Кассовые операции

Кассовая книга: как вести, хранить, образец

Все операции с наличными денежными средствами должны фиксироваться не только кассовыми ордерами, но в сводном документе – кассовой книге. В ней отражаются сведения о приходных и расходных операциях, а также общий оборот наличных денег в течение каждого рабочего дня. Кто должен вести кассовую книгу и как заполняется этот документ, читайте в статье.
Кассовая книга: как вести, хранить, образец
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ведение кассовой книги

Кассовую книгу по форме № КО-4 должны вести все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Исключение — обособленные подразделения, которые не хранят наличные деньги и сдают их по окончании ведения кассовых операций в кассу организации.

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, так как для них установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в контрольно-кассовой технике. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге.

Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно фискальным документам (отчетам о закрытии смены), сформированным с помощью контрольно-кассовой техники в операционных кассах.

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то операции с наличными отражаются в отдельной кассовой книге подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию.

Ошибки при регистрации ИП, путаница с налоговыми режимами, просроченные декларации, проблемы с расчетами и штрафы — знакомо? Эти и другие трудности мешают вести учет эффективно. Разберитесь в нюансах работы с ИП, чтобы избежать потерь и сохранить репутацию. Курс «Бухгалтер ИП» поможет решить все эти задачи. Успейте записаться со скидкой 72%, по цене 3500 ₽!
Записаться на курс

Порядок передачи определяет компания самостоятельно, главное — учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Обособленное подразделение может не вести кассовую книгу, если не хранит наличные деньги и сдает их по окончании смены в кассу головного отделения.

В период выездной торговли приходовать выручку будет сотрудник, который принимает наличные за проданный товар.

Для этого работник временно назначается ответственным за ведение кассовых операций с правом подписи кассовых документов. Этому сотруднику выдается отдельная кассовая книга, а также бланки приходных и расходных кассовых ордеров.

В дни выездной торговли он должен оформлять на полученную выручку приходные кассовые ордера и заносить записи в кассовую книгу. Копию отрывного листа кассовой книги сотрудник обязан передать в бухгалтерию организации. Сроки и порядок передачи отрывного листа определяет руководитель.

В данном случае лимит остатка кассы по организации будет общий с учетом выручки, полученной по всем точкам выездной торговли. Чтобы контролировать лимит в кассе, можно, например, поручить работнику отправлять копию листа до конца текущего дня и на следующий день.

Всю информацию о лимите кассы: кому нужен, как утвердить, примеры расчета + образцы приказов, найдете здесь.

После того как сотрудник вернется с выездной торговли, он оформляет на всю сумму выручки расходный кассовый ордер, делает запись в кассовой книге с места выездной торговли и сдает выручку в основную кассу. Кассир организации приходует выручку по ордеру и заносит запись в кассовую книгу организации. Отрывной лист кассовой книги с места выездной торговли подшивается и хранится в бухгалтерии.

Банковские платежные агенты должны вести отдельную кассовую книгу, если принимают наличные деньги в рамках своей деятельности. Платежный агент может также оказывать физическим лицам услуги по снятию в кассах своих магазинов наличных с банковских карт. В этом случае они выплачивают деньги из кассы магазина за счет выручки. Поэтому вести отдельную кассовую книгу не нужно.

Заполнение кассовой книги

Кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. В бумажной версии листы обязательно нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге выполняются в двух экземплярах через копировальную бумагу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  • подсчитывает итог операций за день;

  • определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;

  • передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

В кассовую книгу, оформленную на бумаге, можно вносить исправления. Для этого неверные данные зачеркивают и пишут достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются.

Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса».

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного их изменения.

Для этого кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями. В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и при ведении на бумажном носителе. При этом исправления в книгах, оформленных электронно, не допускаются.

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию по ст. 15.1 КоАП. Если нарушения выявлены в нескольких обособленных подразделениях, штраф выпишут на каждое подразделение.

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах — когда записи в кассовой книге сделаны не в день поступления наличности в кассу.

