Оплата мобильных разговоров

Аборин Дмитрий Евгеньевич, ведущий эксперт-консультант компании ПРАВОВЕСТ

Мобильные телефоны прочно вошли в нашу жизнь. Поэтому, если у сотрудника уже есть аппарат, то при наличии производственной необходимости его можно использовать в рабочих целях. В противном случае фирме придется потратиться на приобретение и подключение телефонов. Рассмотрим, как расходы на оплату услуг сотовой связи учесть в бухгалтерском и налоговом учете и какие при этом требования предъявляют контролирующие органы.

Доказываем производственную необходимость

Оплата услуг мобильной связи входит в состав прочих расходов при исчислении налога на прибыль 1. Производственный характер этих затрат организации следует обосновать и документально подтвердить. Исходя из разъяснений Минфина РФ и московских налоговиков в таких случаях должны быть в наличии следующие документы 2:

договоры с операторами на оказание услуг мобильной связи;
детализированные счета операторов мобильной связи;
иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

Если используются личные телефоны сотрудников, то должны быть соответствующие приказы по организации, утверждающие перечни этих сотрудников с указанием причин, по которым их личные мобильные телефоны участвуют в производственном процессе. По мнению УФНС по г. Москве, в приказе указываются номера телефонов абонентов, с которыми будут вестись телефонные переговоры, их должности и наименование организаций, в которых они работают 3. Однако последнее требование практически невыполнимо, и, поскольку в иных разъяснениях не встречается, его можно не принимать во внимание. Если же телефоны являются собственностью организации, то приказом утверждается перечень должностей работников, которым положена мобильная связь. Таким образом, в любом случае необходимость использования телефона сотрудником должна быть указана в должностной инструкции 4.

Разбираемся с детализацией

По мнению Минфина РФ, «форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру»5. Несколько более ясно высказались московские налоговики. Они указали, что детализация должна содержать информацию обо всех номерах телефонов абонентов, о кодах городов (стран), дате и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговора 6. Следует иметь в виду, что законодательством РФ не определен перечень документов, подтверждающих телефонные переговоры. Поэтому зачастую возникает вопрос о необходимости детализации как таковой. Отметим, что по данному вопросу нет однозначной арбитражной практики. Например, ФАС Поволжского и Северо-Западного округов говорят, что достаточно наличия организационно-распорядительных документов самого плательщика 7. Вместе с тем арбитры Восточно-Сибирского и Уральского округов склоняются к тому, что плательщик сам обязан доказать производственный характер переговоров, а это возможно лишь при наличии детализации 8. В связи с этим детализацию переговоров лучше все же иметь.

Договор с оператором связи

Услуги связи оказываются только на основании возмездных договоров 9. Поэтому договор с оператором мобильной связи должен быть в наличии. При отсутствии договора налоговые органы могут поставить под сомнение правомерность расходов на оплату мобильных переговоров.

Использование телефона в отпуске

В одном из своих писем Минфин РФ разъяснил, что, если сотрудник ведет телефонные переговоры в выходные, нерабочие праздничные дни или находясь в отпуске, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения прибыли. При этом такие расходы должны носить производственный характер, подтверждаться соответствующими документами, а критерием их экономической обоснованности будет являться необходимость использования телефонов, закрепленная в должностной инструкции 10.

Относим на расходы

При применении метода начисления расходы на оплату услуг телефонной связи относятся к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникает обязанность оплаты оказанных оператором связи услуг, что устанавливается договором. При кассовом методе затраты признаются расходами для целей налогообложения прибыли после их фактической оплаты 11. Таким образом, здесь расход образуется в периоде, в котором будет произведена оплата за оказанные услуги по выставленному счету 12.

Пример 1. Оператор сотовой связи выставил организации счет-фактуру и детализированный счет за разговоры по мобильному телефону на сумму 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.). Все разговоры носили производственный характер. Для целей налогообложения организация учитывает доходы и расходы методом начисления.

В бухгалтерском учете организации будут оформлены следующие проводки:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51 – 1180 руб. – перечислена предоплата за услуги связи;
Дебет 60 субсчет «Расчеты по услугам» Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» – 1180 руб. – зачтен ранее перечисленный аванс;
Дебет 26 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам» – 1000 руб. – учтена стоимость услуг связи;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам» – 180 руб. – учтен НДС по услугам связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 180 руб. – принят к вычету НДС.

