Автоматизация учета

Выбираем сервис для распознавания бухгалтерских документов: обзор возможностей

Первичная документация — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Счета, накладные, акты, кассовые чеки нужно своевременно вносить в учетную систему. Однако ручной ввод данных отнимает много времени и чреват ошибками. Именно поэтому все большую популярность приобретают сервисы автоматического распознавания бухгалтерских документов.
Выбираем сервис для распознавания бухгалтерских документов: обзор возможностей
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как работают системы распознавания документов

Современные сервисы для оцифровки бухгалтерской первички используют технологии оптического распознавания символов (OCR), машинного обучения и искусственного интеллекта.

Они анализируют отсканированный документ или фотографию, находят в нем текстовые и числовые данные, таблицы. Информацию переводят в формат, который можно выгрузить в 1С или другую учетную программу.

Качество распознавания во многом зависит от алгоритмов, которые применяет сервис. Наиболее продвинутые решения используют нейронные сети, способные обучаться на большом количестве примеров. Благодаря этому данные извлекаются точно, даже если документ имеет нестандартную структуру, содержит помарки или рукописный текст.

Обзор популярных сервисов распознавания бухгалтерских документов

На рынке представлено множество сервисов для автоматизации ввода первички. Мы рассмотрим возможности 10 наиболее известных решений.

1. ABBYY — один из лидеров в области распознавания документов. Сервис использует технологии ABBYY FlexiCapture и ABBYYFineReader, которые помогают извлекать данные из счетов-фактур, товарных накладных, актов и других типовых бухгалтерских документов. Результат можно выгрузить в 1С, SAP и другие системы. ABBYY распознает документы на разных языках и поддерживает более 200 форматов файлов.

2. Dbrain — многофункциональная платформа на основе искусственного интеллекта. Она автоматизирует широкий спектр задач, связанных с обработкой документов и изображений. 

Dbrain распознает счета, акты, товарные и транспортные накладные, кассовые чеки, банковские выписки и другие виды бухгалтерских документов. Извлеченные данные сохраняются в структурированном виде, их можно загрузить в учетную систему.

Одно из главных преимуществ Dbrain — способность обучаться на данных клиента. Сервис запоминает, какие поля и как именно нужно извлекать из документов конкретной организации, и со временем достигает точности выше 90%. Это особенно ценно, когда приходится иметь дело с нестандартными формами документов, которые обычные программы распознают плохо.   

Кроме того, Dbrain работает не только с печатными, но и с рукописными документами, которые еще распространены в России и СНГ. Таким образом, сервис закрывает большинство потребностей бухгалтерии в части оцифровки первички. Для компаний с большим документооборотом это действительно незаменимый помощник.

3. Lexema — онлайн-сервис для распознавания первичной бухгалтерской документации с загрузкой данных в 1С. Поддерживает счета-фактуры, акты, товарные накладные, УПД. Построен на основе нейросетей, благодаря чему быстро извлекает информацию. В дополнение к распознаванию Lexema предлагает автоматическую проверку контрагентов через государственные реестры (ЕГРЮЛ/ЕГРИП).

4. Контур.Диадок известен прежде всего как система электронного документооборота. В нем есть и функции распознавания счетов-фактур, актов, товарных накладных, УПД. Вид документов определяется по формату, в котором пользователь их передает, а не по визуальной форме: например, для УПД и счетов-фактур у ФНС есть установленные форматы. 

5. Базис — решение для распознавания товарных накладных, счетов-фактур, УПД, кассовых чеков. Извлекает из документов реквизиты организации, наименования и количество товаров, суммы. Автоматически сопоставляет позиции из разных документов, например, заказа и накладной. Для проверки контрагентов подключается к базам ФНС, Росстата, арбитражных судов.  

6. Entera — система, которая распознает более 20 типов документов, включая счета-фактуры, акты, накладные, УПД, договоры. В процессе распознавания находит и подсвечивает ошибки, сверяет документы между собой, проверяет контрольные суммы НДС. Полученные данные выгружает в 1С в виде заполненных документов или операций с проводками.

7. Биорг — сервис от российского разработчика Findo для сканирования, распознавания и автоматической обработки финансовых документов. Он «понимает» структуру и контекст документов, извлекает из них ключевую информацию и переносит ее в файлы с определенной структурой. Сервисом можно пользоваться через веб-интерфейс и мобильное приложение, есть возможность интеграции с другими системами.

