Умная система переплета документов в офисе – технология UniBind

О том, как удалось найти новацию, которая решает ежедневные задачи сотрудников бухгалтерии, отделов кадров, экономит время, ресурсы на оформление документов — ведущий специалист BindMarket Ольга Крюкова. 

— Ольга, как появилась идея найти технологию, которая помогает оформлять документы?

— Наша компания с 1998 года занималась печатной техникой — принтерами иностранных производителей. В какой-то момент стало понятно, что в организациях скапливается большой объем бумажных документов. Несмотря на цифровизацию, бумага сегодня остается важным носителем информации. Отчеты нужно упорядочивать, компактно хранить, архивировать. Работа кропотливая, нервная, отнимающая время.

Стали искать «свой продукт», который даст максимальную ценность специалистам, решит их ежедневные проблемы. Долго изучали рынок, предложения поставщиков, тестировали разное оборудование.

— В чем уникальность разработки?

— Это настоящее спасение для бухгалтеров, специалистов госпредприятий, образовательных учреждений, по сути, каждого, кто представляет продукт интеллектуального труда на бумажном носителе.

Представьте себе типографию, которую можно легко разместить на рабочем столе. В основе технологии лежит комплексная система: аппарат и термообложки.

Работа с UniBind (Peleman) не требует обучения, техподдержки. Система полностью автоматизирована, позволяет за считаные минуты самостоятельно создавать прочные, красивые документы: от счетов до годовых отчетов.

— Звучит фантастично. Расскажите, как работает переплетчик?

В каждом аппарате UniBind (Peleman) есть секции нагрева и охлаждения, а в последних моделях — функция обжима корешка. Термообложки, по аналогии с книгами, имеют корешок, только здесь он изготовлен из металла, на который нанесен эластичный термоклей.

Документ помещается в термообложку, затем ставится в секцию нагрева. Аппарат нагревает корешок обложки, запатентованный полимерный клей в нем плавится, надежно скрепляя листы. А благодаря металлическому корешку прошитые финансовые, бухгалтерские отчеты занимают на полках в два раза меньше места, чем в привычных папках.

Вы можете прошить нестандартные листы: альбомной ориентации, А5, А3, инженерные и строительные — формата до А0. Эти товары всегда есть на нашем складе.

— Какие проблемы ваших клиентов помогает решать технология?

— Во-первых, в бухгалтерии, отделах кадров накапливается большое количество документации, которую нужно хранить от 3 до 5 лет, а некоторую — больше 50. Для архивирования и сохранения официальных бумаг компании обращаются в типографию, нанимают сотрудника, пользуются устаревшими методами скрепления, такими как брошюровка, дырокол, папка-регистратор. На это нужны дополнительные затраты: и времени, и средств.

Инженеры компании Peleman позаботились о том, чтобы вы могли сфокусироваться на первоочередных задачах. С оформлением быстро и профессионально справится технология UniBind от компании Pelenam. За 1,5 минуты можно одновременно переплести до 16 стандартных документов или два объемных — до 470 листов, которые займут на полке всего по 5 сантиметров.

Во-вторых, для финансовых отчетов важна целостность и сохранность листов. Технология обеспечивает документу прочность и долговечность: при равномерном нагревании металлического корешка полимерный термоклей надежно скрепляет листы, не растекается, не имеет запаха. Даже при частом раскрытии листы не выпадут, не потеряются.

— При подготовке документации иногда приходится обновлять информацию. Решение дает возможность редактирования? 

— Это одно из важных преимуществ UniBind (Peleman). Переплет можно редактировать: формула клея позволяет неоднократно заменять листы без потери прочности документа. Подчеркну, единственный способ скрепления, обеспечивающий полную сохранность оригинала. Предварительной перфорации листов не требуется. Целостность документа гарантирована в течение 5 лет.

Вместе с тем деловой этикет предъявляет высокие требования к оформлению официальных бумаг. UniBind (Peleman) оформляет презентабельные документы, которые акцентируют внимание на том, с какой педантичностью и ответственностью вы относитесь к работе.

— С какими трудностями вы столкнулись при продвижении технологии?

— Нужно было убедить специалистов в том, что это действительно полезное оборудование, которое решает проблемы с хранением, оформлением бумажных документов. Нам это удалось.

Культура документооборота очень важна в организации. Если ее правила не соблюдаются, то эффективность падает: документы теряются, не могут вовремя дойти до получателя, замедляется процесс принятия  решений и т.д.  Кроме того, правила обеспечивают соблюдение законодательства, стандартов в области хранения и обработки информации. 

— Используете вы систему у себя в компании?

— Наша бухгалтерия, отделы продаж и маркетинга активно применяет технологию в работе.

Хотя нам пришлось побороться с возражениями нашего главного бухгалтера, потому что профессионал в этой сфере хочет сэкономить средства своей организации. Но когда потребовалось архивировать первичные документы, UniBind (Peleman) победил.

— Как ЭДО (электронный документооборот) повлиял на ваш бизнес?

— Несомненно, бумажный документооборот в бухгалтерии, отделах кадрах заметно снизился. Но не сошел на нет: в организациях достаточно документов, которые необходимо хранить только в таком виде. Вместе с тем, например, наш бухгалтер делает бумажные копии электронных документов. Ситуации бывают разные, если не ответить в установленные сроки на запрос специалистов госорганов, можно получить штраф. 

Поэтому несмотря на ЭДО, постоянные клиенты продолжают с нами сотрудничать, и, конечно, мы активно наращиваем свою базу.

— Все потенциальные клиенты становятся реальными?

— Конечно, нет. Есть часть людей, которые тонут в бумагах, но ничего не хотят менять — делают, как привыкли. Это категория консерваторов, она есть в каждом сегменте рынка.

Однако постепенно, пусть не сразу, такие специалисты приходят к пониманию, что иногда стоит рискнуть, попробовать новые инструменты, которые сохранят ресурс, силы и время. А еще инвестиции в новые технологии окупаются, часто в несколько раз.

Но, есть те, которые использовали неоригинальную, более дешевую похожую технологию термопереплета. А там и качество совершенно другое, поэтому разочаровывались и возвращались к тому, чем привыкли пользоваться.

— Что вы посоветуете тем, кто еще не решился на покупку?

— Просто попробуйте. Мы можем предоставить оборудование на тестирование.

Если в бухгалтерии, отделе кадров, секретариате, на производстве активно используется бумажный документооборот, UniBind (Peleman) станет вашим незаменимым помощником. 

Главное преимущество UniBind (Peleman) — возможность самостоятельно, быстро и профессионально создавать прочные, презентабельные переплеты. Решение оптимизирует процесс обработки документов, экономит время, снижает затраты, повышает общую эффективность.