Учитываем карты экспресс-оплаты

При покупке карт экспресс-оплаты телефонных переговоров возникает вопрос об их бухгалтерском учете. Бытует мнение об их оприходовании на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», но такой учет ведется операторами мобильной связи. Иногда приобретенные карты отражаются на счете 10 «Материалы». Однако данный учет опять применим к операторам 13. Большинство экспертов сходятся во мнении, что карты должны числиться на счете 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы».

Пример 2. Организация в сентябре приобрела 2 карточки экспресс-оплаты по 310 руб. для оплаты производственных переговоров своих работников по мобильным телефонам. Активация карт произведена в том же месяце. Согласно детализированному счету оператора от 30 сентября стоимость разговоров составила 472 руб. Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51 – 620 руб. – приобретены карты экспресс-оплаты;
Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» – 620 руб. – карты приняты к учету;
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 50 субсчет «Денежные документы» – 620 руб. – активация карт;
Дебет 60 субсчет «Расчеты по услугам» Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» – 472 руб. – зачтен ранее перечисленный аванс;
Дебет 26 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам» – 400 руб. – учтена стоимость услуг связи;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам» – 72 руб. – учтен НДС по услугам связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 72 руб. – принят к вычету НДС.

Компенсация использования личного телефона

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. То есть компенсация может состоять из двух величин: использование самого телефона и возмещение расходов работника по его ремонту, пополнению баланса и т. п. Компенсационные выплаты не являются доходом работника, а потому не облагаются НДФЛ и ЕСН 14. При этом ранее Минфин разъяснял, что компенсация за использование телефона, принадлежащего работнику, не облагается только в пределах норм амортизационных отчислений. Теперь же из его писем следует, что данная компенсация не облагается указанными налогами в пределах размеров, установленных в соглашении 15. Относительно размера возмещения расходов финансисты указали, что он должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. При использовании имущества работника организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях. В целях ограничения телефонных переговоров сотрудников по мобильным телефонам многие фирмы устанавливают лимит расходов. В этом случае в расходах для целей налогообложения прибыли может быть учтена сумма компенсации только в пределах установленного лимита. Все остальные переговоры независимо от их характера сотруднику придется оплачивать за свой счет.

Пример 3. Организация оплатила расходы производственных телефонных переговоров работника на сумму 1770 руб. (в том числе НДС – 270 руб.). Утвержден лимит расходов на мобильные разговоры в 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.). Значит, стоимость личных переговоров составит 590 руб. (1770 – 1180). Эта сумма будет удержана из зарплаты.
Дебет 60 Кредит 51 – 1770 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам;
Дебет 26 Кредит 60 – 1000 руб. (1180 – 180) – включена в расходы стоимость услуг связи согласно принятому лимиту;
Дебет 19 Кредит 60 – 180 руб. – учтен НДС со стоимости услуг связи согласно установленному лимиту;
Дебет 73 Кредит 60 – 590 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 180 руб. – принят к вычету НДС по услугам связи;
Дебет 70 Кредит 73 – 590 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров.

Однако встречаются ситуации, когда организация оплачивает услуги мобильной связи в полном объеме, а позже получает от работников возмещение за превышение норматива. Если фирма отнесла на расходы всю стоимость переговоров, то деньги, полученные от сотрудников, будут считаться доходом 16. В итоге прибыль уменьшит только нормированная величина расходов на телефонные переговоры.

Аренда телефона

Если с работником заключен договор аренды телефона, аппарат отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В таком случае арендная плата относится к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией, и подлежит включению в совокупный годовой доход работника. Соответственно организация должна рассчитать, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ 17.

1) пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ

2) Письма Минфина РФ от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275, УФНС РФ по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75319

3) Письмо УФНС РФ по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153

4) Письмо Минфина РФ от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15

5) Письмо Минфина РФ от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418

6) Письмо УФНС РФ по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153

7) Постановления ФАС Поволжского округа от 30.03.2006 № А65-16024/2005-СА1-37, Северо-Западного округа от 23.05.2006 № А13-15096/2005-08

8) Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.05.2006 № А19-36191/05-44-Ф02-2445/06-С1, Уральского округа от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2

9) п. 24 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 № 310

10) Письмо Минфина РФ от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418

11) п. 3 ст. 273 НК РФ

12) Письмо Минфина РФ от 12.02.2004 № 04-02-05/1/12

13) Письмо Минфина РФ от 07.02.2002 № 16-00-14/36

14) п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ

15) Письма Минфина РФ от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72, от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43

16) Письмо Минфина РФ от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275

17) п. 2 ст. 226 НК РФ, пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