Счет-фактура в 2025 году: особенности и правила заполнения

В статье рассказываем, в каких случаях и как правильно оформлять счет-фактуру в 2025 году, кто освобожден от этой обязанности, и какое наказание последует за отсутствие документа.

Назначение счета фактуры

Счет-фактура подтверждает факт совершения сделки (отгрузки товара или оказания услуг), а также является основанием для принятия налога на добавленную стоимость к вычету у покупателя. 

Что важно понимать? Счет-фактура — это документ плательщика НДС, т.е. в основном его оформляют компании и ИП на ОСНО. Субъекты, освобожденные от уплаты НДС, счета-фактуры не выставляют. Прямого запрета в законе нет, но в этом просто нет смысла — документами первичного учета на УСН, ПСН являются товарные накладные и акты.

Однако бывают и исключения. Если контрагент спецрежимника платит налог на добавленную стоимость и просит выставить ему счет-фактуру, можно пойти навстречу, заложив НДС в стоимость товара или накинув сумму сверх. Главное, не забыть при этом об уплате налога в бюджет и о декларации.

Общие требования к оформлению

В счет-фактуре указываются сведения об обеих сторонах договора, наименование товаров (услуг, работ), их стоимость и сумма налога. Полный перечень данных, которые должен содержать документ закреплен в ст. 169 НК.

С 1 октября 2024 года бумажные счета-фактуры оформляются только по новой форме, утвержденной постановлением Правительства № 1096 от 16.08.2024. Для электронных счетов-фактур до 1 апреля 2025 года можно использовать как новую, так и старую форму.

Изменения в бланке небольшие, но существенные: обновлены правила заполнения строк 5, 5а, и добавлена графа 14 для прослеживаемых товаров.

Кто, когда и как составляет счет-фактуру

Согласно п.3 ст. 169 НК, счета-фактуры выставляют все плательщики НДС по облагаемым операциям.

Приведем перечень конкретных оснований, когда оформление документа обязательно.

1. Компания или ИП платит НДС на ОСНО (либо на спецрежимах при утрате права на освобождение от налога при превышении лимита на годовой доход) — при совершении налогооблагаемых операций.

2. Налогоплательщик получил аванс в счет предстоящих поставок товара (услуг или работ), п. 3 ст. 168 НК.

3. Налогоплательщик получил освобождение на основании ст. 145 или 145.1 НК, но совершает операции, не освобожденные от налога. В таком случае нужно выставить счет-фактуру с пометкой «Без НДС» (п. 5 ст. 168 НК, письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-07-09/18686, письмо Минфина от 12.12.2022 № 03-07-09/121692).

4. Налоговые агенты по операциям, которые облагаются налогом. Например, российская компания покупает товар у иностранного лица, которые не состоит на учете в налоговом органе РФ.

5. Комиссионер или агент действует в интересах заказчика-плательщика НДС.

6. Застройщик привлекает при строительстве объекта подрядчиков (п. 3.1. ст. 169 НК).

7. Экспедитор организует перевозку, привлекая третьих лиц (п. 3.1. ст. 169 НК).

8. Компания или ИП экспортирует товары, освобожденные от НДС по ст. 149 НК, в страны ЕАЭС (подп.1.1. п. 3 ст. 169 НК). 

Отсутствие же оформленного документа расценивается как нарушение правил учета и влечет наложение штрафов по ст. 120 НК. Поэтому пренебрегать обязанностью вовремя выставлять с-ф — нельзя. 

В какой срок выставляется счет-фактура

Как того требует Налоговый кодекс (п.3 ст. 168) оформить счет-фактуру необходимо в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (передачи услуг или выполненных работ). При этом Минфин разъясняет, что день отгрузки уже входит в этот пятидневный срок (см. письмо от 18.10.2018 № 03-07-14/74899).

Например, компания «Звездный час» поставила товар 10 февраля 2025 г. (понедельник). Счет-фактура должен быть выставлен с 10 по 14 февраля, т.е. в любой день до пятницы. 

Допустим, груз компании «Звездный час» пришел не 10, а 11 февраля, это вторник. Значит, последний пятый день приходится на субботу 15 февраля 2025 г. Счет-фактуру можно выставить в данном случае не позднее понедельника — 17 февраля.

