Бланк строгой отчетности: что это
К бланкам строгой отчетности (БСО) относятся все формы, учитываемые на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»: трудовые книжки, путевки и другие.
Как правило, эти документы имеют бумажный носитель, не являются денежными документами и не учитываются как самостоятельные активы или обязательства.
Особую категорию БСО организации и ИП используют вместо кассовых чеков. Такие бланки оформляют при оказании бытовых услуг населению. Их перечень сформирован на основании классификаторов ОКВЭД 2 и ОКПД 2. Отдельно в бухучете эти формы не отражают.
С первого июля 2019 года предприниматели должны печатать БСО посредством онлайн-касс. Выдавать бумажный бланк вместо кассового чека вправе только предприниматели на патенте, которые освобождены от применения ККТ.
Форму разрабатывают самостоятельно, заполняя при этом обязательные реквизиты, например, это может быть квитанция об оплате услуг.
В остальных ситуациях использовать типографские бланки без кассового чека недопустимо.
Автоматизированную систему БСО нужно зарегистрировать в инспекции, предварительно подав заявление. Как и онлайн-касса, АС БСО должна быть включена в реестр и оборудована фискальным накопителем. При этом применять ее можно лишь при расчетах за услуги.
О том, как работать с первичкой, вести налоговый учет по правилам 2024 года, рассчитывать и уплачивать налоги в срок, рассказываем на курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С».
После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.
Сейчас вы можете записаться и получить новую профессию со скидкой за 15 900 рублей вместо 32 890 рублей.
Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер» и стандартам Министерства образования РФ.
Виды бланков строгой отчетности
Бланки строгой отчетности могут быть изготовлены компанией самостоятельно или получены от третьих лиц. Перечень документов открыт, но основные виды приведены в таблице.
Вид БСО | Способ поступления |
Трудовые книжки и вкладыши к ним | Приобретение в специализированных типографиях |
Дипломы и удостоверения | Самостоятельное изготовление, включая подрядный способ |
Формы для выписки векселей | |
Подарочные карты и сертификаты | |
Чековые книжки | Получение от банка и фонда |
Путевки, полученные от СФР и оплаченные за счет средств фонда | |
Автоматизированные БСО | Формирование с помощью специализированного ПО |
Типографские бланки, которые ранее использовались при расчетах за товары, работы, услуги без применения ККТ | Приобретение в типографиях или самостоятельное изготовление |
Учет бланков строгой отчетности
В бухгалтерском учете бланки относятся к запасам для управленческих нужд. Поэтому компания вправе решить, будет ли она сразу списывать затраты на БСО или учтет их в составе материалов (п. 2 ФСБУ 5/2019). Выбранный вариант фиксируется в учетной политике.
Расходы на приобретение документов отражают как затраты по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов. К первым обычно относят траты на изготовления подарочных сертификатов, а ко вторым — оплату за бланки трудовых книжек, чековых книжек.
В случае единовременного списания расходов на бланки в учете формируются проводки:
Дебет 20,23, 25, 26, 44, 91-2 и другие Кредит 60 — списаны затраты на покупку БСО;
Дебет 19 Кредит 60 — учтен входной НДС в стоимости.
Когда документы сначала включают в состав запасов, бухгалтер делает следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60 — поступили бланки строгой отчетности;
Дебет 19 Кредит 60 — отражен НДС в стоимости;
Дебет 20, 23, 25, 26, 44, 91-2 и другие Кредит 60 — документы переданы в подразделение для дальнейшего использования.
При любом из методов БСО нужно отразить по дебету счета 006, чтобы обеспечить контроль их движения. В данном случае цена будет условной: фактическая либо любая другая, к примеру,1 рубль.
Аналитический учет ведется по местам хранения бланков. Это могут быть подразделения или ответственные лица, например, «БСО в бухгалтерии» или «БСО в отделе управления персоналом».
Движение бланков за балансом отражают на основании первичных документов. При этом делают проводки:
Дебет 006 «БСО в отделе управления персоналом» — бланки трудовых книжек переданы в подразделение;
Кредит 006 «БСО в отделе управления персоналом» — списан испорченный бланк трудовой книжки на основании акта.
Если организация приобретает путевки за свой счет, марки, проездные билеты и другие денежные документы, отражать их за балансом не нужно. Они учитываются на счете 50-3 «Денежные документы»:
Дебет 50-3 Кредит 60,76, 71 и другие — оприходованы проездные билеты, почтовые марки и иные денежные документы.
Заполнение бланков строгой отчетности
Порядок формирования документа зависит от его вида. БСО об оказании услуг формируют с помощью ККТ, они по сути аналогичны кассовому чеку. Поэтому БСО должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых приведен в таблице.
