Учет офисных расходов при УСН

Вода в расходах УСН

Учесть расходы на УСН можно, только если вы применяете систему «Доходы минус расходы». Данный объект налогообложения позволяет включать те или иные издержки. Однако не все возможно принять. Иногда запрет прямо следует из закона. Но бывает, что правомерность учета имеет спорный характер, что как раз характерно для затрат на воду. Расскажем об этом подробнее.

Вода — это самый необходимый ресурс, без которого не обходится ни один офис.

Как правило, воду приобретают в виде обычных бутылок или бутылей для кулера. Во втором случае устанавливают специальный аппарат либо покупают и то и другое, а также систему фильтрации и прочее. Но в любом из этих случаев возникают вопросы с возможностью учета затрат на воду.

Уменьшить полученные доходы уэсэнщик может на основании пункта 1 статьи 346.16 НК. В этой статье приведен перечень затрат, которые уменьшают такой доход.

Однако вода в таком перечне прямо не поименована. Кроме того, о невозможности такого учета высказывался Минфин в письмах от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963 и от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.

При этом есть судебная практика, которая допускает иное мнение. С позиции суда подобные расходы учесть вполне можно. Главное, чтобы было их документальное подтверждение. Такой вывод сделан на основании того, что данные затраты обеспечивают нормальные условия труда (постановление ФАС Уральского округа от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05).

При этом полагаем, что второй вариант почти наверняка вызовет спор с контролирующими органами. И скорее всего, они в этом споре победят. Поэтому целесообразным видится все-таки не учитывать воду в расходах. Обеспечение нормальных условий труда вряд ли будет достаточным основанием для такого учета.

Расходы на заправку картриджей

Так же как и в случае с водой, данный вид затрат не указан в п. 1 ст. 346.16 НК. Во всяком случае, прямо он там не прописан.

Более того, такая возможность подтверждается и Минфином. В частности, ведомство отвечало на подобный вопрос в своем письме от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408. Также налогоплательщик на УСН может учесть входной НДС. Это следует из подпункта 8 пункта 1 ст. 346.16 НК.

Издержки на заправку картриджей учитывают на дату их оплаты в материальных расходах. При этом должны быть выполнены общие условия для их признания. В частности, это все перечисленные ниже критерии:

1. Наличие документального подтверждения. Расходы подтверждаются так же, как и в случае с налогом на прибыль, то есть на основании п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК.

2. Экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК):

• затраты должны быть экономически оправданны;

• их оценка должна быть выражена в денежной форме.

По ряду причин расходы могут быть признаны необоснованными, в частности:

• если они не привели к получению дохода;

• не соответствуют финансовому положению организации;

• имущество является дорогим. То есть, к примеру, вы купили дорогую машину, но такой необходимости не было. К этому могут придраться сотрудники контролирующих органов.

• иные случаи. Перечень не является исчерпывающим;

3. Направление таких затрат на получение дохода. В последнем условии все достаточно понятно. Вы должны уметь подтвердить, что издержки понесены в целях получения дохода. Картриджи, очевидно, задействованы в извлечении дохода.

Учтите, что если целью является только уменьшение дохода, это могут распознать налоговики. Если они увидят, что затраты не связаны с вашей деятельностью, это может квалифицироваться как необоснованная выгода.

Под такой выгодой понимается уменьшение налога, когда у лиц формально есть на это право. Однако совокупность факторов указывает на то, что в деятельности налогоплательщика есть недостатки. Они выражаются в искажении отчетности, фиктивных операциях и так далее. Уменьшение налога может выражаться в зачете или возврате денежных средств.

В этом случае существуют несколько видов возможных наказаний: начиная от пени и штрафов по ст. 122 НК и заканчивая административной (ст. 15.6, 15.11 КоАП) и даже уголовной ответственностью (ст. 198–199.1 УК).

Признание затрат возможно при оплате как за счет собственных, так и заемных средств (письма Минфина от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172).

Расходы на уборку помещения и покупку моющих средств

Моющие (чистящие, дезинфицирующие) средства. Пункт 1 статьи 346.16 НК, прямо не предусматривает такие издержки. Но это не означает, что их нельзя учесть при упрощенке. Такой вывод сделал Минфин в письмах от 16.08.2019 № 03-11-11/62254, от 17.01.2020 № 03-11-11/1827.

Аналогичный вопрос может возникнуть не только в отношении моющих средств. Ведь содержание офиса требует и иных ресурсов, в частности, салфеток, туалетной бумаги и тому подобного. В этом случае стоит уточнить, что их учет при УСН тоже возможен. Это подтверждает Минфин в письме от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182.