Или другой пример.

Товар ООО «Росток» отгружен 12 июня 2024 г. В этот день официальный праздник — День России, а 13 июня в регионе был объявлен выходным. Поэтому отчет пятидневного срока начнется с 14 июня, и последний день для выставления счета-фактуры — 18 июня 2024 г. 

Еще один важный момент: если реализация оформлена несколькими накладными (или актами), на всю поставку можно составить один счет-фактуру. Но сделать это надо не позднее 5 дней с даты первой накладной (см. письмо Минфина от 12.01.2016 № 03-07-09/140). 

При регулярных отгрузках одному и тому же покупателю (например, когда магазин постоянно закупает молочные продукты у производителя), допускается выставлять общий счет-фактуру за весь месяц. Срок — не позднее 5 числа следующего месяца.

Обязательно пропишите этот порядок в учетной политике, чтобы не столкнуться с претензиями налоговиков (см. письмо Минфина от 07.03.2022 № 03-07-12/19129, письмо Минфина от 18.07.2024 № 03-03-06/1/67042).

Что такое авансовый счет-фактура

В ст. 168 НК прямо сказано, что налогоплательщик (продавец, подрядчик, исполнитель) выставляет счет-фактуру не только при получении полной оплаты, но также и при поступлении «частичной оплаты в счет предстоящих поставок».

При получении аванса:

• Продавец использует счет-фактуру, чтобы начислить НДС с полученной предоплаты.

• Покупатель — согласно ст. 171 НК, принимает налог к вычету.

После того как сделка завершится полностью (продавец поставит товар, а подрядчик сдаст результат работ), операции будут обратными:

• Продавец примет ранее начисленный НДС к вычету, а

• Покупатель восстановит ранее принятую к вычету сумму налога к уплате в бюджет.

Отдельного бланка для документа нет. Авансовый счет-фактура заполняется по той же форме, что и отгрузочный, но со своими нюансами.

Бланк по форме, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 29.10.2024)

Обратите внимание, что авансовые счета-фактуры не оформляются, если:

• предоплата получена за поставку товара с длительным сроком изготовления (более 6 месяцев),

• расчеты проводятся по операциям, не подлежащим налогообложению НДС по ст. 149 НК или в связи с применением нулевой ставки (ст. 164 НК),

• отгрузка будет произведена (работы выполнены) в течение 5 дней с момента получения предоплаты, при условии, что обе даты приходятся на один квартал.

Корректировочный счет-фактура

Корректировочный счет-фактура оформляется при изменении условий сделки, но только по взаимному согласию сторон. Одностороннее внесение изменений — недопустимо.

Документ корректируется (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК) в следующих случаях:

• уменьшилась стоимость сделки, в т.ч. из-за изменения цены или количества товара (объема работ, услуг);

• увеличилась стоимость сделки;

• одновременно увеличилась и уменьшилась стоимость товаров (услуг, работ).

Когда корректировочный счет-фактуру выставлять не нужно

1. Ошибки в первичном документе. 

Если в первоначальном счете-фактуре допущена арифметическая ошибка, опечатка или неверно указано название товара, оформляется исправленный счет-фактура, а не корректировочный (информация ФНС от 05.02.2021).

2. Несостоявшаяся сделка.

Если продавец выставил счета-фактуры по операциям, которые фактически не состоялись (например, покупатель отказался от приемки без претензий к поставщику), корректировочный счет-фактура не нужен. В таком случае действуют правила исправления ошибочно выставленного счета-фактуры (письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-07-09/1289).

Срок хранения счетов-фактур

Общее правило: ИП и организации обязаны хранить счета-фактуры (и электронные, и на бумаге) — не менее 5 лет (ст. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Главное, разобраться с порядком исчисления этого срока.

Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за тем, в котором счет-фактура использовался последний раз в расчетах налога и для составления отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, для продавца это год, когда документ был отражен в книге продаж, а налог — уплачен. Для покупателя — год, в котором был заявлен последний вычет.

Окончание срока хранения — 31 декабря пятого по счету года.

