Как бухгалтеру организовать командировки сотрудников и не переживать из-за утерянной первички. Интервью с Trivio

Сервис Trivio помогает компаниям сэкономить время, деньги и нервы на организации командировок для сотрудников и руководства. 

Корреспондент «Клерка» беседует с главным бухгалтером Trivio, Мариной Ворониной. 

— Командировки — это неотъемлемая часть работы практически любой компании. По вашему опыту — с какими сложностями чаще всего приходится сталкиваться при организации поездки? 

— Трудности могут возникать в процессе закрытия командировки. Прежде всего важно правильно оформить первичные документы, подтверждающие расходы сотрудника.

Также некоторые бухгалтеры заполняют документы вручную и могут допускать ошибки. Приходится все переделывать и оплачивать штраф, что, конечно, совсем невыгодно для предприятия.

— Часто на бухгалтера взваливают буквально все обязанности, в т.ч. и фактически обязанности секретаря — заказать билеты, забронировать отель. Как упростить эту работу, чтобы не отвлекаться на полдня на поиск подходящего номера или удобного  рейса?

— Если у бухгалтера появляются дополнительные обязанности в части организации командировок, самым правильным решением будет воспользоваться IT-решениями для организации поездок.

Это поможет максимально быстро подобрать отели и билеты, сравнить цены и сократить время на весь процесс в целом. А самое важное — современные онлайн-сервисы гарантируют бухгалтеру выгрузку правильно оформленных документов. 

— Какие документы сотрудник должен получить при поездке на поезде и самолете, чтобы потом отчитаться в бухгалтерии? Например, часто теряют посадочные талоны, это критичный документ для подтверждения расходов?

— Если на сотрудника был оформлен перелет, бухгалтерии нужно предоставить маршрутную квитанцию (основание для зачета НДС) и посадочные талоны (подтверждение, что билетом воспользовались).

Такая стоимость может быть включена в доход сотрудника и удержан НДФЛ — иначе в случае налоговой проверки стоимость билета может расцениваться как доход, полученный в натуральной форме.

Для отчетности по другим услугам требуются чеки, а также: электронные билеты (для ж/д), именной ваучер (для проживания). Если компания компенсирует поездки на такси или общественном транспорте, бухгалтеру также понадобятся чеки. 

— В вашем сервисе документы формируются в электронном виде — клиенты уже привыкли, что не будет бумажек или по старинке еще требуют их предоставить?

— С помощью сервиса Trivio клиенты получают правильные  документы, которые необходимы для подтверждения расходов, наши клиенты уже привыкли к электронному формату. Но при необходимости мы предоставляем бумажные версии для тех, кто предпочитает традиционный подход.

— Какими дополнительными сервисами чаще всего пользуются топ-менеджеры или руководители и владельцы бизнеса? Сможет ли бухгалтер получить закрывающие документы по таким услугам?

— Наши клиенты часто пользуются VIP-залами, визовой поддержкой, консьерж-сервисом и индивидуальными трансферами. Бухгалтер получит закрывающие документы необходимые для подтверждения данных расходов, не опасаясь вопросов со стороны контролирующих организаций, так как в случае встречных проверок данные услуги будут подтверждены.

— Сейчас популярны такие виды выездных мероприятий, как семинары или конференции, когда сотрудники могут пройти обучение и параллельно отдохнуть. Какие направления чаще всего выбирают для таких рабоче-отпускных поездок?

— Такие поездки действительно пользуются повышенным спросом, и после окончания ограничений, связанных с пандемией, их количество неуклонно растет месяц к месяцу. Наши клиенты стремятся не только провести бизнес-мероприятие — конференцию или семинар, но и реализовать программу для сплочения команды.

Чаще всего для этих целей наши клиенты выбирают как направления по России: Сочи, Санкт-Петербург, Петрозаводск, Краснодар, так и удобные для перелета зарубежные направления: Турция, Сербия.

— Из-за санкций усложнились условия зарубежных командировок. Как происходит сейчас бронирование отелей и билетов в сервисе, в какой валюте и собственно каким образом происходят расчеты с зарубежными гостиницами и перевозчиками?

— Да, ситуация усложнилась, но все решаемо. Функционал бронирования отелей и билетов остался прежним. На этапе отчетности по командировке с сервисом Trivio бухгалтер получит счета в рублях по курсу расчетов.

— А какие авиакомпании чаще всего выбирают для командировок — для международных рейсов и для внутренних?

— Все зависит от географии полетов конкретной организации и ее потребностей.

— Какие советы вы бы дали тем, кто едет в командировку, на что обратить внимание, что обязательно взять с собой, а что наоборот, не стоит?

— Если командировка заграничная, обратите внимание на актуальные требования при въезде в другую страну. Оформление документов может занять дополнительное время, важно просчитать это заранее.

В поездку берите только все самое необходимое, что-то всегда можно докупить на месте. Не кладите в чемодан слишком много вещей и пар обуви. Также лучше купить внешний аккумулятор, чтобы не остаться без связи в самый неподходящий момент.