Что такое фотография рабочего дня. И как ее получить

Что такое фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня позволяет зафиксировать, чем занимается сотрудник на рабочем месте. При сборе информации учитывается каждая минута и каждое действие. А именно:

• рабочие задачи и время, которое на них уходит;

• перерывы;

• все «потери» рабочего времени.

Сотрудники могут воспринимать такое внимание как излишний контроль. Но фотография рабочего дня нужна не только для того, чтобы отследить, куда уходит время конкретного сотрудника. Вы сможете также:

• увидеть, что не так во взаимодействии разных отделов и специалистов;

• понять, на какие задачи уходит больше всего времени;

• расставить для команды приоритеты;

• выяснить, от каких задач можно отказаться;

• решить, давать сотрудникам новые обязанности или лучше расширить штат;

• определиться, кому и по какой причине стоит повысить зарплату.

Когда она нужна

Перед тем как использовать этот инструмент, стоит задуматься, зачем он вам.

Фотография рабочего дня полезна для разных целей.

• Внедрение новых процессов и инструментов, а также оптимизация текущих. Зная, насколько загружены сотрудники, вы сможете оценить, какую часть их работы стоит автоматизировать/упростить и сколько времени у них благодаря этому освободится. Кроме того, узнаете, как быстро сотрудники смогут адаптироваться к изменениям.

• Проблемы с результатами команды или компании. Например, если не удается достичь ключевых показателей, фотография рабочего дня может показать, что сотрудники перегружены или приоритетным задачам уделяется недостаточно времени.

• Адаптация новичка. Вы сможете узнать, насколько быстро человек работает, сколько времени тратит для выполнения задач. Это позволит давать ему столько дел, сколько он реально может выполнить.

• Решение проблем по запросу клиентов. К примеру, если многие посетители ресторана жалуются, что заказы готовятся слишком долго, фотография рабочего дня поможет выяснить причину.

• Промежуточный контроль. Даже если процессы в компании отлажены как часы, иногда полезно посмотреть на ключевые моменты свежим взглядом. Оценив, на что сотрудники тратят время, вы сможете выявить уже неактуальные задачи и отказаться от них — или просто убедитесь, что всё в порядке.

Как собирать информацию

После того как определитесь с целями, станет ясно, в каком формате удобнее собирать данные о рабочем времени. Есть три основных варианта:

• автоматизировать процесс;

• привлечь наблюдателей — например, руководителей и сотрудников отдела кадров;

• передать эту задачу самому сотруднику.

Автоматизированная фотография рабочего дня

Подойдет прежде всего для сотрудников, которые работают за компьютером.

Преимущества такого варианта — не нужно занимать время других специалистов, отчет формируется автоматически и с ним удобно работать. Но есть и нюансы:

• если сотрудник ведет записи вручную, уходит на совещание или выполняет другие действия офлайн, программа это не зафиксирует;

• если сотрудник работает удаленно на личной технике, он может отказаться устанавливать такое ПО.

Если вы хотите сделать фотографию рабочего дня тех, кто работает «в поле», можно использовать системы видеонаблюдения. Но это скорее вспомогательный инструмент: например, видеозапись покажет, на какие задачи уходит основная часть рабочего времени бариста, но вряд ли поможет понять, что именно он делает в смартфоне.

Наблюдатели

Наблюдатели проводят с сотрудником весь рабочий день и фиксируют каждое его действие. Этот вариант подходит, чтобы проверить качество работы нового участника команды — например, стажера, который впервые выполняет все задачи сам, — или собрать подробную информацию о «полевых» сотрудниках. Но здесь свои особенности:

• Зная, что за ним наблюдают, человек может «ускориться», чтобы произвести впечатление. Или, наоборот, перенервничает и будет работать медленнее, чем обычно.

• Вместо выполнения своих непосредственных обязанностей наблюдатели тратят время и силы на сбор информации о чужой работе.

• Наблюдатель может не заметить каких-то действий, записать их размыто или приврать в записях, если относится к сотруднику предвзято.

Самофотография

В этом случае сотрудник сам фиксирует, сколько времени и на что у него уходит, а потом передает отчет руководителю.

Проконтролировать, на что время ушло в реальности, будет трудно, особенно если речь об удаленке. Кроме того, человек будет постоянно отвлекаться на фиксирование задач.

С другой стороны, дисциплинированным и мотивированным специалистам идея самофотографии может даже понравиться. Такие люди обычно заинтересованы в том, чтобы работать лучше, и хотят расходовать рабочее время эффективно.