Допустим, покупатель товара ООО «Горный путь» зарегистрировал счет-фактуру в книге покупок и заявил вычет в первом квартале 2025 года. Срок хранения документа в таком случае начинает течь с 1 января 2026 г. и завершится 31 декабря 2030 г.

Правила оформления счет-фактуры

Счет-фактуру нужно составить строго по установленным правилам, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны налоговых органов. Перечислим основные требования к оформлению.

Заполнение счет-фактуры

Заполнять счет-фактуру следует по правилам, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Документ состоит из двух частей: реквизитной и табличной, каждая из которых заполняется по установленным требованиям.

Часть 1. Реквизиты

Часть 2. Таблица счета-фактуры

В табличную часть документа вносятся сведения о товарах (работах, услугах), которые реализованы.

После заполнения всех полей счет-фактуру подписывает руководитель, бухгалтер или иное уполномоченное лицо. 

Образец заполненного счет-фактуры

Итак, еще раз обращаем ваше внимание: с 1 октября 2024 года вступила в силу новая форма счета-фактуры, утвержденная постановлением Правительства № 1096 от 16.08.2024. В документ внесены изменения, связанные с учетом стоимости прослеживаемых товаров.

Если ваша компания не работает с прослеживаемыми товарами, графы 12–14 в счете-фактуре не заполняются. Для электронных счетов-фактур до 1 апреля 2025 года допускается использование как новой, так и старой формы.

Ниже приводим бланк и заполненный образец счета-фактуры, актуальные на 2025 год.

• Форма счета-фактуры, утв.постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 29.10.2024);

• Образец заполнения счета-фактуры при реализации товаров,не подлежащих прослеживаемости.

В каких случаях счет-фактура не нужна

Обстоятельства, при которых счета-фактуры при отгрузке не выставляются, можно разделить на две категории.

Ситуация 1. Счет-фактура и не должен составляться по закону, т.е. по операции не начисляется НДС. Например:

• операция не является объектом налогообложения (ст. 146, 147, 148 НК);

• операция освобождена от НДС по ст. 149 НК, за исключением экспорта в ЕАЭС,

• налогоплательщик применяет ПСН (за исключением посреднических операций),

• применяется ЕСХН или УСН, и налогоплательщик имеет право на освобождение от НДС (укладывается в годовой лимит дохода).

Ситуация 2. По некоторым облагаемым НДС операциям счета-фактуру можно не составлять.

• Покупатель не платит НДС. Если контрагент освобожден от НДС и не принимает его к вычету, счет-фактура ему не нужен. Но для подтверждения договоренности оформите письменное соглашение. Исключение — продажа товаров, подлежащих прослеживаемости (п. 3 ст. 169 НК).

• Продажа физлицам (не ИП). Если вы реализуете товары, работы или услуги физическим лицам за наличный или безналичный расчет либо безвозмездно, счет-фактура не требуется.

• Оказание электронных услуг иностранными компаниями. Если иностранное юрлицо оказывает электронные услуги физлицам (не ИП) или продает товары через маркетплейсы из ЕАЭС с местом реализации в России, оно не обязано выставлять счета-фактуры и вести учет (ст. 169, 174.2, 174.3 НК). Исключение — такая компания действует через обособленное подразделение в РФ.

Когда можно не выставлять счет-фактуру на аванс

Вы можете не оформлять счет-фактуру на аванс в тех же случаях, когда она не требуется при отгрузке. Дополнительно счет-фактура не составляется, если:

• Компания или ИП пользуются освобождением от НДС (ст. 145, 145.1 НК).

• Аванс получен за товары, работы или услуги с длительным производственным циклом (более шести месяцев), и налоговую базу вы определяете только на дату отгрузки (п. 13 ст. 167 НК).

• Аванс получен по операции, облагаемой НДС по ставке 0%.

Наказания за отсутствие счет-фактуры

Если продавец не выставил счет-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки, ему грозит штраф. Размер санкций зависит от количества кварталов, в течение которых документ отсутствовал:

Кроме штрафов, налоговая может доначислить НДС и пени. Также у контрагентов могут возникнуть претензии, поскольку без счета-фактуры они не смогут принять НДС к вычету.