Реквизит | Значение |
Наименование документы | Бланк строгой отчетности |
Порядковый номер | Номер за смену автоматизированная система присваивает самостоятельно |
Дата, время и место расчетов | Указывают адрес здания или помещения с почтовым индексом, наименование и номер транспортного средства с указанием адреса субъекта и сайта пользователя. Время устанавливают в соответствии с часовым поясом места установки системы |
Наименование организации или ИП | Сокращенное название компании, Ф.И.О. предпринимателя. Реквизиты заполняют в ККТ до начала использования |
ИНН пользователя | ИНН компании или ИП |
Система налогообложения | ОСН, УСН-доходы, УСН — доходы-расходы, патент |
Признак расчета | Приход, расход, возврат прихода (расхода) |
Наименование услуги, платежа, их количество | В законе конкретных требований нет. Основанием может быть классификатор ОКПД2. Пользователь вправе приводить услугу сокращенно или с дополнительным кодом в соответствии с номенклатурой. Наименование в БСО должно совпадать с информацией из системы налогоплательщика |
Цена услуги | Указывают цену в рублях за единицу с учетом наценок и скидок |
Стоимость услуг с НДС с отдельным указанием ставок и сумм по каждой ставке | Заполняют только плательщики налога |
Форма расчета | Наличная или безналичная оплата |
Должность и Ф.И.О. лица, которое производит расчеты | Указывается во всех случаях, кроме оплаты электронными средствами платежа через Интернет |
Регистрационный номер ККТ | Номер, который система присвоила при регистрации. Отображается до начала работы с системой |
Заводской номер модели фискального накопителя | Номер из паспорта фискального накопителя |
Фискальный признак документа | Генерируется накопителем и отображается автоматически |
Адрес сайта, где можно проверить БСО на подлинность | Допустимо не указывать, если субъект работает в местности с плохой связью, на территории военного объекта, органов государственной охраны или внешней разведки (п. 7 ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) |
Абонентский номер, адрес электронной почты покупателя и отправителя БСО | Реквизит заполняется, если покупателю направляют электронный БСО или ссылку на интернет-адрес, где можно получить документ |
Порядковый номер фискального документа | Присваивается системой БСО автоматически |
Номер смены | |
Фискальный признак сообщения | |
QR-код | Представляет собой двухмерный штрихкод, который содержит закодированные реквизиты проверки бланка |
Место установки устройства для расчетов | Заполняют при расчетах с применением автоматических устройств |
Бланки могут иметь и дополнительные реквизиты в зависимости от специфики деятельности продавца. Все данные БСО должны быть четкими и легко читаться в течение шести месяцев со дня печати на бумажном носителе.
В качестве приложения компания или ИП могут выдавать и типографский бланк строгой отчетности, если в нем есть необходимость. БСО, которые разработаны в специализированной типографии или только на бумажном носителе, заполняют по другим правилам. К примеру, это трудовые книжки, дипломы, сертификаты, чековые книжки. Записи в них вносят вручную или при помощи компьютера согласно действующему законодательству.
Формы бланков строгой отчетности
БСО могут быть утверждены законодательством или разработаны субъектом.
Некоторые формы бланков органы власти на федеральном уровне утверждают для определенных форм или видов услуг. Такие документы обязательны к применению на территории всей страны. Например, бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, приказом Минкультуры от 29.06.2020 № 702 введены формы экскурсионных путевок, абонементов, а постановлением Правительства от 01.10.2020 № 1586 — форма билетов на общественный транспорт.
Содержание таких БСО должно соответствовать требованиям нормативных правовых актов.
Для документов, сформированных в АС БСО, форма также утверждена законом о применении ККТ. Такие бланки автоматически формируются системой и содержат все обязательные реквизиты.
Что касается самостоятельно разработанных форм, то они обычно включают наименование документа, его номер и серию, название, ИНН и адрес субъекта, который составил бланк, вид услуги и ее стоимость, сумму уплаченных денежных средств, дату оплаты, должность, Ф.И.О. и подпись ответственного сотрудника, который составил БСО.
Как правило, это подарочные карты, сертификаты, а также квитанции, которые выданы предпринимателями, освобожденными от применения ККТ.
Когда БСО поступают в организацию или к ИП из типографии, от банков или фондов, оприходовать их нужно на основании отгрузочных документов: актов на передачу или накладных. Если бланки изготовлены собственными силами, следует оформить накладную на внутреннее перемещение.
После принятия к учету составляется акт о приеме бланков строгой отчетности. Унифицированная форма не предусмотрена, однако документ должен содержать название, место и дату формирования, должности и фамилию с инициалами ответственных лиц, которые принимают БСО. Из акта должно быть ясно, какие именно бланки и в каком количестве получила организация.
