Автоматизация учета

На что способен архив первичных документов, когда работает в связке с искусственным интеллектом

Работа с первичкой — то еще приключение, которое отнимает много времени. Сначала бухгалтеру нужно обработать документы и занести их в систему, при этом важно ничего не упустить и не потерять. А после отправить на хранение, да так, чтобы не отхватить штраф и вовремя предоставить весь пакет документов по требованию ФНС. Почему электронный архив в связке с искусственным интеллектом станет вашим помощником не только в обработке документов, но и в подготовке к проверкам ФНС? Давайте разбираться.
На что способен архив первичных документов, когда работает в связке с искусственным интеллектом
Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Почему электронный архив в связке с искусственным интеллектом станет вашим помощником не только в обработке документов, но и в подготовке к проверкам ФНС? Давайте разбираться. 

Что ты такое, электронный архив финансовых документов?

На первый взгляд, электронный архив — это просто хранилище файлов, будь то скан-копии бумажных или оригиналы электронных документов. Но на самом деле все гораздо сложнее.

Это целая система для юридически значимого хранения, быстрого поиска и сбора документов и их дальнейшего представления в контролирующие органы.  

Архив может быть организован разными способами:

1. В учетной системе компании. Плюс в том, что не нужно устанавливать отдельный сервис для хранения документов. ERP-система есть в каждой организации — в ней ведется учет финансово-хозяйственной деятельности. Обычно она предлагает инструменты для прикрепления файла к конкретной операции, например, в 1С можно приложить скан-копию по кнопке в виде «скрепки». При этом связи между документом и транзакцией сразу отображаются. 

Основной минус — система не предназначена для работы с большим объемом файлов и регулярных запросов на поиск. К тому же в учетной системе, как правило, работают финансово-экономические службы, поэтому доступ к первичке будет только у них. Это не всегда удобно, так как документы могут понадобиться отделам продаж или логистики.

2. В облаке провайдера ЭДО. Если организация отправляет первичку контрагентам через сервисы обмена, чаще всего услуга по хранению документов в облаке предоставляется бесплатно. Но всегда есть риск, что доступ будет ограничен или станет платным. Крупные компании предпочитают хранить документы во внутреннем контуре, поэтому такие услуги провайдеров им не всегда подходят. 

Если используется несколько сервисов обмена, то бухгалтер тратит время, чтобы собрать необходимые документы из разных мест. К тому же скан-копии бумажных документов придется хранить отдельно. Поэтому архив на базе оператора ЭДО не решает задачу консолидации ПУД в одном месте. Доступ к документам также ограничен только пользователями таких сервисов.  

3. В отдельном электронном архиве. Такое хранилище может быть как локальным, так и облачным. Чаще всего это готовые решения с продуманной архитектурой для надежного хранения любого объема документов, набором инструментов для настройки системы под определенные параметры, встроенным распознаванием скан-копий, автоматическим заполнением карточек документов и сохранением юридической значимости в соответствии с законом. 

Если встроить архив в ECM-систему, то управлять контентом и процессами согласования и подписания можно в едином контуре. Благодаря этому с первичными документами смогут работать пользователи из разных отделов, при этом доступ будет разграничен в соответствии с их полномочиями. Например, сотрудники склада оперативно занесут документы по поступлению товара, а менеджеры по продажам — проконтролируют возврат подписанной контрагентом первички.    

Используйте любой из перечисленных способов хранения первичных документов или их сочетание. Выбор будет зависеть от специфики организации, количества документов, а также наличия необходимых сервисов в компании. Но важно понимать, для сокращения трудоемкости сотрудников на формирование архива и подготовку документов по требованиям ФНС необходим полноценный инструмент, который организует единое хранилище бумажных и электронных первичных документов из разных источников: сервисов обмена, учетной системы, почты или скана.

Наполняйте архив с умом, а искусственный интеллект в этом поможет

Далеко не все компании полностью перешли на электронный документооборот. Сегодня большинство используют смешанный. Поэтому для многих организаций актуален вопрос создания единого архива бумажных и электронных документов. 

Что касается цифровых формализованных документов, с ними работать в разы проще. Если настроена интеграция с сервисами обмена, документы от поставщиков автоматически загружаются в электронный архив. Бухгалтеру для этого ничего делать не нужно. 

Сложнее ситуация обстоит с бумажными документами, так как их сначала нужно отсканировать.

Чтобы бухгалтер не тратил время на ручной ввод данных с листа, на помощь приходят интеллектуальные сервисы, которые захватывают скан-копии из папки на ПК или из почтового ящика.

Кроме того, сканировать можно сразу весь пакет документов, потому что ИИ-сервисы без участия человека могут:

  • разделить его на отдельные файлы в соответствии с типом документа;

  • изменить порядок следования страниц, если они были перепутаны при сканировании;

  • перевернуть страницы или удалить пустые.