Штрафные санкции на организацию составят от 40 до 50 тыс. рублей, должностные лица, виновные в нарушениях, заплатят штраф от 4 до 5 тыс. рублей. Привлечь к ответственности могут только предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха). Кассиры к должностным лицам не относятся. Несмотря на то что они материально ответственные лица, административный штраф для них не предусмотрен.

При этом законодательно предусмотрены две ситуации, когда компания может избежать штрафов:

  • за это же нарушение привлекли к ответственности должностное лицо;

  • организация приняла все меры к соблюдению норм и правил, за которые оштрафовали должностное лицо.

Малые компании и микропредприятия оштрафуют как ИП. Если штраф для предпринимателей не предусмотрен, величина санкции составит от половины минимального до половины максимального штрафа для организаций.

Если статьей КоАП предусмотрен фиксированный размер штрафа, его величина составит половину от этой суммы. При этом сумма не может быть меньше минимального штрафа для должностного лица.

При выявлении на проверке нескольких нарушений, ответственность за которые предусмотрена одной статьей КоАП, оштрафуют как за одно нарушение. Если выявят несколько нарушений, санкции за которые предусмотрены разными статьями КоАП, выберут более строгое наказание.

Кассовая книга: образец

Заполнение формы КО-4 начинается с указания наименования организации и структурного подразделения, по которому открыта кассовая книга. В обязательном порядке заполняется код ОКПО.

Номер формы по ОКУД — 0310004 — единый и менять его не требуется.

На титульном листе также должны быть сведения о наименовании унифицированной формы и реквизиты нормативно-правового документа, которым был утвержден шаблон документа. В центральной части титульного листа указывают период, на который компания открывает кассовую книгу. Это может быть год, квартал или иной период.

Далее в кассовой книге ежедневно заполняют сведения о движении наличных денежных средств. Информация указывается на основании каждого приходного и расходного ордера. В кассовую книгу заносят данные, от кого получены и кому выданы наличные из кассы.

По каждой операции фиксируется корреспондирующий бухгалтерский счет, сумма прихода или сумма расхода, а также номер документа, на основании которого выполнена операция.

Например, при выдаче денежных средств под отчет сотруднику в кассовой книге необходимо заполнить:

  • номер расходного кассового ордера;

  • фамилию и инициалы сотрудника;

  • номер корреспондирующего счета — 71;

  • сумму, полученную работником.

Дополнительно в кассовой книге фиксируют общий приход и расход наличных денег за день, остаток на начало и конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». В конце дня кассир и ответственный бухгалтер ставят свои подписи, подтверждая корректность сведений.

Если в течение дня выявлена недостача денег, необходимо составить акт инвентаризации. Он будет основанием для заполнения данных в кассовой книге:

  • номер акта инвентаризации и его дату — в графе 1;

  • «недостача» — в графе 2;

  • счет 94 — в графе 3;

  • сумму недостачи — в графе 5.

Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе. Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, надо оформить это приходным кассовым ордером и сделать запись в кассовой книге о поступлении денег.

После окончания периода, на который была заведена кассовая книга, она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяют подписями руководитель и главный бухгалтер организации (с указанием даты визирования).

Образец заполнения кассовой книги.

Хранение кассовых книг

Порядок сохранения кассовых книг регулируется как бухгалтерским, так и налоговым законодательством. В соответствии со статьей 23 НК документация, содержащая информацию о кассовых операциях, должна храниться организациями в течение 5 лет. Аналогичное время хранения расходных и доходных регистров устанавливается по требованию налоговых органов.

Длительность хранения документов, связанных с кассовыми операциями, также определена в законе № 402. Статьей 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров, который составляет 5 лет после завершения отчетного периода, что совпадает с требованиями НК.

Каждая организация самостоятельно хранит и предоставляет необходимые условия для сохранности документации. При необходимости создается архив, в который переносятся все регистры предыдущих лет.

Минимальные сроки хранения кассовых книг и других кассовых документов в организации подтверждаются приказом Росархива № 236. В пункте 277 указанного приказа установлены сроки хранения банковских регистров, кассовых документов, обложек денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.

В соответствии с пунктом 277 перечня № 236 срок хранения приходного кассового ордера составляет 5 лет. Расходно-кассовый ордер, кассовая книга, журналы кассира и чеки также хранятся в течение данного периода.

