Залог точного учета представительских расходов

К. Рябцев, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Для поддержания взаимовыгодного сотрудничества фирмы не жалеют средств и организуют прием и досуг своих партнеров. Еще бы, ведь от гостеприимства во многом будут зависеть плоды совместной работы. В своем недавнем письме, представители Минфина признали, что ни один деловой ланч не может обойтись без бокала вина. Вот только, что его действительно выпили, придется еще доказать.

Не все то, что для партнера

Такие траты считаются представительскими, поскольку связаны с приемом и обслуживанием представителей других компаний, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания сотрудничества. Это могут быть и траты на прием собственников фирмы, прибывших на заседание совета директоров (правления).

В соответствии с пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса, к представительским относят затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Данный перечень представительских расходов является закрытым, поэтому затраты, например, на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. Значит, данные расходы облагаемую прибыль фирмы не уменьшают, впрочем как и траты на покупку сувениров как для иностранных, так и для отечественных партнеров.

В то же время, например, расходы на покупку спиртного можно учесть в налоговых расходах (письмо Минфина от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136). Ведь они попадают в разряд затрат по «проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия)». Причем Налоговый кодекс не ставит порядок учета данных расходов в зависимость от того, каких конкретно представителей (иностранной или отечественной компании) принимает фирма. Поэтому и затраты на оплату спиртного для сотрудников российских компаний также могут быть включены в налоговые расходы принимающей фирмы.

Аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее, отмечают эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера». К тому же финансисты считают, что расходы на покупку спиртных напитков учитывают «в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)».

Гражданский кодекс под обычаем делового оборота понимает «сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе» (ст. 5 ГК). Об этом говорится в письме Минфина от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49. Поскольку такое понятие довольно «размытое», то решать, сколько бутылок спиртного принято выпивать на переговорах следуя «обычаям делового оборота», каждому бухгалтеру придется самостоятельно.

Нюансы оформления и учета

Правильно оформить «представительские» расходы очень важно. Ведь к учету принимают только документально подтвержденные затраты, поэтому чем больше бумаг будет оформлено, тем меньше вероятность тех или иных споров с налоговой инспекцией.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование денег, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.

После каждого приема делегации лицо, которое ответственно за оформление представительских расходов, должно составить отчет. В нем указывают дату и место проведения приема, его программу, перечень приглашенных лиц, представителей организации, участвовавших в приеме, и сумму потраченных средств.

По окончании приема работник, ответственный за расходование средств, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему следует приложить все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т. д.).

В бухгалтерском учете такие затраты полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговую себестоимость их списывают только в пределах нормы, которая составляет 4 процента от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК). Сумма, превышающая этот норматив, в прочих расходах не учитывается.

НДС по «представительским» расходам, который учитывается при налогообложении прибыли, принимают к вычету в обычном порядке. А вот сумму налога по сверхнормативным расходам придется списать за счет собственных средств фирмы.

Пример
В III квартале 2006 года ООО «Верна» потратило на проведение обедов и фуршетов представителей партнера 35 400 руб. (в том числе НДС – 5400 руб.).
Для организации отдыха сотрудников другой фирмы сотрудник «Верны» также приобрел билеты в театр. Стоимость билетов – 8000 руб.
Расходы фирмы на оплату труда за 9 месяцев 2006 года составили 650 000 руб.
Затраты на проведение обедов и фуршетов в сумме 30 000 руб. (35 400 – 5400) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.
В налоговом учете такие затраты учитывают в составе прочих расходов в сумме, не превышающей:
650 000 руб. х 4% = 26 000 руб.
Оставшаяся сумма затрат на проведение обедов и фуршетов в составе налоговых расходов не учитывается. Эта сумма составит:
35 400 – 5400 – 26 000 = 4000 руб.
Сумма НДС, которую можно принять к вычету, составит:
26 000 руб. х 18% = 4680 руб.
Сумма НДС, которую фирма должна списать за счет собственных средств (то есть без уменьшения облагаемой прибыли), составит:
5400 – 4680 = 720 руб.
Затраты на покупку театральных билетов (8000 руб.) представительскими расходами не являются. В бухгалтерском учете стоимость билетов отражают в составе внереализационных расходов. В налоговом учете такие расходы не отражаются, так как они не уменьшают облагаемую прибыль.