О том, как учесть пожелание компании и разработать новый подход к использованию «1С:Документооборот», сделав её еще более гибкой и отвечающей запросам бизнеса рассказываем в статье.
Исходные данные
Стандартный набор решений «1С:Документооборот» (далее — «1С:ДО») предлагает следующие возможности:
учет входящих, исходящих, внутренних документов;
учет договоров и договорных документов;
учет доверенностей, протоколов совещаний/мероприятий.
Но что если компания хочет добавить к этому функционалу ещё и возможность управлять закупками?
Эту задачу можно разбить на 2 основные подзадачи:
управление закупками, куда входит всё — от сбора потребностей и организации закупок до подтверждения факта исполнения договоров;
управление механизмом согласования документов, формируемых на каждом этапе управления закупками.
В системы «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP» встроены механизмы управления закупками, которые при помощи различных модификаций могут решить вопрос управления закупками, поэтому решить первую подзадачу вполне возможно, а вот рабочих способов решения второй подзадачи в этих системах, по сути, нет.
Что здесь можно предложить:
Расширить и усилить механизмы управления бизнес-процессами в типовых учетных конфигурациях («1С:УХ» или «1С:ERP»).
Использовать бесшовную интеграцию учетных систем с «1С:ДО».
Доработать «1С:ДО» для работы с документами закупок.
У первых двух решений есть свои недостатки.
Даже при доработке механизмов «1С:УХ» или «1С:ERP», будет сложно достичь той гибкости управления процессами, которую дает «1С:ДО».
Если у заказчика сложные механизмы согласования документов, для управления которыми не хватает инструментов учетных систем, то заниматься их модификацией не стоит.
Второй вариант с использованием бесшовной интеграции может быть вполне рабочим, но только в том случае, когда заказчик уже приобрел конфигурацию «1С:УХ» или «1С:ERP», а предлагаемый в типовом решении механизм управления закупками по большей части его устраивает.
В том случае, если процедура проведения закупок отличается от того механизма, который заложен вендором, то самым оптимальным решением становится доработка «1С:ДО» для работы с документами закупок.
Как реализовать
Приведем в качестве примера абстрактный, но содержащий все основные этапы, процесс проведения закупок в организации:
Почти на каждом этапе проведения закупки формируется документ, содержащий в себе информацию, необходимую для закупки.
На каждом этапе может быть несколько документов, и они будут формироваться на различных уровнях организации, со своими правилами и исполнителями. Каждый из этих документов должен содержать, как минимум, информацию о виде закупаемого товара, его количестве и плановой стоимости, а также о других характеристиках, влияющих на проведение закупок.
Как правило, количество этих характеристик увеличивается при переходе от одной точки к другой в рамках процесса закупки.
Самое простое и очевидное решение задачи в «1С:ДО» — формировать документ в отдельном файле и прикладывать его к своему внутреннему документу, для которого уже настроен комплексный бизнес-процесс его обработки.
Такой подход хорош тем, что он не требует вообще никаких изменений в конфигурации. Но, увы, это не корпоративное решение: при таком подходе не автоматизируется процесс заполнения последующих документов на основании предыдущих и фактически отсутствуют механизмы автоматического контроля.
Второй вариант решения задачи — добавлять необходимые реквизиты во внутренний документ. Но и это не будет оптимальным вариантом: каждый документ имеет свой набор реквизитов и, как следствие, свою форму, а помещать все реквизиты в один документ и для каждого его использования делать отдельную форму — излишне утяжелит документ и сделает затруднительным сопровождение подобной конфигурации.
Таким образом, единственный работоспособный вариант, который мы использовали в своей практике — создавать свои документы с необходимой структурой и набором табличных частей.
Ввиду того, что реализация механизма управления бизнес-процессами в «1С:ДО» разбросана по большому количеству модулей, идея расширения типов предметов для бизнес-процессов является довольно ошибкоемкой.
Чтобы не вмешиваться в этот механизм, заказчику может быть предложено следующее решение:
Для каждого документа, необходимого в организации процесса закупки, создается свой объект метаданных в конфигурации «1С:ДО» (лучше — документ, со своими реквизитами и формами, так как, скорее всего, для обеспечения функций контроля и формирования документов на основании понадобятся движения по регистрам).
Для этого объекта метаданных устанавливается соответствие с определенным видом внутреннего документа. Зафиксировать эту связь можно разными способами. Но наиболее оптимальным, на наш взгляд, является создание регистра сведений.
При первом запуске обработки документа управления закупками должны автоматически создаваться элемент справочника «Внутренние документы» с реквизитом «Вид документа», равным соответствию, определенному ранее (далее — Аватар), и сохраняться информация о связях между ними.
Информацию о связях рекомендуется хранить в отдельном регистре сведений, где основной документ — это измерение, а внутренний документ — ресурс. Предметом же бизнес-процесса должен быть именно Аватар.
,
При таком подходе получится создать фактически независимый блок управления закупками, а единственным вмешательством в типовой «1С:ДО» будет механизм подмены отображаемой формы при открытии внутреннего документа с видом, связанным с одним из документов управления закупками, и запрет на ручное создание внутренних документов с этими типами.
Для тех же этапов управления закупкой, где нужен не документ, а какой-то обработчик ожидания — например, ожидания исполнения договора или окончания торгов, по результатам которых нужно уведомлять пользователей о произошедших событиях, — следует использовать собственные обработчики бизнес-событий, которые должны продвигать вперед маршруты бизнес-процессов, запущенных на основании предыдущего документа.
Автоматизация документооборота в системе блока закупок — один из самых популярных из неочевидных запросов заказчиков. В таком проекте важно не утяжелить систему, учесть все механизмы согласования документов и возможность их автоматического контроля.
Благодаря описанному подходу к автоматизации блока управления закупками, типовая конфигурация «1С:ДО» остается почти нетронутой, а все изменения выполняются в объектах метаданных, что сильно облегчает будущую поддержку системы.
Начать дискуссию