Новый работник – новый человек в компании. У него свои взгляды и амбиции, а у фирмы – сложившийся распорядок дня, штатное расписание, корпоративные стандарты. От знакомства нового сотрудника с внутренними документами предприятия во многом будет зависеть его дальнейшее «вливание» в коллектив, включение в работу, а самое главное – возможность организации в случае спора отстоять свои интересы.

Итак, какие локальные акты нужно предоставить работнику для ознакомления, какие из них и зачем ему следует подписать.

Журнал «Кадровое дело» №11, 2003
Андрей ЕРОФЕЕВ,
юрисконсульт ООО «Иокогава Электрик»

Первое и необходимое

В первую очередь работодателю нужно предъявить сотруднику для подписания оригиналы трудового договора, ведь именно с момента подписания договор вступает в силу (ст. 61 ТК РФ). После подписания экземпляров договора нужно дать работнику возможность ознакомиться с приказом (распоряжением) о приеме его на работу. Для этого отведено три дня со дня подписания договора, приказ (распоряжение) предъявляется работнику под расписку.

Сейчас многие работодатели позволяют соискателю не писать заявление о приеме на работу. Требовать или не требовать заявление – ваше дело, ибо на сегодня по ТК РФ основанием приказа (распоряжения) о приеме на работу является заключенный трудовой договор и других документов для этого не требуется.

Если в трудовом договоре присутствует формулировка «оклад устанавливается согласно штатному расписанию», то вам не обойтись без предъявления сотруднику штатного расписания или выписки из него с размером оклада по его должности. На этой выписке или на копии расписания (которая прилагается к договору) работник должен поставить свою подпись. Но лучше все-таки конкретный размер зарплаты указывать в самом трудовом договоре, чтобы избавиться от лишней бумажной работы и от обязанности показывать каждому новичку штатное расписание.

На условиях трудового договора можно предложить работнику составить и подписать индивидуальный план работы на период испытательного срока. Этот документ будет важен для каждой из сторон, поскольку по результатам достигнутого за время испытания работодатель будет принимать решение об успешности прохождения испытательного срока.

Оформление трудовых отношений в надлежащей форме является необходимой гарантией защиты ваших интересов. Однако трудовая деятельность регулируется не только договором, но и множеством иных документов.

Обеспечим обратную связь

При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить анкету (личный листок по учету кадров). Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника (личной карточки государственного служащего). Ее ведут работники отдела кадров (службы персонала) на каждого сотрудника.

Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения. Например, если работодатель вовремя не получит сведений о наличии у сотрудника одного высшего образования, он будет вынужден оплачивать ему учебные отпуска при получении нового высшего образования, хотя закон (ст. 177 ТК РФ) позволяет этого не делать. Отсутствие телефонов и адресов сотрудника и его близких родственников не позволит своевременно найти работника, например, в случае долгого отсутствия на рабочем месте.

Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку предоставленных работником в анкете сведений.

Требуйте «автограф»

Обращаясь к нормам статьи 68 ТК РФ, мы видим, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Ознакомление должно происходить в письменной форме.

Факт ознакомления можно фиксировать в специальных журналах по каждому внутреннему документу, где будут расписываться и ставить дату все новоприбывшие. Другой вариант – издание в отношении новичка специального приказа об ознакомлении его с локальными актами организации. Этим приказом вы убьете сразу нескольких зайцев, перечислив в нем все необходимые документы. На приказе сотрудник должен поставить свою подпись.

Теперь немного о самой внутренней документации. ТК РФ дает определение правил (ст. 189 ТК РФ) и прямо предписывает регулировать целый ряд важнейших отношений нормами этого локального акта, например отношений, касающихся режима рабочего времени и времени отдыха (ст. 91, 100–104, 119 ТК РФ).

Под иными локальными нормативными актами подразумеваются документы, регулирующие возможные должностные или трудовые обязанности работника, а также документы по организации труда и в сфере охраны здоровья.

Необходимо дать новичку возможность ознакомиться под расписку с должностной инструкцией (хотя этот документ может и отсутствовать в организации, так как не является обязательным при оформлении трудовых отношений). Это в дальнейшем позволит сторонам сразу точно определить полномочия и обязанности работника, ведь такие условия могут быть не столь подробно отражены в тексте трудового договора.

При первом выходе на работу сотрудника необходимо ознакомить с текстом и условиями коллективного договора, если, конечно, таковой существует в вашей организации.

Есть еще и положения

Кроме того, в компании могут действовать различные положения, о которых новый работник непременно должен знать. Если есть, например, положение о сохранности служебной и коммерческой тайны, то имеет смысл в первые же дни ознакомить работника с его условиями, предоставить перечень сведений, которые могут составлять служебную и коммерческую тайну. Кроме журнала ознакомления с таким положением рекомендуем разработать соответствующую форму соглашения между работодателем и работником о том, что последний берет на себя обязательство соблюдать условия положения о сохранности сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну. Смысл этого документа должен согласовываться с нормами, указанными в статье 139 ГК РФ.

Условия, права и обязанности сторон в отношении охраны труда обычно излагаются в соответствующем положении об охране труда. Работник, ознакомившийся с таким положением, расписывается в специальном журнале о прохождении им инструктажа по охране труда на рабочем месте. По факту ознакомления с положением работник также расписывается в журнале учета проведенных мероприятий по инструктажу работников.

Полезно знать, что все вышеперечисленные положения могут быть включены в правила внутреннего трудового порядка в виде отдельных глав. Это позволит значительно сократить процедуру ознакомления работника с локальными актами, отпадет необходимость подписания множества бумаг.

Во многих организациях действуют положения о персонале, различные корпоративные стандарты, своеобразные «кодексы этики» и тому подобные правила. Ознакомление с ними тоже можно организовать в письменном виде по усмотрению работодателя.

Ознакомление нового работника с локальными актами организации имеет огромное значение не только для его адаптации к незнакомым рабочим условиям, правилам и порядкам, заведенным в компании. Не стоит забывать, что в период проведения проверок трудовой инспекцией или при возникновении конфликта с работником наличие подписи на том или ином документе поможет вам легче установить и доказать факт нарушения сотрудником тех или иных правил.

По требованию сотрудника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме его на работу (ст. 68 ТК РФ).

Формы личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 04.06.01 № 26 (формы № Т-2, № Т-2 ГС).

Не советуем подменять правила положением о персонале, поскольку у этих документов разное назначение. Если в организации действуют и правила, и положение, они не должны дублировать друг друга.

Это позволит при нарушении работником взятых на себя обязательств уволить его на основании подпункта «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ за разглашение тайны.