"Правильный" счет-фактура. Какой он?

Ежемесячный журнал "Новая бухгалтерия" N 10, 2006 г.
Э. Глуховская

      Суммы налога на добавленную стоимость по товарам (работам, услугам), имущественным правам, приобретенным на территории РФ для осуществления операций, подлежащих обложению этим налогом, с 1 января 2006 г. принимаются к вычету вне зависимости от фактической уплаты сумм НДС.

      В связи с этим налоговые органы с этого года еще больше внимания стали уделять проверке правильности оформления счетов-фактур. Ведь теперь счет-фактура, по сути, является единственным документом, подтверждающим право на вычет.

      Но нужно помнить, что счет-фактура дает право на вычет только в том случае, если он оформлен в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 ст. 169 НК РФ. Если хоть одно требование нарушено - вычета не видать. Вот и пытаются налоговики найти какие-нибудь огрехи в заполнении счета-фактуры.

      В течение 2006 г. Минфин России издал ряд писем, в которых разъяснил свою позицию по вопросу заполнения счетов-фактур в различных ситуациях.

     Красной нитью во всех разъяснениях финансового ведомства проходит мысль: право на вычет дает только тот счет-фактура, который содержит все обязательные реквизиты, перечисленные в пунктах 5 и 6 ст.169 НК РФ.

      Посмотрим теперь, какие требования предъявляются к заполнению отдельных реквизитов.

     Итак, с 1 января 2006 г. в общем случае для вычета "входного" НДС уже не важен факт оплаты поставщику. Поэтому в этом году встал вопрос о том, а так ли важно теперь обращать внимание на заполнение строки 5 счета-фактуры "К платежно-расчетному документу"?

      Да, важно. Ведь пункт 5 в качестве обязательного реквизита счета-фактуры называет "номер платежно-расчетного документа", который нужно указывать в случае авансовых платежей.

      Таким образом, если вы оплатили товары (работы, услуги) авансом, то при получении счета-фактуры от поставщика обязательно проверьте, заполнена ли там строка 5. Отсутствие в строке 5 информации о номере платежно-расчетного документа делает невозможным вычет по этому счету-фактуре (письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-04-09/14 и от 24.04.2006 N 03-04-09/07).

      Кроме того, важно иметь в виду, что согласно Приложению 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.12.2002 N 914) при оплате товаров (работ, услуг) за наличный расчет в строке 5 счета-фактуры должны быть указаны реквизиты кассового чека. Если строка 5 не будет заполнена, налоговый орган, скорее всего, откажет в праве на вычет (см. письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-04-09/07).

      При оказании услуг постоянно возникают вопросы о порядке заполнения граф с информацией о грузоотправителе и грузополучателе.

      Минфин России неоднократно разъяснял свою позицию по этому поводу. В случае оказания услуг понятия "грузоотправитель" и "грузополучатель" отсутствуют. Поэтому чиновники рекомендуют ставить в соответствующих графах прочерки.

      Однако на практике организации часто заполняют эти строки, указывая в них информацию о поставщике и покупателе. Является ли это нарушением? Нет. Проставление в строках "Грузоотправитель и его адрес" и "Грузополучатель и его адрес" тех же данных, что и в строках "Продавец" и "Покупатель", не является причиной для отказа в вычете суммы НДС, указанной в этом счете-фактуре (письмо Минфина России от 24.04.06 N 03-04-09/07).

      Еще одно разъяснение по поводу заполнения реквизитов, которые в принципе заполнены быть не могут.

      В нижней части счета-фактуры присутствуют реквизиты "Руководитель", "Главный бухгалтер", "Индивидуальный предприниматель". Очевидно, что одновременно все эти реквизиты заполнены быть не могут. Соответственно, не является нарушением отсутствие в счете-фактуре, выставляемом организацией, реквизитов, касающихся индивидуального предпринимателя, а в счете-фактуре, выставляемом индивидуальным предпринимателем, - реквизитов "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" (письмо Минфина России от 26.07.2006 N 03-04-11/127).