В указаниях Центрального банка РФ № 3210-У установлено, что предприниматели обязаны хранить кассовые документы в течение 5 лет, но только в случае, если они решили вести кассовую документацию (п. 4.1 и 4.6 указаний). Индивидуальный предприниматель имеет право не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и документацию о приходах и расхода.

Курс профессиональной переподготовки: Аналитик 1С

Станьте востребованным специалистом с новым уровнем карьеры!

На курсе вы:

  • ✔️ Освоите профессию аналитика 1С с нуля.
  • ✔️ Научитесь автоматизировать бизнес-процессы.
  • ✔️ Присоединитесь к востребованным специалистам.

Скидка до 83% — всего 9 900 ₽

Вместо 59 900 ₽

Оплата в Сплит

Начать дискуссию


Обучение для бухгалтеров

🎄 Лучшее начало года с курсами повышения квалификации!

Воспользуйтесь новогодней акцией «Клерка» — выбирайте курсы повышения квалификации и профподготовки со скидками, занимайте места и приступайте к учебе. Вы успеете отдохнуть, набраться сил и сделать шаг к изменениям уже в январе 2025 года. Поторопитесь — количество мест на курсах ограничено.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Уголовная ответственность по 44-ФЗ

Применение уголовной ответственности к лицам, преступившим закон в сфере закупочной деятельности — практика относительно новая. Специальные статьи в УК появились только в 2018 году. Важно, что санкции касаются не только недобросовестных заказчиков, но и поставщиков. 

Уголовная ответственность по 44-ФЗ
6
Обзоры для бухгалтера

Изменения в трудовом законодательстве в 2025 году: чего ожидать?

В 2025 году в России ожидаются важные изменения в трудовом законодательстве, они вызваны необходимостью адаптации законов к современным реалиям рынка труда, потребностями граждан и стремлением к улучшению условий на рабочих местах.

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Работа с какими персональными данными обязывает пройти регистрацию в Роскомнадзоре 

При приеме на работу сотрудников руководитель запрашивает у них личные данные. Но для этого нужно вначале получить разрешение на обработку персданных от Роскомнадзора. Расскажем, в каком случае нужно уведомлять Роскомнадзор о работе с персданными. 

Работа с какими персональными данными обязывает пройти регистрацию в Роскомнадзоре 
Маркировка товаров

Маркировка 2025: новые требования к прозрачности бизнеса и как подготовиться к глобальным изменениям

С 2025 года вступают в силу новые требования к обязательной маркировке, охватывающие еще больше категорий товаров. Введение цифровых меток на продукцию направлено на повышение прозрачности цепочек поставок и борьбу с контрафактом. Что нового ждет бизнес в 2025 году и как к этому подготовиться.

Маркировка 2025: новые требования к прозрачности бизнеса и как подготовиться к глобальным изменениям

Онлайн-касса в 2025 году: кому нужна, а кому нет

Узнайте в деталях о том, в каких случаях бизнес может отказаться от применения онлайн-касс и что нужно сделать, чтобы провести расчеты без ККТ. По сравнению с 2024 годом есть измнения, например, появится новый способ выдачи чеков.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Катерина

Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Добрый день. Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Да, вам надо сдавать декларацию за 4 квартал 2024 года, потому что в октябре-ноябре у вас освобождения не было. Вот по данным этих...

Читать полностью

Оформление командировки в 2025 году: пошаговая инструкция

Если компании необходимо, чтобы ее сотрудник съездил в другой город или может даже иную страну в рабочих целях – это командировка. Такую поездку важно грамотно оформить

Иллюстрация: pressfoto/freepik
НДС

Что делать, если в декларацию не вошел авансовый НДС

Нередко бывает так, что банковская выписка не проводится, и аванс не входит в декларацию. Разбираемся, каким числом загружать выписку и как сделать корректировочную декларацию.

Что делать, если в декларацию не вошел авансовый НДС
1
Дробление бизнеса

Амнистия за дробление 2025–2026: как это будет работать

С 12 июля 2024 года действуют правила налоговой амнистии при добровольном отказе от дробления бизнеса. Рассказываем, как работает амнистия, в каких случаях применяется, как воспользоваться.