8. Smart Engines быстро обрабатывает большие массивы однотипных документов, таких как счета, накладные, платежные поручения. Решение использует ИИ: тексты и числа можно распознать даже при низком разрешении сканов. Компания предлагает готовые модули для интеграции с 1С, SAP, Dynamics NAV.

9. Soica — платформа для интеллектуальной обработки финансовых документов на базе ИИ. Модуль Soica.Invoice распознает и извлекает данные из счетов поставщиков, сопоставляет информацию из документов с данными в учетной системе и выявляет ошибки. Готовые данные выгружаются в 1С и другие системы.

10. Yandex OCR — это инструмент на основе Яндекс Облака, который извлекает текст из отсканированных документов и фотографий. Он быстро и точно распознает печатные и рукописные символы, при этом структура исходного документа сохраняется. С помощью Yandex OCR можно переводить в электронный вид счета, накладные, акты и другие бухгалтерские документы. Сервис предоставляет удобный веб-интерфейс и API. 

Критерии выбора сервиса для распознавания бухгалтерских документов

Сервисы отличаются по набору функций, стоимости, способам интеграции с учетными системами. При выборе решения нужно учитывать следующие параметры:

1. Типы распознаваемых документов.

Сервис должен поддерживать все виды документов, с которыми вы работаете — от счетов и товарных накладных до кассовых чеков и банковских выписок. Полезно, если сервис умеет распознавать не только печатные, но и рукописные документы.

2. Качество распознавания.

Главная характеристика любого OCR-сервиса — точность извлечения данных. Ошибки в распознанных документах приходится исправлять вручную, что сводит к нулю эффект автоматизации. Поэтому чем выше качество распознавания, тем лучше.

Обратите внимание на сервисы на основе ИИ, которые учатся на ваших документах и постепенно повышают точность.

3. Интеграция с учетными системами.

Распознанные данные нужно оперативно передавать в вашу учетную программу, будь то 1С, SAP, «Парус» или другая. Проверьте, есть ли у сервиса готовые модули для интеграции с этими системами, поддерживает ли он необходимые форматы выгрузки (XML, JSON, CSV). Некоторые решения позволяют настроить автоматическую загрузку данных в вашу учетную базу.

4. Дополнительные возможности.

Помимо распознавания, сервис может предлагать другие полезные функции, например:

  • проверку контрагентов по государственным реестрам; 

  • автоматическое сопоставление документов друг с другом (например, заказа и накладной);

  • поиск ошибок и нестыковок в документах. 

Подумайте, какие задачи вы хотите решить с помощью сервиса, и выбирайте исходя из этого.

5. Стоимость владения.

Сервисы распознавания документов, как правило, продаются по подписке с оплатой за определенный объем документов в месяц. Рассчитайте, сколько документов вам нужно обрабатывать, и сравните цены разных сервисов.

Помните, что более продвинутые решения могут быть немного дороже, но за счет высокого качества распознавания и дополнительных функций они быстрее окупаются.

Внедрение системы автоматического распознавания бухгалтерских документов — разумное решение для любой компании, которая хочет оптимизировать документооборот, снизить трудозатраты и количество ошибок. Рынок предлагает широкий выбор сервисов под разные потребности и бюджеты. 

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 4 200 ₽ 15 950 ₽

📊 Работа с ЭДО
Легко настроите самые используемые системы ЭДО в компании
💰 4 200 ₽ 15 990 ₽

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 4 200 ₽ 19 900 ₽

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

1
  • Radugazolotaya

    Где можно посмотреть отзывы на данные программы?


Похожие материалы

Плата за поручительство перед банком облагается страховыми взносами

Если человек выступает поручителем перед банком по кредиту компании, то на вознаграждение за такое поручительство надо начислять страховые взносы.

За два дня самозапрет на оформление кредита подключили почти 2 млн человек

Средний возраст пользователей, которые установили самозапрет на Госуслугах, — 53 года.

НДФЛ

Ремонт в квартире не уменьшает базу по НДФЛ при ее продаже

При продаже квартиры для НДФЛ можно учесть расходы на ее покупку, но не на ремонт.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
АУСН

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

До 5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить в ИФНС сведения за февраль 2025 года.

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

За выращивание лососевых рыб будут давать государственные субсидии

Предпринимателям, которые выращивают красную рыбу, возместят расходы на питомники, помещения и оборудование.