Все подобные суммы должны быть учтены в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Уборка офисного помещения

Согласно нормам НК и разъяснениям Минфина, принять у себя такие издержки тоже можно. Они будут относиться к материальным расходам (пп. 2, 6 п. 1 ст. 254 и пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК). Мнение Минфина изложено в письмах от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53, от 03.11.2009 № 03-11-06/2/235.

Однако учитывая тот факт, что подобные издержки прямо не прописаны, всегда остается риск. Поэтому исключать полностью возможные последствия нельзя. Вы можете столкнуться с сотрудниками органов, которые будут стоять на отсутствии подобных затрат в норме НК. А вышеперечисленное они признавать не будут. Поэтому все зависит от конкретных обстоятельств. Но нельзя исключать, что упомянутая в этом разделе позиция станет для них аргументом.

Подписка на периодические издания в расходах на УСН

Можно сказать, что подписку на печатные или электронные издания принимать не стоит. Скорее всего, это точно приведет к спорам с налоговыми органами. И вот почему.

• Во-первых (как и в ранее указанных случаях) данный вид затрат не поименован в статье 346.16 кодекса.

• Во-вторых, контролирующие органы прямо указали, что в состав УСН их включать нельзя. Об этом говорится в письмах Минфина от 15.05.2020 № 03-11-06/2/39411, от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501.

Существует и другое мнение, что принять подписку можно как материальные расходы или услуги связи. Однако полагаем, что это довольно рискованно.
Так, например иное мнение выражалось в решениях суда. Однако, как и в случае с водой, практика весьма старая (постановление ФАС Поволжского округа от 30.10.2008 по делу № А65-1419/2008).

Почтовые расходы

Законодательство позволяет учитывать подобные издержки в отличие от той же подписки на периодические издания. Подобные затраты могут включать в себя:

• отправку корреспонденции;

• аренду абонентского ящика;

• покупку почтовых конвертов, марок и маркированных конвертов;

• финансовые переводы;

• иное.

Порядок может быть разным. Он зависит от ситуации.

Общий порядок

Обычно суммы принимаются в соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 кодекса, то есть почтовые, телефонные услуги, связь и тому подобное. Признание происходит после оплаты расходов. Если был аванс по услугам связи, то затраты учитывают на дату оказания услуг (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Отправка товара почтой

В этом случае действует порядок в соответствии со следующими положениями:

• пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК;

• пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК;

• п. 20 правил, утвержденных приказом Минцифры от 17.04.2023 № 382.

То есть это расходы, связанные с реализацией товаров. Они принимаются после оплаты, при сдаче товара на почту.

Ну и конечно, нужно учесть общие условия признания расходов. О них мы уже рассказывали ранее.

Также информацию нужно отразить в разделе 1 КУДиР. Входной НДС отражается как отдельный расход.

Аренда, пожарная безопасность и охрана офиса в числе расходов на УСН

Все перечисленные в заголовке виды содержатся в п. 1 ст. 346.16 НК. Поэтому их можно спокойно принимать при упрощенке:

• арендные платежи — подпункт 4;

• пожарная безопасность и охрана — подпункт 10.

Главным требованием является соблюдение общих условий признания. Что в эти условия входит, мы уже упоминали ранее (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК). Если такие критерии не соблюдены, того факта, что затраты прописаны в статье 346.16, будет недостаточно.

Расходы на канцтовары при УСН

Канцтовары при упрощенке принять можно. Они также прямо прописаны в подпункте 17 соответствующей статьи. В этом случае тоже необходимо соблюдать общие условия признания. Расходы следует в этом случае признать после оплаты данных издержек.

Иной порядок признания действует, если канцтовары были приобретены для перепродажи. В этом случае основанием являются пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 кодекса,то есть это затраты на покупные товары.

Расходы на связь при УСН

То, что вы потратили на связь, также можно принять (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК). К числу таких трат относятся к примеру:

• почта;

• телефонное обслуживание. Сюда входит также оплата за выбор номера телефона. Об этом говорится в письме Минфина от 11.11.2011 № 03-11-06/2/159;

• факсимильная связь;

• спутниковая связь;

• электронная почта;

• Интернет.

Учет происходит на день оплаты соответствующих сумм.

В качестве подтверждения у вас могут быть следующие документы:

• договор с оператором связи;

• перечень должностей, которым необходима мобильная связь в рамках работы;

• детализация счетов;

• банковская выписка, документы на оплаты, подписанные ЭЦП, если оплата осуществлялась через Интернет.

