Приручаем командировочные расходы

Т. Борисова, ведущий аудитор, О. Черевадская, начальник отдела общего аудита

Бухгалтерский учет

По истечении 3 дней, вернувшись из командировки, работник обязан отчитаться по полученному авансу. На основании утвержденного авансового

отчета счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности в зависимости от характера произведенных расходов, например:

Дебет 08, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 44 ... Кредит 71

Необходимо отметить, что для целей бухгалтерского учета затраты на служебные поездки не нормируются. И обычно трудностей у бухгалтеров с учетом расходов на командировки не возникает. Между тем, для целей налогообложения законодательством пре-дусмотрены ограничения по суточным. И при отражении этих сверхнормативных расходов очень часто используют счет 91 «Прочие расходы». На сегодняшний день это самая распространенная ошибка при отражении затрат по поездкам.

Такая проводка методологически неверна, так как обычно на этом счете отражают расходы, не связанные с реализацией. Сверхлимитные суточные отражают на тех же счетах учета затрат, что и суточные, выплаченные по нормативу. Правда, для таких «безразмерных» затрат необходимо предусмотреть отдельный субсчет.

Пример 1

В ЗАО «Прометей» приказом руководителя установлены суточные в размере 500 руб. Работник находился в служебной поездке 4 дня. Соответственно, суточные за весь срок командировки составили 2000 руб. (500 руб. x 4 дн.). При этом суточные в соответствии с нормативом – 400 руб. (100 руб. x 4 дн.), а сверх норматива – 1600 руб. ((500 руб. – 100 руб.) x 4 дн.). В учете необходимо сделать проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71

– 400 руб. – отражены суточные по нормативу;

Дебет 20-1 (26-1, 44-1) Кредит 71

– 1600 руб. – отражены сверхнормативные суточные.

Командировка в прибыли

Если командировка имеет производственный характер и оформлена первичными документами по унифицированным формам, а также внутренней документацией фирмы, то эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252 НК). Для расчета налога на прибыль расходы по командировке относят к прочим, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264).

К основным затратам по командировкам относятся проезд до места назначения и обратно, проживание работника и суточные. За исключением суточных, для целей налогообложения командировочные расходы учитываются в полном объеме. Суточные принимаются для расчета налога на прибыль в размере 100 рублей на территории страны (постановление правительства от 8 февраля 2002 г. № 93).

Датой признания расходов на служебные поездки считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Для того чтобы подтвердить их документально, приложите к авансовому отчету билеты, квитанции, счета и прочее.

Обратите внимание, что подтверждением расходов за проживание в гостинице может являться счет, составленный по форме № 3-Г без чека ККТ (письмо УМНС по г. Москве от 7 июля 2004 г. № 29-12/44711). Это бланк строгой отчетности, и он приравнен к кассовому чеку (приказ Минфина от 13 декабря 1993 г. № 121). Для подтверждения оплаты за пользование постельным бельем в поездах выдается квитанция (форма ВУ-9). Наличие кассового чека в этом случае также необязательно.

При расчете налога на прибыль необходимо помнить, что в стоимость услуг гостиниц, в расходы на проезд и так далее включена сумма НДС. Налог может быть указан отдельной строкой, или в документе есть запись «в том числе НДС». Во всех случаях эта сумма не должна быть учтена при расчете налога на прибыль. Но она также не может быть предъявлена и к вычету, если сумма налога не выделена отдельной строкой.

Если же в документах, подтверждающих стоимость оказанных услуг, нет указаний о сумме НДС, то данные расходы в полной сумме относятся к категории прочих, связанных с производством и (или) реализацией и уменьшают налогооблагаемую прибыль (письмо МНС от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995).

