Общие правила хранения учетной документации
Напомним: сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.
Общий срок хранения — 5 лет. Началом срока хранения считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством.
Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения. Для хранения документов по налогам НК предусматривает в основном тот же пятилетний срок, хотя есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев — когда 4. Вместе с тем просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать.
При определении срока хранения нужно учитывать некоторые особенности. Например, для налога на прибыль налоговый период — год, для НДС — квартал.
Документы, подтверждающие сумму убытка
Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносит убытки на будущее.
Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета.
То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (5 лет). Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.
Обоснование: подпункт 8 пункта 1 статьи 23, пункт 4 статьи 283 НК.
По совокупности этих двух норм нужно обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.
Получите ответы на любые вопросы бухгалтерского, налогового и кадрового учета с подпиской Клерк.Премиум. Ответим за пару часов на любое количество ваших вопросов про налоги, проверки, учет, 1С, право. Только эксперты-практики. Подписывайтесь!
Пример. Сколько лет хранить документы по убытку
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50%.
Сохраняйте все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток. Это накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.
Отсутствие документов, подтверждающих объем понесенного убытка, ведет к утрате права переносить убытки прошлых лет, как не подтвержденные документально, при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за текущий год. Такое решение изложено в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу № А49-4451/2010.
Документы при списании безнадежного долга
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль, хранятся 5 лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.
Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. В этом случае и срок хранения тоже начинает течь заново.
Хранение счетов-фактур
К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Согласно его пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления — в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один — 5 лет.
Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать.
Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры
Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2023 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2023 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2028 г.
А когда срок хранения счета-фактуры продлевается?
Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК.
Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше.
Если это будет максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.
Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета
Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2023 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г.
Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3 квартал 2024 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2024 г. и закончится 30 сентября 2029 г.
Начать дискуссию