Облачная онлайн-касса: что это такое и как подключить 

Более 60% россиян предпочитают совершать покупки в интернете, а более 70% покупателей выбирают безналичный способ расчета. Поэтому предпринимателям важно принимать онлайн-оплаты, и делать это законно. Для приема платежей в интернете нужна облачная онлайн-касса. 

Что такое облачная онлайн-касса

Это виртуальная касса, к которой ИП подключается через интернет. Но она отличается от привычного физического терминала. 

Если вы работаете преимущественно онлайн, продаете или оказываете услуги, то такая касса вам подходит. Через нее проходят онлайн-платежи и отправляются электронные чеки. 

Функционал виртуальный кассы для интернет-магазина тот же, что и у привычного физического терминала. Проведение оплаты соответствует требованиям ФНС и 54-ФЗ. 

Особенности облачной кассы для ИП

Как мы уже сказали, цифровую кассу оформляют в аренду. Вместе с арендой  компании-провайдеры предоставляют:

• хранение ККТ в дата-центре;

• удаленную регистрацию в ФНС;

• договор с ОФД;

• обслуживание и техническую поддержку;

• выгодную ставку на комиссию интернет-эквайринга;

• быстрое реагирование на сбои в цепочке оплаты.

Покупая физическую кассу, предприниматель не получает такого сервиса, а занимается обслуживанием самостоятельно. То, как выстроена работа с облачной кассой — и есть главная ее особенность. 

• Фискализация онлайн-платежей и отсутствие бумажного чека. 

Облачная онлайн-касса подходит ИП, если клиенты оплачивают покупки/услуги через сайт/интернет-магазин/социальные сети/мессенджеры. После покупки клиент получает электронный чек на почту или по СМС. Бумажный чек виртуальная касса не печатает. 

• Автоматическое закрытие/открытие смены.

На облачной кассе не надо открывать и закрывать смены, как на стационарной. Весь процесс автоматизирован. Виртуальная касса работает 24/7: проводит платеж и отправляет чеки круглосуточно. 

• Интеграция с CMS и интернет-эквайрингом. 

Облачная касса подключается практически к любой CMS интернет-магазина (у каждого провайдера свои условия, узнавайте заранее подходит ли касса к вашей CMS). 

Также ИП надо подобрать интернет-эквайринг для законной работы по 54-ФЗ (комиссии на платежи от 0,4%). Отметим, у каждого банка свои условия сотрудничества.

• Фискальный накопитель.

Хотя касса и облачная, но купить фискальный накопитель потребуется по закону. Здесь все стандартно: выбираете ФН на 15 или 36 месяцев. 

• Одна касса на все магазины. 

В рознице приходится докупать терминал, если поток клиентов увеличивается. В интернете одна облачная касса справляется с большим входящим потоком.

Как работает облачная онлайн-касса для ИП

Объясним схему работы цифровой кассы:

1. Покупатель выбирает и оплачивает товар/услугу в интернет-магазине. 

2. Платеж поступает на расчетный счет ИП. 

3. Облачная касса формирует электронный чек и отправляет его ОФД.

4. ОФД рассылает чек ФНС и клиенту (на почту/в СМС).

Облачная онлайн-касса для интернет-магазина работает без участия предпринимателя. Процесс формирования и отправки чеков автоматизирован.

Предприниматели могут отслеживать оплаты в личном кабинете в режиме онлайн. В нем собрана вся статистика, а данные удобно отображаются в виде схем и графиков. 

Кому подходит облачная онлайн-касса

Как говорили выше, использовать кассу могут те, кто работает онлайн. К ним относятся: 

• интернет-магазины;

• клининговые службы;

• разъездная торговля;

• службы доставки;

• онлайн-школы;

• предприниматели, оказывающие услуги на выезде;

• вендинговые аппараты;

• таксопарки и грузоперевозки. 

Если бизнес работает только на розницу, то виртуальная касса не подойдет. Если ИП совмещает два канала продаж, то он может установить и стационарную, и облачную кассу.

Преимущества облачной кассы 

• Легкое подключение без бумажной работы. Провайдер чаще всего берет на себя подключение кассы. ИП надо предоставить удаленный доступ к сайту. Также компания-арендодатель готова заняться регистрацией в ФНС, договором ОФД, подключением интернет-эквайринга.

• Полное техническое обслуживание и хранение в дата-центре. Если случится поломка, то кассу тут же заменят. При любых сбоях поддержка быстро решает проблему.

• Аренда кассы в первый год выходит дешевле, чем покупка. На старте — это отличный вариант для экономии. 

• Автоматизированный процесс работы кассы. Не нужен сотрудник, который бы контролировал открытие/закрытие смены, отправку чеков и бесперебойную работу. 

