Как правильно заполнить график отпусков на 2025 год

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков — это документ, который регламентирует очередность предоставления отпусков в течение года. Составлять его обязан каждый работодатель.

За отсутствие графика отпусков предусмотрена административная ответственность: юрлицу грозит штраф от 30 до 50 тыс рублей. Для ИП и должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Это указано в ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

С помощью графика отпусков работодатель может планировать работу отделов с учетом отсутствия сотрудников в определенные дни. Это помогает структурировать работу и составлять задачи на будущее.

Чем регулируется график отпусков

График отпусков регулируется Трудовым кодексом (ст. 123, 125, 262.2, 286, 287), ФЗ от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Законом РФ от 15.05.1991 №1244-1. Разъяснения по отдельным вопросам даются в письмах Минтруда, ГИТ и Роструда.

Профсоюз

В шапке графика формы Т-7 есть строка для мнения профсоюза.

Это поле надо заполнять, если в организации в принципе есть профсоюз и он представляет интересы всех или большинства работников.

Для выдачи мотивированного мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней.

Если в профсоюзе состоят менее половины сотрудников, то его мнение о графике запрашивать не нужно, сообщает Роструд.

Мнение иных представительных органов (не профсоюза) учету не подлежит, разъясняет ГИТ в г. Москве в письме от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964.

Запланированная дата отпуска

В табличной части графика работодатель должен заполнить дату начала отпуска.

Здесь надо указать конкретную дату, а не просто месяц.

Причем для одного сотрудника может быть несколько дат.

Во-первых, по договоренности работника и работодателя отпуск можно разделить на части. Главное, чтобы одна из частей была не менее 14 дней.

Во-вторых, Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска с прошлого года, их тоже надо включить в график. Об этом можно сделать комментарий в графе 10 (примечание).

Впрочем, взять отпуск за прошлый год можно и вне графика по соглашению с работодателем. Об этом говорит Роструд в письме от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1.

Выбор даты отпуска

Некоторые категории сотрудников имеют право на отпуск в удобное им время. С ними можно заранее согласовать даты и включить их в график. Но все равно у них остается право потом пойти в отпуск и вне графика.

К таким льготникам относятся:

несовершеннолетние работники;
супруги жен, находящихся в декрете;
родитель, работающий на Крайнем Севере, для сопровождения ребенка в другой регион для поступления в учебное заведение;
родитель ребенка-инвалида;
многодетные родители (у кого 3 и более детей, младшим из которых нет 14 лет);
почетные доноры;
Герои России и кавалеры ордена Славы;
Герои Соцтруда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
чернобыльцы;
пострадавшие от радиации в Семипалатинске;
внешние совместители, если они идут в отпуск на основном месте;
супруги военнослужащих во время отпуска супруга.

При этом отец ребенка-инвалида не может выбирать себе время для отпуска, если он не живет с ребенком, разъясняет Роструд.

Многодетный отец не может взять отпуск сразу после трудоустройства, говорит Минтруд в письме от 18.10.2023 № 14-6/ООГ-6552.

У многодетных родителей есть право выбирать удобное время для отпуска. Но в любом случае требовать первый отпуск они могут только через 6 месяцев работы.

Ознакомление

Так как график – это локальный акт, то письменное ознакомлением с ним обязательно. Поэтому и делают лист ознакомления с графиком отпусков.

Между тем, в ТК РФ нет нормы об ознакомлении сотрудников с графиком отпусков.

Минтруд в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 также утверждает, что знакомить сотрудников с графиком отпусков не надо. Нужно лишь оповестить их за 2 недели до начала отпуска.

Образец

Образец графика отпусков можно скачать здесь.

Разъяснения трудовых ведомств

В таблице мы собрали разъяснения Минтруда и Роструда по вопросу составления графика отпусков.

Документ	Суть разъяснения
Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399	Минтруд разъяснял, как считать срок для утверждения графика отпусков.
Письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439	В график отпусков можно вносить изменения.
Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321	В график отпусков надо включать всех, в том числе тех, кто скоро уволится.
Письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395	В график отпусков надо включать всех, в том числе тех, кто скоро уволится.
Письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846	Знакомить сотрудников с графиком отпусков не надо. Главное, оповестить за 2 недели до начала отпуска.
Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1	В графике отпусков надо указывать конкретную дату.
Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193	Если организация создана в течение года, то график отпусков на текущий год составляется и дополняется по мере найма работников.
Письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1	В график отпусков надо включать, в том числе, работников, которые на момент его составления находятся в отпуске с последующим увольнением.
Письмо Роструда от 02.04.2021 № ПГ/07303-6-1	В график отпусков надо включать всех, в том числе тех, кто скоро уволится.
Письмо Минтруда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1	Дистанционщиков надо включать в график отпусков.
Письмо Роструда от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477	Отпуск можно делить на части.
Письмо Роструда от 12.01.2023 № ПГ/32986-6-1	Роструд разъяснял, как считать срок для утверждения графика отпусков.
Письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1	Отпуск за прошлые годы можно включить в график отпусков.
Письмо Роструда от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470	Новая компания не обязана делать график отпусков на текущий год.
Письмо Минтруда от 18.10.2023 № 14-6/ООГ-6552	Многодетный отец не может взять отпуск сразу после трудоустройства.
Письмо Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1	В график отпусков не нужно включать мобилизованных граждан.
Письмо Минтруда России от 16.05. 2024 № 14-6/ООГ-3001	При временной нетрудоспособности работника отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. Работник не обязан в заявлении указывать на то, что отпуск предоставляется вразрез с утвержденным графиком отпусков.
Письмо Роструда от 10.01.2024 № ПГ/28100-6-1	Работодатель не вправе контролировать как именно работник разделит отпуск на части (ни продолжительность ни их количество). При этом нужно учесть требования законодательства.
Письмо ГИТ в г. Москве от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964.	При составлении графика отпусков работодатель учитывает только мнение профсоюза и больше ничье.