ФНС о заполнении книги покупок и книги продаж

Счет-фактура с нарушениями

Фирма-покупатель получила от продавца счет-фактуру, в котором допущены ошибки. Например, в адресе покупателя, в количестве поставляемых товаров или в других реквизитах. Такой счет-фактуру нельзя регистрировать в книге покупок. Об этом сказано в пункте 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж (утверждены постановлением Правительства РФ № 914). А значит, фирма не сможет воспользоваться налоговым вычетом. Налоговики разъяснили, что следует делать в такой ситуации.

Если продавец внесет необходимые исправления в счет-фактуру, заверит их подписью руководителя и печатью организации и укажет дату исправления, то фирма-покупатель сможет по такому документу принять налог к вычету (или возмещению). А в книге покупок такой счет-фактуру нужно регистрировать после внесения в него исправлений.

Если фирма-покупатель будет придерживаться такого порядка, то у нее не возникнет дополнительных проблем с зачетом налога.

Исправить ошибки, зачесть налог

Но если ошибки в счете-фактуре обнаружены уже после регистрации такого счета в книге покупок? Чиновники предусмотрели в рассматриваемом письме и такую ситуацию.

Бухгалтеру нужно получить исправленный счет-фактуру от поставщика, а также изменить данные книги покупок и декларации по НДС. Последовательность действий такова:

1. направить счет с «ошибками» поставщику, чтобы он внес в него исправления. Причем любые поправки в счете должны быть заверены подписями должностных лиц фирмы-поставщика и ее печатью. Кроме того, в нем должна быть указана дата внесения исправлений;
2. изменить данные книги покупок за тот налоговый период, когда был зарегистрирован «неправильный» счет (аннулировать все данные по нему). Для этого заполняют дополнительный лист к книге покупок;
3. сдать исправленную декларацию по НДС за тот налоговый период, когда налог по «неправильному» счету был принят к вычету. В ней нужно указать уменьшенную сумму НДС, которую фирма возмещает из бюджета;
4. получить от поставщика исправленный документ и зарегистрировать его в книге покупок в том налоговом периоде, которым датируются исправления.

Когда счет «забыли» зарегистрировать

Сотрудники ФНС рассмотрели ситуацию, когда фирма «забыла» зарегистрировать в книге покупок счет-фактуру, полученный в прошлом налоговом периоде. При этом товары (работы, услуги) или имущественные права приняты на учет, что подтверждено соответствующими первичными документами. Такие счета фактуры следует отражать в доплистах книги покупок за тот налоговый период, в котором они были фактически получены. В результате сумма налоговых вычетов за истекший налоговый период увеличится, поэтому фирме придется подать в налоговую инспекцию уточненную декларацию.

До разъяснений налоговиков в доплистах книги покупок можно было делать записи только по аннулируемым счетам. Теперь стало возможным регистрировать в них также и «забытые» счета. Если в книге покупок по ошибке зарегистрирован счет-фактура, который не нужно было регистрировать, то исправления в нее нужно вносить по аналогии с описанным выше способом, то есть с применением дополнительных листов.

Исправляем книгу продаж

Вторую часть письма налоговики посвятили исправлениям книги продаж. Предположим, фирма выписала счет, зарегистрировала его в книге продаж, а потом выяснила, что те или иные данные были отражены в нем неверно (например, занижена стоимость товара и сумма НДС, которую надо начислить к уплате в бюджет). В этой ситуации бухгалтеру следует:

1. исправить данные счета и заверить поправки подписями должностных лиц и печатью фирмы;
2. изменить данные книги продаж за тот налоговый период, когда был зарегистрирован «неправильный» счет (аннулировать все данные по нему и внести правильную информацию). Для этого заполняют дополнительный лист к книге продаж, в котором делают две записи: первая – по аннулированию счета, вторую по внесению правильных данных;
3. сдать исправленную декларацию по НДС за тот налоговый период, в котором была допущена ошибка.

Если же продавец вовремя не зарегистрировал в книге продаж выставленный в прошлом налоговом периоде счет-фактуру, то его действия будут аналогичными. То есть в дополнительном листе книги продаж нужно зарегистрировать «забытый» счет-фактуру датой его выписки. Затем сдать в налоговую инспекцию уточненную декларацию за тот период, в котором должен быть зарегистрирован счет-фактура.

НА ПРИМЕРЕ:

В апреле 2006 года ЗАО «Союз» купило партию товара у ООО «Соверен» общей стоимостью 590 000 руб. (в т. ч. НДС – 90 000 руб.). Счет-фактура по товару был получен в мае 2006 года. Однако он ошибочно не был зарегистрирован в книге покупок. Ошибка была выявлена в октябре 2006 года. «Союз» платит НДС помесячно.

Чтобы исправить ошибку, бухгалтер «Союза» должен заполнить дополнительный лист к книге покупок за май 2006 года и зарегистрировать счет-фактуру ООО «Соверен». Кроме того, ему нужно сдать исправленную декларацию по НДС за этот период. В ней следует указать сумму НДС, которую можно принять к вычету с учетом данных счета-фактуры «Соверена».