• Ведение учета товаров, просмотр истории оплат через личный кабинет в любое время и в любом месте. 

Минусы:

• Облачная касса не подходит для работы только в рознице. Тем, кто продает сразу на два канала 

Как подключить облачную онлайн-кассу 

Подключить облачную кассу для интернет-магазина просто:

1. Заключаете договор об аренде виртуальной кассы для сайта. 

2. Приобретаете самостоятельно или через компанию-арендодателя фискальный накопитель. 

3. Проходите удаленную регистрацию в ФНС (помогает провайдер).

4. Подбираете  интернет-эквайринг для сайта (помогает провайдер).

5. Заключаете договор с ОФД самостоятельно или через компанию-арендодателя.

6. Предоставляете удаленные доступы к сайту для подключения кассы или делаете все самостоятельно (зависит от компании, некоторые не занимаются настройкой). 

7. Вы готовы принимать онлайн-платежи!

Сколько стоит облачная касса 

Сумма зависит от конкретной компании. Приведем в пример тарифный план Бизнес. Ру Онлайн-Чеки:

Тариф «Почековый» включает: 1500 чеков, аренду облачной кассы, сервис фискализации онлайн-платежей, базовую поддержку, ОФД в подарок — 1500 ₽/месяц. 

Тариф «Безлимит» включает: безлимитный пакет чеков, аренду облачной кассы, сервис фискализации онлайн-платежей, приоритетную линию поддержки, сопровождение в ФНС, удаленную регистрацию ФНС, ОФД, мобильное приложение в подарок — 2 200₽/месяц. 

Лучшие облачные решения в 2023 году: обзор онлайн-касс для ИП и ООО

Собрали рейтинг облачных касс, которые представлены на рынке:

1. Бизнес. Ру Онлайн-Чеки. Есть несколько тарифов на выбор, аренда виртуальной кассы стартует от 1500 ₽/мес, покупка от 11 000 ₽. Своя техническая поддержка, обработка любых вопросов от 10 минут, бесплатный договор с ОФД,  регистрация кассы в ФНС, настройка кассы и цепочки оплат.

2. Атол Онлайн. Тарифы от 1700 ₽/мес, ОФД в подарок, в тарифы не включена приоритетная поддержка, настройка кассы и цепочки оплат (выдают только инструкцию). 

3. Комтет. Аренда кассы от 1800 ₽/мес. ОФД в подарок, настройка облачной кассы и регистрация в ФНС платная. 

4. Orange Data. Аренда от 2000 ₽/мес + 2000 ₽ за подключение к сервису. Техническая поддержка 24/7. Также предлагают покупку кассы в собственность. 

5. CloudKassir. 3 тарифа — квартальный (9000 ₽), ежемесячный (3500 ₽) и годовой (30000 ₽). Все остальные услуги оплачиваются отдельно. 

6. OFD.ru Ferma. Аренда начинается от 2690 ₽/мес. Предлагают скидку 15% при подключении от 2 касс. 

7. Robokassa. Стоимость услуги зависит от количества платежей и способа безналичной оплаты. 

Вопросы и ответы 

Мы собрали популярные вопросы об облачных кассах и ответили на них. 

Чем физическая касса отличается от облачной?

Обе кассы используется для фискализации платежей, но работают на разные сферы. Облачная для интернет-пространства, стационарная для розницы. 

На каком налоговом режиме разрешено использовать облачную кассу?

Облачную кассу можно использовать на любом налоговом режиме (УСН, ПСН, ОСНО). Напомним, что самозанятым касса не нужна по закону. 

Облачная касса подходит для любого сайта?

Интеграция виртуальной кассы возможна практически с любой CMS. Этот вопрос надо уточнять у компании. Как правило, все популярные CMS интегрируются с облачными кассами. 

Использовать облачную кассу законно?

Да, облачная касса соответствует требованиям 54-ФЗ. Работает с фискальным накопителем, передает данные в ОФД, которые отправляются в ФНС. Электронные чеки также законны и юридически равноценны бумажным. 

Облачную кассу можно использовать на выезде?

Можно, если установить мобильное приложение. Оно позволяет использовать телефон в качестве кассы. Приложение поддерживает популярные способы оплаты (СБП, банковская карта).

Мобильный кассир подходит курьерам и тем, кто работает на выезде. 

Обязательно подключать интернет-эквайринг? 

Работа без интернет-эквайринга нарушает действующее законодательство. Только через банковскую услугу деньги покупателя принимаются и отправляются на расчетный счет ИП. Облачная касса делает платеж законным и формирует чеки. 

Остались вопросы про облачную кассу? Проконсультируйтесь бесплатно у специалиста по 54-ФЗ.

Получить консультацию

Реклама: ООО «Класс Информационные Технологии», ИНН 7722801524, erid: LjN8K1xon