Онлайн-касса в 2026 году: кому нужна, а кому нет

Онлайн-касса представляет собой кассовый аппарат, который передает данные о расчетах с покупателями в налоговую службу через интернет. Она нужна в первую очередь при расчетах с физическими лицами любым способом оплаты.

Онлайн-кассу можно применять и для расчетов с юридическими лицами и ИП наличными или картой, но только в пределах 100 тыс. рублей за один договор. Если сумма превышает 100 тыс. рублей, то нужно перечислять средства компаниям и ИП по безналу без применения кассового аппарата.

Это может быть:

• Оплата товаров, услуг или работ, а также возврат средств, если покупатель отказался от товара.

• Прием ставок в игорных заведениях, средств за продажу лотерейных билетов и выплата выигрыша.

• Предоставление или погашение займов и кредитов.

• Получение или предоставление встречных выплат за товары, услуги или работы.

• Зачет и возврат предоплаты и авансов.

• Операции, которые проводят ломбарды.

С 1 марта 2025 года владельцы онлайн-касс смогут выдавать чеки с помощью информационного сервиса ФНС «Мои чеки онлайн». В состав электронного чека нужно будет включать абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя согласно ФЗ от 08.08.2024 № 274-ФЗ.

Также изменения коснутся организаций и ИП, которые оказывают услуги общественного питания. После получения согласия клиента оплатить счет, чек должен быть напечатан до момента расчета.

В 2026 году правила применения онлайн-касс для бизнеса связаны с видом деятельности и налоговым режимом. В подавляющем большинстве случаев ККТ необходима.

Однако ст. 2 закона 54-ФЗ предусматривает исключения, когда онлайн-касса не нужна. Например, если продавец:

• ведет деятельность, которая освобождена от ККТ по закону, например, продажа бумажной периодики, мороженого в киосках, разливных безалкогольных напитков, молока и др.

• работает в местностях, где нет условий для подключения к интернету или электросети, например, в сельской местности, на островах, в горах и т.д.;

• пользуется специальными налоговыми режимами, которые дают льготы по применению ККТ, например, ПСН, НПД и т.д.

• осуществляет прием от населения вторсырья, за исключением отходов от переработки лома, цветных, черных металлов, драгоценных металлов и драгоценных камней;

• основной вид деятельности — образовательный, который ведется на основании лицензии;

• ведет основную деятельность в области физической культуры и спорта.

В нем нужно указывать следующие реквизиты: наименование и номер; дата, время и адрес расчета; фамилия, имя, отчество ИП, его ИНН; налоговую систему; признак расчета; название товара (услуги); количество товара; цену за единицу; общую стоимость; сумму расчета; форму оплаты с указанием суммы, а также должность и фамилию того, кто провел расчет.

Онлайн-касса будет нужна, если предприниматель проводит расчеты через автоматы для приема платежей и торгует подакцизными товарами.

Нужна онлайн-касса и тем компаниям и ИП, кто торгует онлайн. Но можно переложить обязанность по выдаче чека на платежного агента, например, маркетплейс. 

С 1 марта 2025 года ККТ нужно будет использовать при проведении расчетов с использованием СБП, в том числе при расчетах во время применения автоматического устройства. 

А также изменения касаются расчетов через посредника. Если покупатель уполномочивает другое лицо осуществить расчет, то придется применять ККТ.  

В 2026 году вступает в силу ряд изменений по онлайн-кассам:

• с 7 января нужно будет использовать специальный модуль онлайн-кассы для проверки маркированных товаров;

• вводятся новые теги для посреднических схем: тег 1224 (сведения о поставщике/комитенте) и тег 1226 (ИНН поставщика/комитента);

• вырастут штрафы за неприменение онлайн-касс: у ИП и должностных лиц они увеличатся с 10 до 30 тыс. руб., а у юридических лиц с 30 до 150 тыс. руб.

• при систематических нарушениях суммы штрафа вырастут: для должностных лиц размер санкции составит 150 тыс. руб., а для ИП и юрлиц — 750 тыс. руб.

• ответственность ИП, которых обычно приравнивают к должностным лицам, теперь будет аналогична санкциям для юридических лиц;

• расширится перечень оснований для проведения проверки ККТ: теперь ФНС проведет проверку, если доля операций коррекции (возврата) составила более 30% от общего объема пробитых чеков составила в течение 30 дней, а также если ИП или юрлицо не пробивает чеки 60 дней и больше.

Индивидуальный предприниматель на ПСН может не применять ККТ, если ведет деятельность из этого списка:

• ремонт, пошив (вязание) одежды, головных уборов, обуви;

• стирка, химчистка;

• услуги фотографа;

• монтажные, электромонтажные, сантехнические и сварочные работы;

• остекление балконов и лоджий;

• услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования;

• сдача в аренду жилых и нежилых помещений, земельных участков;

• уборка квартир;

• проведение экскурсий;

• звукозапись;

• организация свадеб, юбилеев, похорон;

• приготовление блюд для торжеств;

• производство хлеба и кондитерских изделий;

• услуги по сбору и переработке вторсырья;

• обработка камня для памятников;

• услуги по дизайну, в том числе ландшафтному;

• разработка компьютерных программ, приложений, вебсайтов;

• услуги переводчиков;

• уход за домашними животными;

• услуги в области сельского хозяйства – изготовление инвентаря, производство муки, животноводство, растениеводство, переработка овощей и фруктов.

• гравировка;

• ремонт мебели, спортивного оборудования, очков, ювелирных изделий, игрушек;

• услуги платных туалетов;

• детективные услуги (при наличии лицензии).

Налог на профессиональный доход имеют право применять не только самозанятые, но и ИП. Они не обязаны использовать кассовые аппараты, но должны сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его клиенту: физическому лицу, организации или ИП.