В некоторых случаях прием БСО производит комиссия. Тогда данный факт следует учесть при разработке формы акта.
Образец заполнения документа можно скачать по ссылке.
Книга учета бланков строгой отчетности
Все бланки подлежат отражению в регистре бухгалтерского учета на основании акта о приемке. Он может быть оформлен на бумаге или в электронном виде. Так, если компания использует бухгалтерскую программу, таким регистром является оборотно-сальдовая ведомость по счету 006 «Бланки строгой отчетности».
Можно применять и бумажный регистр. Его форма для коммерческих компаний законом не предусмотрена. Поэтому за основу можно взять книгу учета бланков строгой отчетности для бюджетных учреждений.
Все объекты учета такой книги должны иметь хронологическую и систематическую группировку. Каждый бланк отражается по виду, серии и номеру. В книге указывают дату получения и выдачи документа, его условную оценку и количество форм. Получившее бланк лицо проставляет свою подпись. На конец периода в книге выводят остаток.
Обязательным реквизитом является должность, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение регистра лица. При этом несанкционированные исправления документа недопустимы.
При разработке порядка ведения книги учета БСО можно принять во внимание отраслевые правила или правила отдельных организаций.
Специальные требования установлены к учету трудовых книжек. С первого сентября 2021 года субъекты самостоятельно разрабатывают формы таких регистров. Книгу или журнал учета нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и проставить печать при ее наличии.
Что касается автоматизированных БСО, отражать их на счете 006, в книге учета или другом специальном регистре не требуется. Такие документы учитывают непосредственно в программном обеспечении.
Хранение бланков строгой отчетности
Хранить БСО следует в специальных помещениях, сейфах или металлических шкафах. Такой порядок соответствует закону о бухгалтерском учете от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поэтому действует в настоящее время.
Срок хранения бланков зависит от их вида. К примеру, типографские БСО субъекты должны хранить в течение 5 лет после использования или списания. Это касается также корешков от выданных бланков.
Подарочные сертификаты и карты относят к документам о кредиторской задолженности. Поэтому в отношении них тоже действует пятилетний период с момента погашения или окончания срока действия, если они не реализованы.
Автоматизированные БСО, которые переданы покупателю на бумажном носителе, продавец хранить не обязан. К тому же через несколько месяцев печатные бланки быстро выцветают и становятся нечитаемыми.
Требование о хранении действует только для фискального накопителя, в который включена информация о сформированных бланках. Срок хранения составляет 5 лет со дня завершения использования. Также в течение пятилетнего срока данные сохраняют операторы фискальных данных (п. 2 ст. 5 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Для трудовых книжек порядок установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Своим распоряжением руководитель назначает сотрудника, который будет отвечать за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Если для иных БСО предусмотрены особые правила хранения, субъект должен руководствоваться ими.
Списание бланков строгой отчетности
В случаях использования, порчи, неправильного оформления, окончания срока действия или изменения законодательства БСО подлежат списанию.
Бланки можно уничтожить, если закон это позволяет. Как правило, их рвут вручную, измельчают в шредере, сжигают или передают в специализированную организацию для уничтожения. Конкретный порядок выбытия зависит от вида документа.
Трудовые книжки и вкладыши к ним списывают и уничтожают по специальным правилам. Процедуру оформляют актом, в котором приводят номер и серию бланка.
Для подарочных сертификатов, скидочных карт и иных БСО порядок списания не предусмотрен. Организация или ИП разрабатывают его самостоятельно. В правилах обычно утверждают, нужно ли уничтожать бланк, каким способом это сделать и кто из должностных лиц несет ответственность за процедуру.
Также следует разработать и утвердить документы о списании. Например, акт об уничтожении, который закрепляют в приложении к учетной политике.
В документе рекомендуется предусмотреть следующие реквизиты:
название компании или Ф.И.О. предпринимателя;
дату и место оформления акта;
состав комиссии при наличии;
перечень бланков к списанию с указанием причины;
дату уничтожения документов;
подписи ответственного лица или всех членов комиссии.
Образец заполнения акта можно скачать по ссылке.
Если с неиспользованными бланками невозможно совершить мошеннические действия, акт можно составить без комиссии. Речь идет, например, об уничтожении магнитных пропусков после замены замков. В иных случаях безопаснее создавать комиссию.
Для списания типографских бланков при расчетах без ККТ отдельный порядок не установлен. Обычно применяют общие правила для списания первички. При этом определяют количество и перечень БСО, которые в работе больше не используются, и уничтожают их на основании акта о списании. Корешки, копии бланков, испорченные БСО также подлежат списанию по окончании 5 лет хранения при условии завершения проверки.
Начать дискуссию