Офисная мебель, техника в расходах при УСН

Указанное имущество прямо не отражено в законодательстве. При этом мебель и техника учитываются примерно в одном порядке. Процедура зависит от того, каковы стоимость и срок полезного использования (СПИ) у данного имущества, в частности:

• критерии стоимости — до 100 тыс. или менее 100 тыс. рублей;

• СПИ — менее 12 или более 12 месяцев.

Если имущество стоит более 100 тыс. рублей и его СПИ более 12 месяцев

В этом случае учет при упрощенке происходит на основании пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК, то есть это затраты на приобретение основных средств (ОС). Поскольку при наличии одновременно двух перечисленных условий, имущество признается ОС.

Если стоимость имущества менее 100 тыс. рублей.

В этой ситуации принимать мебель (технику) нужно в составе материальных расходов. Сделать это можно единовременно в момент оплаты (письмо Минфина от 16.06.2014 № 03-11-06/2/28540). Дата ввода в эксплуатацию в этом случае значения не имеет.

Особенность в учете техники

Если речь идет о компьютерной технике, ее следует учитывать целиком, а не частями. В эту совокупность также входит программа, установленная на компьютер (операционная система или иное ПО). Об этом говорилось в письме ФНС от 29.11.2010 № ШС-17-3/1835. Некоторые положения в данном письме уже изменилось. Однако суть письма остается прежней и оно до сих пор в силе.

Расходы на ремонт офиса при УСН

Упрощенец может использовать под офис арендованное или свое помещение. Рассмотрим порядок в обоих случаях.

Ремонт арендованного имущества

В этой ситуации будут иметь значение условия договора аренды, в частности, указано ли, что ремонт должен проводить арендатор, а не арендодатель. Если такое условие есть, значит принять затраты можно. Это следует из писем Минфина от 20.01.2011 № 03-11-11/10, от 12.05.2009 № 03-11-06/2/84.

Суммы учитывают на момент их фактической оплаты (пп. 3 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК).

Если же стоимость ремонта возмещается арендодателем, такие издержки учесть нельзя.

Ремонт своего имущества

Подпункт 3 пункта 1 статьи 346.16 НК является основанием для учета затрат на ремонт ОС. В нем конкретно указано на такую возможность. В пункте просто добавлена пометка, что норма касается и арендованного имущества в том числе. Поэтому если вы ремонтируете свое помещение, эти расходы можно принять без каких-то дополнительных условий.

Каким бывает ремонт, и что включают расходы на него

Стоит отметить, что следует понимать под затратами на ремонт в рамках обсуждаемой статьи. Разъяснение есть в пункте 16 письма Госкомстата от 09.04.2001 № МС-1-23/1480. В нем указывается, что ремонт может быть текущим или капитальным. Под расходами при этом понимается стоимость работ:

• по поддержанию основных фондов в рабочем состоянии;

• в течение всего СПИ;

• без улучшения первоначальных нормативных показателей функционирования.

Текущий ремонт подразумевает поддержание объектов основных фондов в рабочем состоянии. Его периодичность менее одного года. Под основными фондами (ОФ) понимаются производственные активы, притом что такие активы используются неоднократно или длительное время (не менее года) для производства товаров и оказания услуг.

Капитальный ремонт подразумевает замену изношенных конструкций (деталей) на более прочные и экономичные конструкции.

Есть также модернизация и реконструкция. В этом случае улучшаются показатели функционирования ОФ.

Заключение

Резюмируя, можно сказать следующее. Если упростить, офисные расходы делятся на три категории:

1. Те, что конкретно указаны в п. 1 ст.346.16 НК. То есть с ними не бывает дополнительных вопросов и спорных моментов, все однозначно. Следует добавить, что перечень в этом пункте является закрытым. Поэтому включить в него что-то иное не получится;

2. Затраты, которые прямо не прописаны, но которые точно можно учесть. К примеру, то, что следует относить к материальным расходам. Как правило, по таким суммам есть конкретные и однозначные разъяснения контролирующих органов. С данной категорией рисков не очень много;

3. Самая рискованная категория. К ней можно отнести случаи, когда мнение органов и мнение суда имеют разный характер. С одной стороны, органы конкретно и однозначно высказываются по таким вопросам. С другой стороны, суды принимают позицию налогоплательщика и признают такие расходы. В этом случае почти наверняка будут проблемы с налоговой службой. Судебная практика хотя и есть, но она довольно старая и ее не так много. Поэтому риск при признании подобных затрат видится наиболее высоким. Последствия могут быть серьезнее, чем факт признания таких расходов. Поэтому если у вас такой случай, не рекомендуем принимать данные затраты. Но решение всегда остается за налогоплательщиком.