УСН

Доход ИП от продажи имущества идет по УСН, если оно для бизнеса и в ЕГРИП есть нужные коды ОКВЭД

Доходы от деятельности, подпадающей под вид деятельности, заявленный ИП в ЕГРИП, признаются доходами, полученными от предпринимательской деятельности.

Благотворительное пожертвование для ИП

Подскажите, пожалуйста, как будет верно. Ип на УСН Д6, занимается курсами робототехники для школьников, планирует сопровождать команду на соревнования. Оплатить...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Так на какие статьи в письме ссылаются? Гранты есть в пп.14 п.1 ст.251 НК, даже если её применить к ИП, то никак не получается. Потому что ООО...

Читать полностью

Елене Блиновской дали реальный срок за уклонение от уплаты налогов, отмывание денег и незаконный оборот средств платежей. 🙅‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1882

Блогеру Елене Блиновской дали срок пять лет колонии общего режима и штраф в 1 млн рублей. В течение 4-х лет ей запретили заниматься коммерческой деятельностью.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Банкротство

Кабмин начал реформировать процедуру банкротства

Правительство уточнит, когда должны появляться сведения в реестре о банкротстве, а также даст участникам СВО право обращаться за внесудебным банкротством.

⚡️ Итоги дня: ЦБ будет искать сообщник мошенников среди сотрудников банка, а по воскресеньям могут запретить продажу алкоголя

Подготовили обзор главных событий дня — 3 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

6
Обучение для бухгалтеров

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Сегодня, 3 марта, крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ за период с 23.02.2025 по 28.02.2025. Рассказываем, какие изменения 2025 года надо учесть, чтобы сдать отчет без ошибок.

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Весенняя акция к 8 марта! Онлайн-курсы по 4 200 рублей

Пока мужчины выбирают тюльпаны и мимозы, мы решили собрать букеты, которые никогда не завянут и будут всегда радовать. Составьте свой букет знаний из онлайн-курсов со скидкой! До 4 марта вы можете купить самые свежие онлайн-курсы по 4 200 рублей. Поторопитесь — букеты разбирают на глазах!

Для налога на имущество по объекту общепита учитывают всю его площадь

Налогом на имущество по кадастровой стоимости облагаются помещения, назначение, разрешенное использование или наименование которых по ЕГРН или документами технического учета предусматривает размещение офисов, торговых объектов, объектов общепита и бытового обслуживания либо которые фактически используются для этих целей.

Проверки

Отели должны получить свидетельство о классификации до 1 сентября

Сайты для туристов не смогут публиковать информацию о гостиницах и других средствах размещения, которые не получили классификацию.

Отпуска

Минтруд объяснил, потеряет ли сотрудник стаж для отпуска при смене должности

Отработанное время будут учитывать при переходе на новую должность, но только у того же самого работодателя. Если устроиться в другую компанию, то отпуск придется «заработать» заново.

Рестораторов пока что не будут наказывать за несоблюдение новых правил работы с ККТ

Чтобы кафе могли печатать чеки до расчета с клиентом, нужно перенастроить программу, но обновления еще не прошли тесты. Поэтому ФНС пока что не будет штрафовать предпринимателей за неправильную работу с кассой.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

Сотрудник купил билет на субботу, при этом согласно приказу командировка начиналась с понедельника. Компания ему возместила расходы, но СФР стал настаивать на уплате взносов на травматизм. Суд встал на сторону компании и признал требование фонда необоснованным.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

При возврате импортированного товара будет ставка НДС 0% как при экспорте

При ввозе товаров из стран ЕАЭС надо заплатить таможенный НДС. Но если товар оказался бракованным, после его возврата надо скорректировать декларацию и заявление о ввозе, убрав оттуда возвращенный товар. Для товара надлежащего качества это правило не работает.

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Появление отметки о недостоверности директора в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) — что это значит, чем это грозит и какие шаги следует предпринять?

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Владельцев квартир обяжут делиться информацией об арендаторах

Для безопасности жителей многоквартирного дома собственников могут обязать сообщать в МВД и управляющие компании о сдаче жилья в аренду.

3

Интересные материалы

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами

Если ООО заключает договор для предоставления услуг с помощью собственного ПО, то нужно учесть нюансы уплаты НДС при электронных услугах. Разбираемся, кто исчисляет и уплачивает НДС и что будет с налогом на доходы.

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами