заполнять в путевых листах следующие реквизиты: фамилия и инициалы водителя, работающих по данному путевому листу, и номер его водительского удостоверения на право управления машиной.

После внесения изменений такого права у предпринимателей нет. Теперь путевые листы должны заполняться полностью независимо от того, кто управляет автомобилем: хозяин или наемный работник.

Например, оформление путевого листа может выглядеть так:

На первый взгляд эти нововведения не кажутся такими уж значительными. Однако игнорировать их не стоит.

Административные штрафы

Новым приказом не замедлят воспользоваться инспекторы ГАИ. Для них подобные изменения открывают широкое поле деятельности, поэтому предпринимателям-водителям надо быть настороже.

Теперь «гаишники» будут с особым пристрастием изучать выписанные путевые листы и смогут придраться к любой мелочи. Неправильно заполненный лист может быть приравнен к его отсутствию. А это грозит штрафом. Об этом сказано в пункте 2 статьи 12.3 Административного кодекса. Правда, сумма этого штрафа составляет только 50 рублей. Но если задуматься, сколько постов ГАИ вы будете проезжать, стоит отнестись к этому серьезнее. Путем нехитрых математических действий (сумму штрафа умножить на количество постов) можно прийти к очевидному выводу, что эта поправка заслуживает внимания.

Претензии налоговиков

Новые правила оформления путевок могут сказаться и на формировании расходов, а следовательно, и на сумме налоговых обязательств предпринимателя.

Заметим, что это не касается тех, кто платит ЕНВД или применяет «упрощенку» и начисляет налог с дохода.

Если же предприниматель работает по обычной схеме налогообложения или платит налог с разницы между доходами и расходами, то от правильности заполнения путевого листа зависит и сумма его налогов.

Сумму затрат, которые уменьшают облагаемую налогом базу, предприниматели должны определять так же, как и юридические лица при расчете налога на прибыль. На это указано в статьях 237 (при использовании обычной системы) и 346.16 (для «упрощенцев») Налогового кодекса. Эти расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и связаны с получением доходов (ст. 252 НК). А подтверждением затрат могут быть только документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством.

Как мы уже говорили, путевой лист подтверждает фактический расход топлива. Но кроме того, он позволяет рассчитать и его экономически оправданный объем. А от этого напрямую зависит уменьшение полученного предпринимателем-перевозчиком дохода.

При проверке уплаты единого налога или НДФЛ налоговики непременно заинтересуются, насколько обоснованно были списаны затраты на ГСМ. Для этого они не поленятся поднять все путевые листы и просмотреть правильность их заполнения. И скорее всего, неверно заполненные документы поспособствуют увеличению задолженности перед бюджетом. Вам придется доплатить налоги и, возможно, штрафы.

Куда смотрит арбитраж

При спорных ситуациях дело может дойти и до суда. Предсказать, каким будет решение арбитров, трудно. Существует как положительная, так и отрицательная практика.

Например, Арбитражный суд Северо-Западного округа в подобных спорах фирм и налоговиков неоднократно вставал на сторону последних (постановления от 16 июня 2000 г. № А56-31018/99 и от 8 июля 2002 г. № А56-8533/02). В частности, в постановлении № А56-8533/02 суд поддержал налоговую инспекцию в ее требовании к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Организация довольно легкомысленно отнеслась к путевым листам: часть была неправильно оформлена, а часть – вообще уничтожена. И хотя имелись все акты на списание ГСМ, арбитры сочли эти затраты неподтвержденными. Кроме того, они указали, что путевые листы относятся к первичным документа и должны храниться не менее пяти лет. Этот срок установлен пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В пользу фирм и предпринимателей говорит, в частности, арбитражная практика Восточно-Сибирского (постановление от 16 мая 2001 г. № А74-1170/00-К2-Ф02-1007/01-ОС1) и Московского (постановление от 29 апреля 2003 г. № КА-А41/2435-03) округов. Московские арбитры обосновали свое положительное решение в пользу фирмы тем, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов.

В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат на ГСМ.

Заметим, что в 2003 году Минтранс обнародовал новые нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте (руководящий документ от 29 апреля 2003 г. Р3112194-0366-03). Чиновники предусмотрели специальные нормы для каждой модели и марки машины.

Как видите, успех вашего предприятия в решении подобных вопросов будет зависеть от конкретных обстоятельств дела.