Деловые встречи в кафе или ресторане: представительские или расходы на питание

Представительские расходы

Если деловые обеды связаны с проведением официальных приемов и переговоров с контрагентами и клиентами, их можно учесть для целей расчета налога на прибыль в качестве представительских расходов.

Согласно этой статье, к представительским расходам относят затраты:

• по проведению официального приема и обслуживанию «гостей»;

• по транспортному обеспечению, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

• по буфетному обслуживанию во время переговоров;

• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим, хотя конкретный состав расходов на проведение официального приема НК не регламентирован. Но есть разъяснения от чиновников.

«Представительские» бумаги

Для подтверждения и обоснования представительских расходов потребуется большое количество бумаг.

Во-первых, это приказ руководителя о проведении мероприятия и смета расходов.  Для отнесения затрат к представительским расходам они должны быть направлены на развитие партнерских отношений между участниками рынка.

Это может быть сохранение имеющихся и создание новых договорных отношений, расширение производственной деятельности, рынка сбыта или поиск и устранение возможных рисков (см. постановление АС Волго-Вятского округа от 22 декабря 2022 г. № Ф01-7557/2022 по делу № А11-14311/2020).

Во-вторых, это отчет о проведенном мероприятии. В нем тоже нужно указать цели мероприятия, а также его программу и результат (если на встрече подписали договор, это тоже указывают в отчете), состав участников, время и место проведения встречи, состав расходов и их конкретный перечень.

Все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (см. письмо Минфина от 10 апреля 2014 года № 03-03-РЗ/16288).

Список документов не зависит от способа оплаты. Даже при оплате корпоративной картой нужны чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры.

Тем, кто практикует частые встречи с партнерами в кафе и ресторанах, также нужно помнить, что для налога на прибыль представительские расходы учитываются в пределах норматива.

Расходы, не учтенные в одном квартале, могут переходить на следующий. Но по итогам года будет ясно, уложились ли они в норматив. Сумму превышения учесть не получится.

Расходы на питание

В составе расходов на оплату труда можно учесть бесплатное или льготное питание, если оно является частью системы оплаты труда (ст. 255 НК), то есть предусмотрено трудовым и (или) коллективным договорами. Но в этом случае нужно, чтобы выполнялись еще два условия.

Стоимость питания работника (а это может быть и руководитель) можно включить в затраты фирмы на оплату труда в случае, если:

• можно определить конкретную величину дохода работника;

• с этого дохода начислен НДФЛ.

Очевидно, что бумаг в этом случае нужно меньше, но учесть всю сумму, потраченную на обед в ресторане или кафе, на который директор пригласил представителей других компаний, не получится. В расходы можно будет включить только стоимость питания самого руководителя.