Управленческий учет

Выбираем систему для автоматизации управленческого учета: на что обратить внимание

Чтобы построить дом, необходимо сначала заложить фундамент. Чтобы выстроить управленческий учет, необходимо сначала обеспечить его основу — качественные первичные данные.
Выбираем систему для автоматизации управленческого учета: на что обратить внимание
Иллюстрация: freepik/freepik

Если вы не ведете учет дебиторской и кредиторской задолженностей, не считаете склад и незавершенное производство, управленческий учет у вас тоже не получится. Однажды мне довелось увидеть, как под готовый дом заливают фундамент, и такой способ строительства мне не показался надежным.

Сначала выберите, какие из задач вам нужно решить — ведение первички, производство, финансы. Определитесь, где будете вести первичный учет: производство, склады, финансы, начисления, часы выработки и прочее.

Затем эту информацию консолидируйте в едином хранилище и формируйте в отчеты для презентации. 

Показывать отчетность руководителям удобнее всего с помощью BI-систем. Но выбирать BI-систему и делать визуализацию есть смысл только после того, как собраны все данные и выстроена качественная отчетность — так же, как мы клеим на стены обои лишь после того, как эти стены построены.

Итак, вы:

  • определились с тем, какие задачи управленческого учета мы будем решать в первую очередь;

  • проверили, что первичка есть и ее достаточно;

  • не занимаетесь визуализацией до момента, когда будет готова отчетность. 

Если все так, пора выбирать систему автоматизации управленческого учета. 

Ускорьте работу с управленческим учетом! Наш курс по автоматизации управленческого учета поможет вам внедрить передовые решения для улучшения процесса учета. Учитесь у лучших и получите практические навыки, которые помогут вам в работе. Запись на курс за 6 900 ₽!

Что важно при выборе системы автоматизации управленческого учета

Где хранятся данные — в облаке или на личном сервере

Недавно я был на лекции специалиста по кибербезопасности и узнал, что за последние 10 лет утечки данных стали происходить почти в 1000 раз чаще — сейчас их несколько миллиардов в год.

Большинство компании в мире хранит всю информацию в облаках, однако кибербезопасников, которые занимаются защитой этих облаков, катастрофически не хватает не только в России, но и в мире — их нужно в разы больше.

Почему так получается?

Защищать облака — сложная задача: данные лежат неизвестно где, и ни вы, ни инженер по ту сторону экрана не понимает этого.

При этом в России все еще принято управленческую отчетность хранить при себе — именно для защиты от утечек.

Да, мелкий бизнес использует облака, потому что это позволяет не тратиться на собственный сервер, IT-сотрудников, систему безопасности. Но крупные российские компании предпочитают либо использовать собственные серверы под защитой своих специалистов, либо создавать свои корпоративные облака.

Они понимают, как важно иметь свою IT-инфраструктуру, если размеры бизнеса хоть немного превосходят несколько мобильных кофеен.

Как система интегрирована с первичными источниками данных

Система должна иметь возможность интеграции со всеми первичными источниками. Ручной перенос данных — это весьма трудозатратно и порождает риски:

  • Риск ошибок при переносе данных;

  • Риск намеренного искажения данных;

  • Риск того, что данные будут изменены задним числом и это не отразится в отчетности.

Поэтому в систему автоматизации управленческого учета данные должны не только импортироваться, а синхронизироваться в автоматическом режиме.

Если в первичке происходят изменения — система корректирует данные учета автоматически, при этом история всех изменений обязательно сохраняется на случай, если понадобится их проанализировать.

Возможна ли настройка системы без программистов

У вас есть первичка, вы ее собираете, система формирует отчетность на вашем сервере (конечно, с возможностью добавлять данные вручную при необходимости) — кажется, что все хорошо, система настроена. Однако есть еще она сложность.

Жизнь постоянно меняется: меняется ситуация в стране, сам бизнес, требования к отчетности, меняются номенклатуры. Изменения произойдут даже за то время, пока вы будете автоматизировать отчетность. 