      В ситуации, когда организация реализует свои товары через структурные подразделения, возникает вопрос: кто должен выписывать счета-фактуры и чьи реквизиты в них указывать?

      Для таких случаев Минфин напоминает, что структурные подразделения самостоятельными плательщиками НДС не являются (письмо Минфина России от 04.05.2006 N 03-04-09/08). Поэтому счета-фактуры могут выписываться такими структурными подразделениями только от имени головной организации - юридического лица.

      При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями, в строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" указываются реквизиты организации-продавца; в строке 2б "ИНН/КПП продавца" - КПП соответствующего структурного подразделения; в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" - наименование и почтовый адрес структурного подразделения.

      Отсутствие обязательных реквизитов не дает права на вычет. А является ли нарушением, если поставщик включит в счет-фактуру какие-либо дополнительные реквизиты? В письме Минфина России от 26.07.2006 N 03-04-11/127 указано, что ст. 169 НК РФ это не запрещено. Поэтому отказ в вычете по факту включения в счет-фактуру дополнительной информации (дополнительных реквизитов) невозможен.

      В частности, не является нарушением порядка заполнения счета-фактуры наличие реквизита "Выдал", либо "Выдал (ответственное лицо)".

      Особое внимание нужно обращать на лиц, подписывающих счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ).

      В случае подписания счета-фактуры уполномоченными лицами, действующими на основании распорядительных документов, вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера после подписи необходимо обязательно указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-04-09/1).

      В то же время, если в таком счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера (наряду с фамилиями лиц, подписавших счет-фактуру), то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований НК РФ.

      Если счет-фактуру подписывают "иные" лица, то их должности указывать в счете-фактуре не нужно. Просто они должны поставить свои подписи рядом с реквизитами "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", наличие которых является обязательным.

      Однако специалисты Минфина России не видят "криминала" в том, что вместо реквизитов "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" в счете-фактуре указана должность лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина от 26.07.2006 N 03-04-11/127). По их мнению, это не является нарушением порядка заполнения счетов-фактур. Заметим, что в данном случае Минфин России корректирует позицию Федеральной налоговой службы, придерживающейся мнения, что отсутствие, а также какое-либо изменение указанных реквизитов ведет к нарушению требований ст. 169 НК РФ (письмо ФНС России от 20.05.2005 N 03-1-03/838/8).

      Бывает, что счет-фактура выписывается сразу на много товарных позиций и они все не умещаются на одном листе.

      Пункт 2 ст. 169 НК РФ не устанавливает обязанность налогоплательщика выставлять счета-фактуры на одном листе. Поэтому Минфин России допускает возможность составления счета-фактуры на нескольких листах с указанием реквизитов "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" на последнем листе документа. При этом сквозная нумерация листов счета-фактуры обязательна (письмо Минфина России от 15.05.2006 N 03-04-09/11).

      И в заключение - о наболевшем. Какой адрес продавца и покупателя нужно указывать в счете-фактуре: фактический или юридический?

      Ответ дан в письме Минфина России от 07.08.2006 N 03-04-09/15.

      В соответствии с приложением 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур... указание места нахождения продавца и покупателя должно производиться в соответствии с учредительными документами. Таким образом, при заполнении соответствующих строк счетов-фактур должны указываться юридические адреса продавца и покупателя.

      Вместе с тем, если в учредительных документах указаны юридический и фактический адреса организации, наличие в счете-фактуре обоих адресов организации является допустимым. НДС по составленному таким образом счету-фактуре принимается к вычету.

Не оценивая правомерность тех или иных рекомендаций Минфина России, отметим практическую сторону вопроса: их соблюдение дает дополнительные гарантии последующего вычета НДС. Налогоплательщик, владеющий такой информацией и способный ее применить, существенно повышает степень своей защиты от потерь на суммах НДС.