Амнистия за дробление 2025–2026: как это будет работать
Банковские карты

ТОП-5 выгодных дебетовых карт с кешбэком на 2025 год

На сегодняшний день существует множество дебетовых карт с кэшбэком, предлагаемых различными банками. Клиенты в основном выбирают дебетовые карты с бесплатным обслуживанием и максимальным кешбэком. В данной статье подробно рассмотрим лучшие дебетовые карты с кешбэком, которые выделяются по условиям обслуживания.

ТОП-5 выгодных дебетовых карт с кешбэком на 2025 год
Самозанятые

Как самозанятому передать чек покупателю?

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафа.

Как самозанятому передать чек покупателю?
АУСН

Автоматизированная упрощенка с 2025 года: что изменится

Рассказываем, к чему готовится компаниям и ИП на АУСН с 1 января 2025 года. Отметим ключевые изменения и правки, внесенные в законодательство уже в 2024 году. К каждому изменению мы подготовили рекомендации, чтобы было проще адаптировать учет и контроль в минимальные сроки.

Автоматизированная упрощенка с 2025 года: что изменится
Инвестиции

Топ-10 очень надёжных облигаций с высокой доходностью на 2025 год от РБК Инвестиций

Мальчик: покупает надёжные облигации. Мужчина: покупает очень надёжные. Эксперты из РБК Инвестиций выбрали как раз такие и сделали подборку из десяти корпоративных облигаций надёжных эмитентов с доходностью выше 20% годовых. Посмотрим, что получилось.

Топ-10 очень надёжных облигаций с высокой доходностью на 2025 год от РБК Инвестиций

Какие субсидии смогут оформить начинающие предприниматели

В России предусмотрены государственные субсидии — безвозмездная денежная помощь субъектам малого и среднего бизнеса. Субсидии бывают федеральными и региональными. Такую финансовую поддержку может получить самозанятый, индивидуальный предприниматель, основатель ООО или фермерского хозяйства.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
1
Обучение для бухгалтеров

❗️Шпаргалка для бухгалтера: новые формы и даты сдачи отчетности за IV квартал 2024 года

Праздники праздниками, а отчетность никто не отменял. Чтобы вы не бегали в стрессе весь январь — то изменения, то отчеты горят. Мы собрали все необходимое в одной подборке. Сохраняйте, чтобы не потерять.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
4

Инвентаризация перед годовой отчетностью: как провести, новый ФСБУ 28/2023

За 2024 год предприниматели могут провести инвентаризацию согласно новому ФСБУ 28/2023. Рассказываем, какие нюансы стоит учесть, и как использовать новый стандарт бухучета.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
1

1С:Управление торговлей можно использовать не только для товарного учета

Многие фирмы и предприниматели используют 1С «Управление торговлей» для ведения складского учета и продаж. А ведь эта программа может стать полноценным инструментом управленческого учета при правильном ведении.

1С:Управление торговлей можно использовать не только для товарного учета
1
Регистрация ООО

Как открыть ООО в 2025 году: пошаговая инструкция

Одна из самых популярных форм ведения бизнеса — ООО. Предпринимателей привлекает небольшой размер уставного капитала, простота регистрации и возможность привлечения других участников. Разберем, как открыть ООО в 2025 году и что для этого нужно сделать. Отметим, что глобальных изменений по сравнению с 2024 годом в процедуре регистрации не произошло.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
УСН

Смена объекта налогообложения на УСН после регистрации ООО или ИП

В момент подачи документов на госрегистрацию ООО было подано заявление о переходе на УСН «Доходы». Можно ли в течении 30 дней с момента госрегистрации перейти на УСН «Доходы-расходы»?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Самозанятые

Подготовка к камеральной проверке при работе с самозанятыми 

Камеральная проверка — это проверка бизнеса на соблюдение налоговых законов на основании документов, которые отправляет сам предприниматель. Она начинается после того, как налогоплательщик предоставит декларацию или расчет, и проводится в течение трех месяцев с момента подачи документов. 

Подготовка к камеральной проверке при работе с самозанятыми