Чтобы не отставать от ситуации, система должна иметь возможность настройки без привлечения программистов — то есть быть no-code либо low-code.

Если вы заказываете разработку длительностью, например, в 3 месяца — будьте готовы к тому, что результат будет работать не так, как вам бы хотелось: любое ТЗ соответствует реальности только на 75%, плюс еще за эти месяцы изменится бизнес, и в итоге можно будет начинать разработку заново.

Более того, любой проект автоматизации требует внесения серьезных изменений в течение полугода (а иногда и дольше) после внедрения, потому что в бизнесе постоянно что-то происходит — появляются новые бизнес-единицы, меняются правила распределения, дерево счетов и так далее.

Поэтому обращайте внимание на гибкость системы — она должна позволять вносить изменения без привлечения разработчиков.

Позволяет ли система вести бюджет

Система должна давать возможность вести и согласовывать бюджет, а также реализовывать бюджетную связку БДР с БДДС. Вести бюджет и факт в различных системах — означает организовать себе проблемы в будущем: стоит вам начать сводить все эти данные воедино, вы столкнетесь с тем, что справочники не сходятся, а в месте сведения у вас появляются дополнительные сложности.

Поэтому минимальное требование к системе — возможность вносить бюджет и вести его, если он бюджетируется вовне, а в идеале система должна позволять реализовывать бюджетный процесс в целом. 

Насколько система производительна

Для небольшой компании производительность системы не принципиальна, ее будет хватать в любом случае. Однако если речь идет о крупной компании с миллионами транзакций — производительность крайне важна, потому что отчетность на ваших данных система должна выдавать менее чем за минуту (а лучше — за 10-20 секунд).

Я видел системы, которые строили один отчет по 4 часа — так работать невозможно, потому что еще минимум 4 часа будет уходить на проверку того, правильно ли отчет посчитан.

В идеале отчет должен быть встроен в систему и считаться за секунды.

Есть ли у системы все необходимые функции

Система должна иметь резерв функциональности, чтобы считать необходимое вам количество аналитических разрезов не только сейчас, но и в перспективе.

Наш опыт говорит о том, что обычная компания использует около 20-50 различных субконто-аналитик, и система должна позволять это реализовывать, не ограничивая бизнес-задачи компании. 

В системе управленческого учета должен обязательно присутствовать балансовый отчет — гарантия того, что отчет ОПУ связан и проверяется через отчет ДДС.

Также система должна иметь возможность распределения по произвольным драйверам, которые вам нужны — выручке, ФОТ и т.п. (либо возможность легко их настраивать).

Обязательное требование к системе управленческого учета — поддержка работы с ВГО, если речь о группе компаний с оборотами между юрлицами.

И, конечно, должна быть возможность провалиться в любую цифру и проверить первичку, из которой она состоит. Это must have, потому что в противном случае вы будете видеть цифры, а откуда они взялись — проверить не сможете.

Резюме

Подведем итог, как выбирать систему для автоматизации управленческого учета:

  1. Выберите систему для ведения первички. Это может быть несколько систем — отдельно для каждого направления (склад, часы, производство, движение денег, зарплата), и если эти блоки интегрированы между собой и каждый из них вас устраивает, то объединять их не обязательно.

  2. Оцените выбранные системы управленческого учета по шести вышеперечисленным критериям.

  3. Выберите ту из систем, которая подходит вам по стоимости реализации и срокам.

Комментарии

1
  • В текущей ситуации бизнес-процессы меняются очень быстро, иногда каждый месяц, а то и день. Чтобы управленческий учёт успевал поддерживать бизнес-решения, необходимо вовремя вносить изменения в учёт, а система должна это поддерживать. Если приходится писать ТЗ, далее передавать его программисту, то внесение изменений в управленческую систему может уже стать неактуальным. Соглашусь с автором, что важно, когда система позволяет быстро адаптироваться под новые запросы и позволяет меняться.