Если сотрудник использовал личный транспондер для оплаты проезда по платной дороге, то работодателю нужно компенсировать эти расходы. Но проезд по таким магистралям должен быть заранее согласован с руководителем.
Если проезд по платной дороге не предусмотрен маршрутом командировки и не согласован с руководителем, то работодатель не обязан компенсировать такие расходы.
Однако если проезд по платным дорогам был согласован с руководителем, и он согласился его компенсировать, важно учесть два момента:
расходы для оплаты проезда по платным дорогам, оплаченные с помощью личного транспондера, должны быть указаны в локальных нормативно-правовых актах (коллективном договоре, правилах внутреннего распорядка), которые регламентируют затраты, компенсируемые сотрудникам;
в учетной политике должны быть указаны документы, которые предоставляет сотрудник для оплаты таких расходов.
Эти нормы в локальных актах позволят обосновать расходы, если у проверяющих появятся вопросы об их целесообразности.
Если сотрудник использовал личный транспондер, то для компенсации расходов ему нужно предоставить документы, которые подтверждают принадлежность устройства. Например, договор с оператором (в нем указываются паспортные данные владельца и номер лицевого счета транспондера).
Транспондер может быть не персонифицирован. Тогда расходы подтвердить будет сложнее — понадобятся документы от оператора, которые подтверждают принадлежность устройства сотруднику.
А факт оплаты можно подтвердить с помощью выписки с персонифицированного счета транспондера. Обычно такой документ можно получить в личном кабинете в блоке «Выписка».
Начать дискуссию