Компаниям, решившим отдать часть задач на аутсорсинг, советуют выбирать крупных аусторсеров с более развитым менеджментом процессов и обширной базой исполнителей.
Поэтому масштабирование аутсорс-бизнеса и работа с сотнями различных специалистов — уже не просто конкурентное преимущество, а обязательное условие рынка.
Чаще всего аутсорс-компания не заинтересована оформлять специалистов «на выезде» в штат, по причине краткосрочных отношений, из-за которых не хочется создавать лишнюю нагрузку на бухгалтерию. Но если раньше небольшие компании могли закрыть глаза и работать с исполнителями без оформления, делая выплаты «в конвертах», то сейчас такие рискованные методы абсолютно неприемлемы.
С внештатниками даже ради одного заказа необходимо заключать договор ГПХ.
И как раз один из главных рисков такого договора — подмена трудовых отношений.
Как именно налоговая мониторит нарушения
Признаки нелегальных схем ФНС обобщила в своем письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@.
Важно, что налоговая выявляет подмену трудовых отношений не только с самозанятыми, но и с ИП. Явным сигналом для ФНС послужит включенное в договор ГПХ условие о регистрации физлица в качестве ИП. Особенно, если после прекращения сотрудничества индивидуальный предприниматель немедленно прекратит деятельность и снимется с учета.
В ведомстве разработана специальная скоринговая система «Мобильное автоматизированное рабочее место» (МАРМ НПД).
Система МАРМ НПД в режиме реального времени выявляет признаки подмены трудовых отношений с самозанятыми. Она анализирует более 20 параметров, включая частоту и сумму выдачи чеков, продолжительность сотрудничества и количество заказчиков. При нарушении система выставляет риск-баллы, и если они превышают контрольное число, ФНС отправляет предупреждение о выявленных признаках маскировки трудовых отношений.
Минимизировать риски переквалификации и ускорить работу с самозанятыми можно через сервисы с помощью массового оформления договоров:
по юридически выверенным шаблонам,
с автоматической проверкой налогового статуса самозанятого,
с подписанием Актов онлайн.
Есть ли необходимость делегировать документооборот сервису или можно продолжать делать все своими силами?
Проверьте свои договоры ГПХ на рискованные формулировки. Если есть хоть одно совпадение, то рекомендуем доверить заключение договоров с исполнителями профессионалам.
Какие условия в договоре самозанятого могут вызвать налоговую проверку аутсорс-компании:
Закреплены работы определенного рода, а не разовое задание. Например: «выполнять уборку помещений», «осуществлять доставку заказов».
Указан длительный период договора или систематическое продление.
Зафиксированные даты получения выплат и их сумма.
Прописаны дни выходных или график отпуска.
Оплата услуг внештатника сопоставима по размеру с зарплатой аналогичного персонала в штате.
Оговорен внутренний трудовой распорядок. Например, курьер должен ежедневно приходить к 8 утра для получения маршрута доставки.
Прописана возможность использовать движимое имущество компании.
Для ФНС совокупность этих фактов может свидетельствовать о сокрытии трудовых отношений.
Что делать компании при получении предупреждающего письма от ФНС
После получения предупреждения от ФНС у организации есть два пути решения:
добровольно признать нарушение;
или ждать проверки со стороны ГИТ и ФНС.
Как избежать нарушений
Эксперты сервиса «Мои самозанятые» изучили опыт аутсорсеров и составили удобное руководство по работе с самозанятыми, включая чек-лист проверки договора и готовые шаблоны документов.
Самое простое решение для аутсорс-компании — работать через сервис по управлению временным персоналом. Сервису можно передать ведение документооборота онлайн с каждым из сотен исполнителей.
После подключения к сервису можно использовать предложенные юристами шаблоны или получить аудит и помощь в составлении индивидуального договора. А подписание документов даже сразу со всеми исполнителями займет пару кликов.
Если вы еще не работаете через сервис, то постарайтесь придерживаться этих рекомендаций по оформлению договора ГПХ с исполнителями.
Руководитель направления комплаенс сервиса «Мои самозанятые» указала, на что нужно обратить внимание:
В договоре должен быть указан конкретный вид услуг/работ самозанятого и сроки. При получении от самозанятого чека обращайте внимание на название услуг/работ, они должны соответствовать прописанным в договоре/задании.
Не должно быть обязательным условием, что при заключении договора, исполнитель должен получить статус НПД. Это личный выбор каждого.
Используйте конкретные термины определения сторон «заказчик» и «исполнитель».
На наличие в договоре фиксированного графика работы. Самозанятый должен оказать услугу/выполнить работу в срок. Срок работ/оказания услуг прописывайте в договоре/задании/заявке.
Оплата в договоре может быть указана почасовой, привязанной к километражу, фиксированной за заказ или зависящей от фактического результата.
Если заказчик вдруг предоставляет исполнителю движимое имущество, например, велосипед или автомобиль, необходимо передать движимое имущество по акту приема-передачи на время проведения работ/оказания услуг.
Составлять акт выполненных работ/оказанных услуг и хранить его в течение 5 лет.
В сервисе «Мои самозанятые» акт выполненных работ/оказанных услуг составляется и подписывается удобным и простым способом перед оплатой (если оплата предусмотрена после подписания акта выполненных работ/оказанных услуг). Документ хранится онлайн и доступен круглосуточно.
Какие еще нюансы составления договора ГПХ нужно учесть и как сократить время на документооборот и массовые выплаты, узнайте из инструкции «Моих самозанятых».
Как снизить риск проверок при работе с сотнями исполнителей
Чтобы не допустить ошибок при оформлении сотен или тысяч договоров ГПХ, подписывайте их в сервисе «Мои самозанятые». Сервис автоматически подставит нужные данные исполнителей из анкет.
Анкеты исполнителей аутсорс-компании по запросу загружаются в закрытом формате. Это значит, что компании-конкуренты не смогут предложить им задание в сервисе и «увести» базу к себе.
Весь документооборот ведется онлайн в удобной, доступной форме и для компании, и для исполнителей «синих воротничков».
А официальное партнерство сервиса с ФНС помогает автоматически мониторить статусы самозанятых и платить всем исполнителям сразу после отработанной смены.
Оставьте заявку, и эксперт «Моих самозанятых» покажет, как именно происходит работа в сервисе. И если вы захотите подключиться, то получите в подарок 3 месяца, чтобы попробовать ЭДО и выплаты совершенно бесплатно.
Реклама: ООО «ЦБП», ИНН 7706456380, erid: LjN8Jy5UJ
Начать дискуссию