Часто у бухгалтеров бывают сомнения относительно некоторых затрат: можно ли их принять в уменьшение прибыли? Например, командированные часто пользуются в гостиницах услугами прачечной, химчистки, мини-бара или сауны. Необходимо отметить, что бытовые услуги, оказываемые гостиницей, относятся к прочим расходам, связанным с проживанием, и уменьшают прибыль компании в полном размере. А вот суммы, уплаченные за пользование баром, сауной и прочими оздоровительными объектами, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Также не включаются в состав командировочных расходов затраты на проезд работника в общественном транспорте в городе, куда работник был командирован. По мнению финансистов и налоговиков, плату за проезд в городском транспорте необходимо производить из суточных (письма Минфина от 24 апреля 2002 г. № 04-02-06/3/81 и УМНС по г. Москве от 18 ноября 2003 г. № 26-12/64543).

Затраты на оплату услуг за пользование камерой хранения на вокзале во время командировки сотрудников компании тоже нельзя учесть в целях налогообложения прибыли (письмо УМНС по г. Москве от 4 августа 2004 г. № 28-11/51161).

Поездки без НДС и вместе с ним

Принять к вычету входной НДС по расходам на командировки (билеты, постельные принадлежности в поездах, услуги гостиниц) можно только в случае, если они оформлены соответствующими документами, оприходованы и уменьшают доходы компании при расчете налога на прибыль.

НДС со стоимости услуг гостиниц можно принять к вычету либо на основании счета-фактуры, либо на основании документов строгой отчетности (форма 3-Г) без наличия счета-фактуры (письма Минфина от 25 марта 2004 г. № 16-00-24/9, от 11 ноября 2004 г. № 03-04-11/165). Но сумма налога должна быть выделена отдельной строкой.

Для проездных билетов не все так просто. Если сумма НДС выделена отдельной строкой, то, по мнению налоговиков, его можно принять к вычету. Это является обязательным условием (письма МНС от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995, Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112). При дословном прочтении Кодекса «отдельный НДС» должен быть только в «расчетных документах, в том числе реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и в счетах-фактурах» (п. 4 ст. 168 НК).

Часто ли вы видели, чтобы в проездных билетах сумма НДС была выделена отдельной строкой? А раз нет выделенного налога, то нет и вычета, хотя в целях расчета прибыли всю стоимость проезда можно включить в расходы. В этом мнении единодушны и Минфин, и налоговые органы.

Бесспорно, принять к вычету НДС со стоимости билетов гораздо выгоднее, чем учесть эту сумму в составе расходов в целях налогообложения. А выход из этой ситуации только один – приобрести билеты по безналу.

При оплате по безналичному расчету трансагентство предоставит фирме не только проездные билеты, но и накладную (акт) и счет-фактуру. В этом случае компания выполнит все требования Налогового кодекса. Согласитесь, что в такой ситуации фирма имеет право на вычет налога.

Пример 2

Фирма «Прометей» заключила договор на приобретение авиа и железнодорожных билетов с транспортным агентством. 29 августа фирма оплатила по безналичному расчету два авиабилета (туда – обратно) в г. Владивосток на общую сумму 47 200 руб., в том числе НДС – 7200 руб.

31 августа трансагентство предоставило фирме накладную и счет-фактуру за номером 7865 и билеты за номерами 234 697 и 234 698. В командировку направлены работники: ведущий консультант Макаров С. и менеджер по развитию Лоткин М. Сроки командировки: начало – 5 сентября, окончание – 8 сентября. Авиабилеты получены работниками накануне вылета – 4 сентября. Работникам выданы командировочные удостоверения № 400 и № 401. Под отчет каждый получил по 4360 руб., в т.ч. суточные – 2000 руб. (500 руб. (установлены приказом директора) x 4 дн.), проживание в гостинице 2360 руб.

Приказом по учетной политике регистрация проездных билетов осуществляется в «Журнале учета приема и выдачи железнодорожных и авиабилетов работникам». После того как компания оплатила и приняла на учет проездные, в бухучете появился актив – «денежные документы».

В учете ЗАО «Прометей» сделаны проводки:

29 августа

Дебет 76 Кредит 51

– 47 200 руб. – оплачены авиабилеты;

31 августа

Дебет 50-3 Кредит 76

– 47 200 руб. – оприходованы денежные документы.

