Что необходимо возместить сотруднику в командировку
Статьи 167 и 168 ТК обязуют работодателей возмещать расходы работников, направленных в служебные командировки.
Согласно данным статьям Трудового кодекса работодатель обязан возмещать сотруднику:
суточные;
расходы по найму жилого помещения;
расходы по проезду;
другие расходы (например, услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.), произведенные с ведома фирмы.
То есть работодатель обязан оплатить все затраты работника на проезд в командировку, включая проезд транспортом.
Согласно пункту 12 постановления № 749 расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это значит, что работодатель также должен оплатить проезд до аэропорта.
Обязательно должны быть документы (билеты), подтверждающие эти расходы. В частности, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Чем командированный может подтвердить авиаперелет
Любой проезд сотрудник должен подтверждать документально.
Авиаперелет командированного работника подтверждают:
маршрут/квитанция авиабилета, в которой указана стоимость перелета;
посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в билете маршруту.
Маршрутную квитанцию работник получает на электронную почту, которую указывает при оплате. Все билеты электронные, поэтому в квитанции дополнительных печатей и подписей не нужно требовать.
Посадочный талон работник получает в аэропорту на стойке регистрации или при онлайн-регистрации. Если после перелета посадочный талон не сохранился, то подтвердить расходы на перелет можно справкой, выданной авиакомпанией.
При возмещении командировочных расходов также нужно руководствоваться постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749.
Этим документом утверждены особенности направления работников в служебные командировки.
Научим рассчитывать зарплату, отпускные, командировочные и больничные по новым правилам 2024 года на курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате». Вы станете профи по зарплате и работе с кадровыми ситуациями. Сможете называть себя специалистом, который предотвращает налоговые и юридические риски. Сможете защитить компанию от претензий инспекторов. Не только налоговых, но и трудовых.
Вы можете купить курс по специальной цене за 6 600 руб. вместо 28 600 руб.! Время действия предложения ограничено!
По итогам обучения вы получите официальный диплом, который будет в госреестре Рособрнадзора.
Чем командированный может подтвердить проезд
Когда сотрудник приобретает ж/д билеты через Интернет, ему на почту приходят электронный билет на поезд и чек об оплате. Тогда в качестве подтверждения сотрудник должен предоставить или электронный билет (если в нем есть реквизиты чека об уплате или QR-код), или же электронный билет и чек об оплате (если в билете не напечатаны реквизиты чека или нет QR-кода).
Если билеты покупались непосредственно в кассе вокзала, сотруднику должен получить на руки:
либо «физический» билет на поезд и кассовый чек (если на билете нет реквизитов чека или QR-кода);
либо только билет (если на нем напечатаны реквизиты чека или есть QR-код).
Как быть, если билеты куплены другим командированным работником?
Как быть в ситуации, если билет оформлен на одного сотрудника, а покупался он с карты другого сотрудника. Такую ситуацию лучше заранее прописать в ЛНА или коллективном договоре.
Если порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником не урегулированы законодательством, то его можно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.
Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два билета на самолет электронно, оплаты произвел со своей карты. Получается, билет выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника.
В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Тогда каждый из работников подтверждает свои командировочные расходы.
Минфин в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879 сообщил, что подтверждением будет являться:
выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты
расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.
Сотрудники не позднее трех дней после возвращения из командировки должны составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки: билеты на проезд, счета на оплату жилья, кассовые чеки и т. д.
Начать дискуссию