А. Хачатурян, аудитор

ОБРАТИМСЯ К БЕРАТОРУ «НДС ОТ А ДО Я»

«…признать вычет неправомерным инспекторы могут, если счет-фактура составлен без указания обязательных реквизитов.

Обратите внимание: если вы получили от контрагента счет-фактуру, в котором не указан какой-то обязательный реквизит, существует и другая опасность. Налоговики могут не принять неправильно оформленный счет-фактуру в качестве основания для налогового вычета. А если это повлечет за собой неполную уплату налога, фирму могут привлечь к ответственности по пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса – штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога». Раздел «Счета-фактуры», глава «Ответственность за неправильное оформление счетов-фактур».

Выдержка из письма Федеральной налоговой службы от 06.09.2006 № ММ-6-03/896 [КАК ВНОСИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В КНИГУ ПОКУПОК И КНИГУ ПРОДАЖ]

Федеральная налоговая служба в связи с запросами налоговых органов и налогоплательщиков о внесении исправлений в счет-фактуру, а также о порядке внесения изменений в книгу покупок и книгу продаж сообщает следующее.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.05.2006 № 283 (далее – постановление № 283) утверждены изменения, внесенные в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденные постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (далее – Правила), при применении которых необходимо учитывать следующее.

Изменения книги покупок

1. В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 Кодекса.

Согласно пункту 2 статьи 169 Кодекса, счета- фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 указанной статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

В пунктах 5 и 6 статьи 169 Кодекса перечислены все обязательные реквизиты, которые должен содержать правильно оформленный счет-фактура.

<...>

Как следует из положений статьи 81 Кодекса, налогоплательщик, обнаруживший факты неполного отражения сведений в ранее поданной им налоговой декларации (в т. ч. сведений о налоговых вычетах), вправе внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию того налогового периода, к которому относятся соответствующие операции.

Следовательно, если налогоплательщик в текущем налоговом периоде обнаружил в ранее поданной им налоговой декларации по НДС неполное отражение им сумм налога, подлежащих вычету, то он должен подать корректирующую налоговую декларацию за те налоговые периоды, в которых налоговые вычеты отражены не в полном объеме.

Кроме того, в целях сопоставления сумм налоговых вычетов, заявленных в корректирующей декларации, с суммами налога, указанными в итоговых графах книги покупок, налогоплательщику следует в книгу покупок налогового периода, за который представляется указанная декларация, внести соответствующие изменения.

Данные изменения рекомендуем отражать в дополнительном листе книги покупок за тот налоговый период, в котором должны были зарегистрироваться такие счета-фактуры. В связи с чем в дополнительном листе книги покупок следует производить записи тех счетов-фактур, которые ранее в установленном порядке не были зарегистрированы в этой книге покупок. После внесения соответствующих записей к итоговым показателям дополнительного листа книги покупок следует прибавить показатели зарегистрированных в нем счетов-фактур.

Изменения книги продаж

Согласно пункту 16 Правил, при необходимости внесения изменений в книгу продаж регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений.

Дополнительные листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью.

Указанные положения применяются при выявлении и исправлении ошибок в любых реквизитах счета-фактуры, перечисленных в пунктах 5 и 6 статьи 169 Кодекса.

Внесение изменений в книгу продаж производится в порядке, установленном приложением 5 к Правилам, согласно которому по строке дополнительного листа книги продаж производится запись по счету-фактуре до внесения в него исправлений, подлежащая аннулированию, и в следующей строке осуществляется регистрация счета-фактуры с внесенными в него исправлениями.

При этом в строке «Всего» дополнительного листа книги продаж за налоговый период (месяц, квартал), в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, подводятся итоги по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б и 9 (из показателей строки «Итого» вычитаются показатели подлежащих аннулированию записей по счетам-фактурам, и к полученному результату прибавляются показатели зарегистрированных счетов-фактур с внесенными в них исправлениями). Показатели по строке «Всего» используются для внесения изменений в налоговую декларацию по налогу на добавленную стоимость при обнаружении в текущем налоговом периоде ошибок (искажений), допущенных в истекшем налоговом периоде.

При обнаружении налогоплательщиком-продавцом в текущем налоговом периоде факта отсутствия регистрации счетов-фактур в книге продаж за истекшие налоговые периоды рекомендуем в дополнительном листе книги продаж истекшего налогового периода зарегистрировать данный счет-фактуру и к показателям строки «Итого» дополнительного листа книги продаж прибавить показатели зарегистрированного счета-фактуры.

При изменении суммы налоговой базы и суммы НДС, исчисленной с этой налоговой базы, налогоплательщик-продавец обязан представить в налоговый орган по месту постановки на учет корректирующую налоговую декларацию за тот налоговый период, в котором им внесены изменения в книгу продаж в порядке, указанном выше.

С Министерством финансов Российской Федерации согласовано (письмо Минфина России от 18.08.2006 № 03-04-15/159).

М.П. Мокрецов, руководитель Федеральной налоговой службы