Обратите внимание, что в августе в учете отражена фактическая сумма приобретения билетов без выделения суммы входного НДС. Дело в том, что фирма только оплатила и оприходовала авиабилеты, а используют их подотчетники в следующем месяце. То есть в августе отсутствует понятие «командировочные расходы», в наличии у компании имеются «денежные документы».

Одновременно в журнале учета приема и выдачи железнодорожных и авиабилетов работникам сделаны записи (см. таблицу 1).

Таблица 1 Поступление билетов

Номер по порядку	Дата принятия к учету накладной	Номер приходной	Номер билета	Пункт назначения	Стоимость билета, руб.
1	2	3	4	5	6
134	31.08.06	7865	234 697	Владивосток – обратно	23 600
135	31.08.06	7865	234 698	то же	23 600

4 сентября

Дебет 71 Кредит 50-3

– 47 200 руб. – выданы авиабилеты под отчет;

Дебет 71 Кредит 50

– 8720 руб. – выдано под отчет на командировку.

В то же время в журнале учета приема и выдачи железнодорожных и авиабилетов работникам сделаны записи (см. таблицу 2).

Таблица 2: Выдача билетов под отчет

Основание	Дата выдачи	ФИО подотчетного лица	Подпись
1	2	3	4
400	04.09.06 .	Макаров С
401	04.09.06	Лоткин М.

Авансовые отчеты по командировке представлены в бухгалтерию 11 сентября. К отчетам подшиты бланки строгой отчетности (форма 3-Г), подтверждающие проживание в гостинице, на общую сумму 4720 руб. В этих бланках сумма НДС (720 руб.) выделена отдельной строкой.

На основании утвержденных авансовых отчетов бухгалтер сделал проводки.

Дебет 44 Кредит 71

– 800 руб.– отражены расходы: суточные по нормативу;

Дебет 44-1 Кредит 71

– 3200 руб.– отражены расходы: суточные сверх норматива;

Дебет 44 Кредит 71

– 4000 руб.– отражены расходы: проживание в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71

– 720 руб. – отражена сумма входного НДС со стоимости услуг гостиницы;

Дебет 68-2 Кредит 19

– 720 руб. – принят НДС к вычету со стоимости услуг гостиницы;

Дебет 44 Кредит 71

– 40 000 руб. – отражена стоимость авиабилета;

Дебет 19 Кредит 71

– 7200 руб. – отражена сумма входного НДС со стоимости авиабилета;

Дебет 68-2 Кредит 19

– 7200 руб. – принят НДС к вычету со стоимости авиабилета.

Корректировку для целей налогового учета бухгалтер отразил в налоговом регистре (см. таблицу 3).

Таблица 3: Выдержка из налогового регистра

Наименование показателя	Сумма расходов по бухучету, руб.	Увеличение расходов, руб.	Уменьшение расходов, руб.	Сумма расходов по налоговому учету, руб. (гр.2 + гр.3 – гр.4)
1	2	3	4	5
Суточные	4000	–	(3200)	800
Услуги гостиницы	4000	–	–	4000
Проездные билеты	40 000	–	–	40 000
Всего расходов	48 000	–	(3200)	44 800

30 сентября

Дебет 90-2 Кредит 44, 44-1

– 48 000 руб. – списаны командировочные затраты по итогам месяца (учитываются при расчете налога на прибыль).

Так как суточные сверх норматива в сумме 3200 руб. не учитываются при расчете налога на прибыль, в бухгалтерском учете возникает постоянная разница и соответствующее постоянное налоговое обязательство.

Дебет 99 Кредит 68-1

– 768 руб. – отражено постоянное налоговое обязательство (3200 x 24%).

Затраты на командировки в сумме 44 800 руб.

Бухгалтеру нужно иметь в виду, что незначительные отступления от правил могут повлечь за собой неприятности с налоговыми органами. Чтобы этого не произошло, необходимо соблюсти всю процедуру документооборота и правильно составить аналитику.