Как повысить эффективность бухучета с помощью IT: 4 рецепта для руководителей

1. Прежде чем вкладываться в автоматизацию бухгалтерии, оцените масштаб своего бизнеса

Термин «цифровизация» «перепевается» на все лады в медийном пространстве уже около 5 лет. Несмотря на это, далеко не все руководители организаций торопятся внедрять в своих бухгалтериях (равно как и в других отделах) IT-инструменты вроде продвинутых веб-сервисов электронного документооборота (ЭДО), программных роботов, систем искусственного интеллекта (ИИ) и т.д.

Согласно данным опроса двухгодичной давности, проведенного облачным сервисом управления торговлей «МойСклад» и оператором фискальных данных OFD.ru, среди более 1,5 тыс. представителей российского бизнеса на ЭДО в 2021 году перешли менее 4% опрошенных, около 27% остались верны исключительно бумажным документам, почти 40% поровну работали с бумажными и электронными документами. Лишь 20,3% респондентов заявили, что в основном работают с ЭДО, но не отказались полностью и от «бумаги».

Нет видимых оснований полагать, что за 2 года ситуация в нашей стране значимо изменилась в пользу ЭДО, включая интересующий нас сегмент бухгалтерии. Почему?

Потому что цифровизация бухучета — удовольствие не из дешевых, и для маленьких компаний, осуществляющих, например, 2—3 проводки в месяц, чаще всего не имеет практического смысла.

К автоматизации бухгалтерских операций стоит стремиться, если:

ваша компания относится к категории крупных или средних;
имеет разветвленную региональную сеть;
без внедрения тех или иных IT-инструментов могут просесть важные показатели операционной деятельности.

Также необходимо понимать, что профильные IT-продукты — не самоцель, а всего лишь инструмент, быструю окупаемость которого сложно гарантировать.

2. Меняйте импортную «цифру» на отечественную

По данным Йельского университета (США), которые приводит «Российская газета», начиная с весны 2022 года из более 1000 иностранных поставщиков программного обеспечения около 50% прекратили свою работу в России из-за санкций, 14% — снизили свою бизнес-активность, 16% заняли выжидательную позицию. При этом значительная часть ушедших компаний предлагала продукты и услуги, относящиеся к информационным технологиям, в том числе, для сектора бухгалтерских услуг.

Уход из России зарубежных IT-брендов, производящих профильное программное обеспечение (SAP, Intuit, IBM и др.), не оставляет российским юрлицам иного выбора, кроме как переходить на отечественный софт.

За последние 1,5 года вырос, например, спрос на российские системы бухгалтерского учета и планирования ресурсов предприятия (ERP).

Системы роботизированной автоматизации процессов (RPA) или, как их еще называют — программные роботы (применяются для выполнения рутинных операций на стыке взаимодействия разных систем, например, перенести данные из письма электронной почты в PDF-файл, содержащий отчет) также можно приобрести сегодня у российских IT-разработчиков.

Рекомендую руководителям российских компаний обратить внимание и на такие продукты отечественного производства, как платформы электронного документооборота, системы распознавания символов на бумажных носителях (OCR), инструменты интеграции с госсервисами (ориентированные на проверку контрагентов, валюты, классификаторов видов экономической деятельности).

То, насколько эффективно могут использоваться в бухгалтерском учете IT-технологии, можно продемонстрировать на простом примере из практики Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету (ЦО БУНУ) Росатома.

Здесь активно применяются системы RPA (программные роботы) для выполнения трех рутинных задач: контроля корректности начислений по счетам, формирования справок 2-НДФЛ и подготовки актов сверки.

В первом случае нагрузка на бухгалтера — благодаря эксплуатации программных роботов — снизилась на 90%, во втором — на 95%, в третьем — на 85%. Затраты же на приобретение RPA полностью окупились менее чем за полгода.

3. Автоматизируйте бухгалтерские функции с помощью аутсорсинга

Сегодня у организаций, отлынивающих, так сказать, от цифровизации бухгалтерии, появился шанс быстро устранить этот пробел, не проходя тернистого пути выстраивания шаг за шагом всех этапов автоматизации каждой профильной процедуры.

Подобные организации могут ничего не внедрять у себя, а просто передать на аутсорсинг бухгалтерские функции компании, внутри которой давно и эффективно действует ОЦО, решающий профильные задачи за счет широкого применения современных IT-продуктов и ориентированный не только на нужды своей головной организации, но и игроков из других рынков.

4. Делегируйте рутинные процессы машинам

Не стоит стремиться охватить машинным контролем все сегменты бухгалтерской деятельности. Необходимо помнить, что 100% роботизация бухгалтерской функции в России объективно пока невозможна.

С одной стороны, остаются сложные операции и необходимость верхнеуровневого контроля. С другой, цифровые продукты недостаточно дешевы даже для средних субъектов российского предпринимательства.

Да и в крупных российских компаниях общие центры обслуживания (ОЦО), принимающие информацию для бухгалтерского учета, отдела финансов и службы HR, еще не полностью укомплектованы профильным ПО и соответствующим ему оборудованием по вышеназванным причинам.

По мере развития отечественного IT-рынка, цифровые решения обещают быть все более доступными и эффективными.

Заменят ли они в какой-то момент на 100% бухгалтера-человека? Вероятно, да.

Но прежде пройдет еще немало времени, в течение которого умные роботы возьмут на себя рутинные бухгалтерские функции, освободив специалистам время для решения концептуальных задач.