Этапы обработки документов с помощью встроенного в Directum RX интеллекта 

Далее искусственный интеллект распознает текст из первички любого формата (PDF, DOC, TIFF и пр.) и формирует электронную карточку с заполненными полями.

Например, Directum RX Intelligence умеет извлекать реквизиты из 20 распространенных видов документов со 100% точностью.

Если вы обмениваетесь и другими видами, то система самостоятельно дообучается и наращивает точность распознавания в процессе работы с новыми ПУД. 

Извлечение данных из неформализованных документов

Затем первичка обрабатывается в зависимости от типа. Например, счета-фактуры, акты, УПД и товарные накладные содержат в себе табличную часть с перечнем номенклатур, суммами и количеством товаров или услуг.

Бухгалтеру не нужно пересчитывать числа, ИИ-механизмы самостоятельно проведут перекрестные и арифметические проверки. А при необходимости могут сопоставить наименования с номенклатурными позициями в учетной системе.

Перекрестные и арифметические проверки по документу

После извлечения данных сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения полей.  Делается это оперативно, так как бухгалтер смотрит уже готовую и заполненную реквизитами карточку документа. Ему не нужно сравнивать каждый символ с оригиналом.

Для удобства пользователей система подсвечивает поля, на которые стоит обратить внимание. Например, если при сканировании смазаны какие-то строки и ИИ их не распознал, проверяющий может скорректировать данные.

В результате скорость обработки одного комплекта документов возрастает в 7 раз, поэтому компания получает значительный экономический эффект по сравнению с ручным вводом данных. 

Сотрудникам не нужно переключаться между интерфейсами и дублировать информацию вручную. Поэтому исчезает риск ошибки из-за человеческого фактора: замыленный глаз, отвлечение на коллег и пр. Проверенный первичный документ автоматически передается в учетную систему благодаря интеграции. 

Как правило, стоимость ИИ-решений рассчитывается в зависимости от количества обрабатываемых документов. У Directum RX Intelligence есть преимущество — интеллектуальные сервисы уже встроены в систему, поэтому можно работать с неограниченным количеством документов. 

Бухгалтер, отдохни! Пока финансовый архив готовит документы по требованию ФНС

Чтобы быстро найти документы, в системе должен быть удобный поиск по атрибутам и по контексту. В Directum RX финансовый архив представляет собой реестр всех документов, как поступивших на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Каждую колонку реестра можно фильтровать. Также используйте дополнительные группировки, например, в разрезе конкретного контрагента или договорного документа. 

Если сотруднику нужно контролировать возврат, то достаточно отфильтровать или сгруппировать по колонке «статус документа». Это делается в пару кликов и не требует дополнительных разработок или настроек. Каждый пользователь может сделать это самостоятельно. 

Список «Ожидают подписания»

С помощью финансового архива в Directum RX за короткое время можно создать выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям. Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может переслать их через онлайн-сервисы отчетности или в рамках налогового мониторинга открыть инспектору доступ к запрашиваемым документам с помощью интеграции с витриной данных.

Обычно требование от налоговой приходит в виде PDF-документа. В нем перечислены периоды, контрагенты, виды документов, которые ожидает налоговая. С 2026 года ФНС планирует перейти на XML-формат требований, что упростит извлечение данных из них, но процесс подготовки документов останется прежним. 

Интеллектуальная обработка требований от ФНС

В Directum RX Intelligence с помощью интеллектуальных сервисов можно реализовать обработку требований контролирующих органов.

Так, можно будет извлекать из них необходимые данные: период, контрагента, запрашиваемые документы. Далее система сама обратится в финансовый архив и подготовит необходимую первичку для выгрузки. Бухгалтеру останется только проверить корректность информации, которую подготовила система, и нажать на кнопку «выгрузить готовые комплекты документов», а после отправить через сервисы сдачи отчетности. 

Чтобы облегчить обработку финансово-хозяйственных документов и организовать их хранение с учетом быстрого поиска и подготовки к налоговым проверкам, не нужно ничего выдумывать. Уже есть готовые инструменты для удобной работы с первичкой и цифровизации задач бухгалтерии. Познакомьтесь с ними подробнее

Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 183505680, erid: LjN8JsvZJ

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 4 200 ₽ 15 950 ₽

📊 Работа с ЭДО
Легко настроите самые используемые системы ЭДО в компании
💰 4 200 ₽ 15 990 ₽

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 4 200 ₽ 19 900 ₽

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Похожие материалы

Плата за поручительство перед банком облагается страховыми взносами

Если человек выступает поручителем перед банком по кредиту компании, то на вознаграждение за такое поручительство надо начислять страховые взносы.

За два дня самозапрет на оформление кредита подключили почти 2 млн человек

Средний возраст пользователей, которые установили самозапрет на Госуслугах, — 53 года.

