На что уходит время в учете поездок
В бухучете командировок много нюансов, которые отнимают время ответственных за поездки. Вот основные причины: ошибки в учете разных видов расходов, заполнение авансовых отчетов, поиск проводок для каждого случая, сотрудники потеряли посадочные, а поставщики не присылают закрывающие.
Разбираемся, как не терять время на каждом из этапов.
Учет разных видов расходов
1. Первый вид — расходы на проезд. Так как чаще всего для командировки выбирают поезд или самолет, речь пойдет про учет расходов на эти виды транспорта.
Авиа- и ж/д билеты — бланки строгой отчетности. Их учет отличается от учета расходов, которые подтверждают актами и счетами-фактурами.
Для учета расходов на проезд нужны:
для ж/д билетов нужен контрольный купон* электронного билета,
* Купон подтверждает, что вы покупали ж/д билет онлайн, а также сам факт поездки. Если он есть, оформлять билет на бланке строгой отчетности в кассе или терминале самообслуживания не нужно. Достаточно распечатать контрольный купон на принтере и предъявить по месту требования.
для перелетов — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о досмотре.
Маршрут-квитанция — это детализация электронного билета со всеми необходимыми для перелёта сведениями. Квитанцию распечатывают, чтобы показать на стойке регистрации на рейс в аэропорту. И по ней пассажиру выдают посадочный талон.
А посадочный талон — бланк строгой отчетности, который нужен для авансового отчета.
Есть два варианта, как учитывать расходы на проезд:
Как оплату денежных документов,
Принять оплаченные билеты на счет прочих расчетов с контрагентами.
Подробнее о каждом способе — с инструкцией учета в 1С, проводками и рекомендациями по срокам — собрали в бесплатной книге для бухгалтера. Скачать можно тут
2. Другой вид — расходы на проживание. Такие расходы подтверждают: чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг.
Подтвержденные расходы на проживание уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и освобождаются от обложения страховыми взносами (письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-01-10/93335).
Заполнение авансовых отчетов
Вручную перенести десятки, а иногда сотни билетов занимает часы работы бухгалтера. Чтобы сэкономить силы и время, используйте технологичные сервисы для автоматизации этого процесса.
Например, у некоторых платформ есть сканер чеков. Достаточно навести камеру на документы, — и данные автоматически подтянутся в отчет.
Поиск проводок для каждого случая
Например, учесть компенсацию расходов в поездке внештатным сотрудникам можно тремя разными способами:
Сумма компенсации расходов на поездки включена в общую сумму вознаграждения исполнителя по договору (п. 2 ст. 709, ст. 783 ГК).
Сумму компенсации выплачивают отдельно от суммы вознаграждения.
Работодатель оплачивает расходы напрямую.
И для каждого нужны разные проводки. Вне зависимости от способа компенсации, компания отражает расходы по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
А вот дебет счета будет зависеть от:
Вида деятельности (производственная, торговая).
Характера расходов, связанных со служебной поездкой (например, они могут быть связаны как с производственной, так и с текущей деятельностью).
Собрали примеры проводок в книге для бухгалтера. Сохраните, чтобы держать все в одном месте под рукой. Это быстрее, чем каждый раз искать проводку для нужного случая и регистрироваться на десятках сайтов в поиске ответа.
Сотрудники потеряли посадочные
Посадочный талон необходим, чтобы составить авансовый отчет. Если сотрудник его потерял, нужно обратиться к авиаперевозчику или к его представителю. Они выдадут справку, которая подтвердит полет (письма Минфина от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61 и от 21.09.2011 № 03-03-07/33).
Время поможет сэкономить подрядчик, который оказывает такую услугу. Не придется искать телефон авиакомпании, ждать оператора и передавать данные по перелету. Достаточно будет просто написать в чат специалисту поддержки.
Поставщики не присылают закрывающие
Это частая проблема для всех компаний, который сотрудничают с большим количеством поставщиков. Общая и самая действенная рекомендация — выбрать для оплаты одного контрагента.
Есть поставщики, которые позволяют забронировать все необходимое для командировки: билеты, жилье, трансфер и такси. И оплатить все услуги с расчетного счета организации.
У этого решения сразу несколько преимуществ: не придется выдавать наличные сотрудникам, сбор закрывающих станет быстрее, снизится риск запутаться в документах.
Проблему можно решить и другими способами. О них рассказали в бесплатной настольной книге для бухгалтера.
Реклама: ООО «СМАРТВЭЙ», ИНН 7714379242, erid: LjN8JtxWd
Начать дискуссию