НДФЛ

Ремонт в квартире не уменьшает базу по НДФЛ при ее продаже

При продаже квартиры для НДФЛ можно учесть расходы на ее покупку, но не на ремонт.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
АУСН

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

До 5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить в ИФНС сведения за февраль 2025 года.

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

За выращивание лососевых рыб будут давать государственные субсидии

Предпринимателям, которые выращивают красную рыбу, возместят расходы на питомники, помещения и оборудование.

УСН

Доход ИП от продажи имущества идет по УСН, если оно для бизнеса и в ЕГРИП есть нужные коды ОКВЭД

Доходы от деятельности, подпадающей под вид деятельности, заявленный ИП в ЕГРИП, признаются доходами, полученными от предпринимательской деятельности.

Благотворительное пожертвование для ИП

Подскажите, пожалуйста, как будет верно. Ип на УСН Д6, занимается курсами робототехники для школьников, планирует сопровождать команду на соревнования. Оплатить...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Так на какие статьи в письме ссылаются? Гранты есть в пп.14 п.1 ст.251 НК, даже если её применить к ИП, то никак не получается. Потому что ООО...

Читать полностью

Елене Блиновской дали реальный срок за уклонение от уплаты налогов, отмывание денег и незаконный оборот средств платежей. 🙅‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1882

Блогеру Елене Блиновской дали срок пять лет колонии общего режима и штраф в 1 млн рублей. В течение 4-х лет ей запретили заниматься коммерческой деятельностью.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Банкротство

Кабмин начал реформировать процедуру банкротства

Правительство уточнит, когда должны появляться сведения в реестре о банкротстве, а также даст участникам СВО право обращаться за внесудебным банкротством.

⚡️ Итоги дня: ЦБ будет искать сообщник мошенников среди сотрудников банка, а по воскресеньям могут запретить продажу алкоголя

Подготовили обзор главных событий дня — 3 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

6
Обучение для бухгалтеров

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Сегодня, 3 марта, крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ за период с 23.02.2025 по 28.02.2025. Рассказываем, какие изменения 2025 года надо учесть, чтобы сдать отчет без ошибок.

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Весенняя акция к 8 марта! Онлайн-курсы по 4 200 рублей

Пока мужчины выбирают тюльпаны и мимозы, мы решили собрать букеты, которые никогда не завянут и будут всегда радовать. Составьте свой букет знаний из онлайн-курсов со скидкой! До 4 марта вы можете купить самые свежие онлайн-курсы по 4 200 рублей. Поторопитесь — букеты разбирают на глазах!

Для налога на имущество по объекту общепита учитывают всю его площадь

Налогом на имущество по кадастровой стоимости облагаются помещения, назначение, разрешенное использование или наименование которых по ЕГРН или документами технического учета предусматривает размещение офисов, торговых объектов, объектов общепита и бытового обслуживания либо которые фактически используются для этих целей.

Проверки

Отели должны получить свидетельство о классификации до 1 сентября

Сайты для туристов не смогут публиковать информацию о гостиницах и других средствах размещения, которые не получили классификацию.

Отпуска

Минтруд объяснил, потеряет ли сотрудник стаж для отпуска при смене должности

Отработанное время будут учитывать при переходе на новую должность, но только у того же самого работодателя. Если устроиться в другую компанию, то отпуск придется «заработать» заново.

Рестораторов пока что не будут наказывать за несоблюдение новых правил работы с ККТ

Чтобы кафе могли печатать чеки до расчета с клиентом, нужно перенастроить программу, но обновления еще не прошли тесты. Поэтому ФНС пока что не будет штрафовать предпринимателей за неправильную работу с кассой.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

Сотрудник купил билет на субботу, при этом согласно приказу командировка начиналась с понедельника. Компания ему возместила расходы, но СФР стал настаивать на уплате взносов на травматизм. Суд встал на сторону компании и признал требование фонда необоснованным.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

При возврате импортированного товара будет ставка НДС 0% как при экспорте

При ввозе товаров из стран ЕАЭС надо заплатить таможенный НДС. Но если товар оказался бракованным, после его возврата надо скорректировать декларацию и заявление о ввозе, убрав оттуда возвращенный товар. Для товара надлежащего качества это правило не работает.

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Появление отметки о недостоверности директора в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) — что это значит, чем это грозит и какие шаги следует предпринять?

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Владельцев квартир обяжут делиться информацией об арендаторах

Для безопасности жителей многоквартирного дома собственников могут обязать сообщать в МВД и управляющие компании о сдаче жилья в аренду.

3

Интересные материалы

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами

Если ООО заключает договор для предоставления услуг с помощью собственного ПО, то нужно учесть нюансы уплаты НДС при электронных услугах. Разбираемся, кто исчисляет и уплачивает НДС и что будет с налогом на доходы.

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами