Машиночитаемая доверенность: создание, подписание, хранение и отмена МЧД 

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности (которая выдается сотрудникам организации или ИП для осуществления определенных полномочий), подписанная квалифицированной электронной подписью генерального директора или индивидуального предпринимателя. 

Она создается и представляется в файле XML. Это новая и удобная форма доверенности, которая позволяет не использовать традиционный бумажный вариант. С 1 сентября 2024 года у сотрудников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей не останется вариантов, кроме как использовать личную квалифицированную электронную подпись с указанием МЧД — об этом говорится в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. 

Раньше сотрудники могли подписывать такие документы с помощью электронной подписи, которая содержала сведения об организации. Но сейчас выдаются персональные электронные подписи физлицам, без привязки к компании. Поэтому приходится дополнительно подтверждать полномочия на подписание документов от конкретной организации или ИП.

Работать без МЧД могут организации или ИП, если все документы подписывает сам генеральный директор или предприниматель. А также работать без машиночитаемой доверенности могут организации с бумажным документооборотом (у них для подписания документов другими лицами существует классическая бумажная доверенность).

Если подписать электронные документы нужно сотрудникам, то необходимо сделать машиночитаемую доверенность. Она подтверждает наличие у сотрудника полномочий на подписание юридически значимых документов.

Если вы будете направлять документы, подписанные электронной подписью представителя без МЧД, ваши контрагенты, конечно, могут их принять и подписать. Но при этом, если дело коснется, например, судебного разбирательства или налоговой проверки, то документы, подписанные электронной подписью без МЧД, могут признать недействительными. Поэтому лучше следовать букве закона.

Машиночитаемая доверенность нужна для нескольких случаев:

• когда сотруднику нужно подписать документы от имени компании (часто это — накладные, счета-фактуры, счета, акты и т.п. документы);

• чтобы сдавать отчетность по организации (это право могут делегировать главному бухгалтеру или даже аутсорсеру);

• чтобы заключать сделки с контрагентами;

• для работы по агентскому договору или по договору комиссии.

Любые электронные документы, которые будут подписаны с приложением МЧД, будут иметь юридическую силу.

Пользоваться МЧД можно после того, как вы прошли все шаги:

1. Создали доверенность.

2. Подписали МЧД с помощью отсоединенной подписи руководителя.

3. Дождались автоматического размещения в системе хранения (например, ЦПРР ФНС или СФР).

После отправки в реестр ФНС вы можете сохранить доверенность на свой компьютер, И в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 17.2 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, при взаимодействии с контрагентом к пакету документов сможете прикреплять МЧД в формате XML.

Но по предварительной договоренности между контрагентом и организацией (соглашением об использовании системы ЭДО), можно договориться на иной порядок. Например, прикреплять к документам только номер МЧД.

Сделать машиночитаемую доверенность или МЧД можно двумя способами: через сервис ФНС или с помощью сторонних специализированных сервисов. 

Чтобы сделать машиночитаемую доверенность на портале ФНС, нужно:

1. Перейти на сайт.

2. В левом меню выбрать вкладку «МЧД».

3. Нажать на блок «Создать доверенность».

В этом блоке нужно выбрать одну из пяти форм доверенностей:

• МЧД 003;

• Передоверие МЧД 003;

• МЧД 002 (сделки с контрагентами);

• Передоверие МЧД 002;

• Электронная доверенность для налоговых органов (формат 5.01).

Для большинства сервисов и сделок подходит МЧД 003, но если у вас возникают сомнения по поводу формы, обратитесь за консультацией в налоговый орган по месту регистрации.

4. Заполните сведения о доверенности:

• «Уникальный номер GUID доверенности» генерируется автоматически. Для выбора нового номера нажмите на круговые стрелки.

• «Внутренний номер доверенности»: сюда нужно ввести номер, который будет использоваться внутри организации.

• Выберите дату выдачи и дату окончания. Если выбрать «Без срока действия», то МЧД будет действовать год.

5. Нажмите на кнопку «Следующий раздел» и выберите вид доверителя: ИП или юридическое лицо. После этого нужно внести сведения о лице, который оформляет доверенность:

• ОГРН;

• ИНН;

• КПП.

Из-за ввода этих данных, поля с адресом, наименованием и регионом заполняются автоматически. Также нужно добавить ЕИО — выбрать лицо из списка или вписать его вручную.

Для ИП список сведений отличается. Внести нужно эти данные:

• ИНН;

• ФИО;

• Дата рождения; 

• СНИЛС;

• Пол;

• ОГРНИП.

6. После ввода данных нужно нажать кнопку «Далее». Затем выбрать вид представителя — физическое лицо, ИП или юридическое лицо и заполнить сведения о нем:

• ФИО;

• ИНН;

• СНИЛС;

• Пол;

• Дата рождения;

• Данные паспорта.

Это сведения для оформления доверенности на физлицо, для ИП помимо них укажите ОГРНИП, а для юрлица — ИНН, КПП, ОГРН.

7. Нажмите на кнопку «Далее». В разделе «Сведения о передаваемых полномочиях» в поле «Состав полномочий» выберите один из вариантов:

• «Выбрать из классификатора полномочий». Откроется выпадающий список. Выбрать все полномочия одновременно нельзя, ориентируйтесь на самые ключевые. 

• «Указать вручную». Впишите, какие полномочия передаете в доверенности. Эта опция часто используется для документооборота с контрагентами. 

8. В поле «Оформление передоверия» укажите, возможно ли его оформление. Можно отказаться от этой возможности или выбрать вариант для многократного/однократного передоверия.

9. Нажмите на кнопку «Просмотр результата». Проверьте данные в открывшейся странице.

10. Если сведения верны, нажмите на кнопку «сформировать XML».

После подтверждения на компьютер загрузится файл с доверенностью в формате XML. Однако это не означает, что доверенностью можно сразу пользоваться. После этого ее нужно подписать отсоединенной подписью руководителя – только в таком случае МЧД будет юридически значима.

А после подписания МЧД необходимо разместить в системе хранения.

Более просто и быстро заполнить и подписать МЧД можно в сервисе МИГ24. Вы сможете работать с МЧД в одном окне, а руководитель будет подписывать их в один клик. В сервисе можно проверить статус доверенности (например, когда ее вам прислал контрагент). Удобные и понятные инструкции помогут сформировать доверенность на любой случай: для ФНС, СФР, ЕГАИС, Финмониторинга, Честного ЗНАКА, ЕИС Закупки и в других ситуациях.

Попробовать все возможности сервиса можно получив бесплатную МЧД. Запустите нашего Telegram-бота, укажите СНИЛС и мы предоставим вам возможность подписать одну МЧД бесплатно.

Оставить заявку

Подписать доверенность на сайте ФНС не получится: для этого нужно воспользоваться сторонними программами — но их надо какие-то купить, какие-то правильно настроить, что не всегда просто.

В сервисе МЧД.МИГ24 можно сформировать необходимую открепленную электронную подпись, которая будет иметь юридическую силу. А еще при необходимости всю МЧД можно будет визуализировать в формате PDF, включая КЭП в виде штампа — такое подписание будет экономить время и ускорять документооборот. 

Чтобы подписать МЧД нужно:

1. Авторизоваться в сервисе.

2. Получить ссылку для подписания МЧД.

3. Подписать МЧД.

При этом подписать МЧД можно даже без авторизации в сервисе. Открыть полученную ссылку и нажать Подписать. Перед подписанием МИГ24 автоматически проверит данные в электронной подписи на совпадение с указанными в доверенности. Если сведения не совпадают, то подписать доверенность не получится. 

Узнать статус доверенности можно на вкладке «Проверить МЧД в сервисе ФНС». Для этого нужно ввести ее номер и нажать на кнопку «Проверить». Под номером высветится статус МЧД.

На сегодняшний день большинство МЧД хранятся в одном месте — ЦПРР ФНС. Там можно узнать статус доверенности, проверить ее срок действия или отозвать в случае необходимости.

Помимо реестра, МЧД могут храниться в системах ЭДО, которые использует организация, в сервисах подписания документов.

Обычно юридические лица или ИП выбирают систему хранения, которая будет удобна лично им — например, сервис ЭДО, в котором компания обменивается документами с сотрудниками и контрагентами или специализированный сервис, например, МЧД.МИГ24.

Если МЧД потеряла свою актуальность до окончания своего срока, то ее можно отменить. Отозвать доверенность можно на сайте ФНС или с помощью сервиса МЧД.МИГ24. Сделать это довольно просто:

1. Авторизуйтесь в сервисе.

2. Из списка выберите необходимую доверенность и нажмите кнопку Отменить.

3. Заполните дату отзыва, укажите причину.

4. Нажмите на кнопку «Подписать и отменить».

Отказаться от доверенности может как руководитель организации, так и доверенное лицо. Чтобы проверить статус МЧД, можно ввести номер доверенности на сайте ФНС.

Машиночитаемая доверенность — инструмент, позволяющий удостовериться в правомерности подписания документа сотрудником. Ее внедрение обосновано тем, что ЭДО становится обязательной частью работы практически каждой компании, а скоро бизнес будет большую часть операций проводить именно в электронном виде. Поэтому совсем скоро всем организациям понадобится МЧД. 

Юридические лица и ИП могут сделать разовую доверенность и сразу подписать ее в сервисе МЧД.МИГ24. Там же хранить, отменять, проверять статус. 

Вы можете создать доверенность прямо сейчас. Необходимо будет авторизоваться, чтобы не потерять потом эту МЧД. Авторизация по КЭП или номеру телефона или e-mail в сервисе – МЧД.МИГ24. 

Создать доверенность

Не забудьте воспользоваться предложением и оформить свою первую МЧД в сервисе МЧД.МИГ24 бесплатно!

Реклама: ООО «НТССОФТ», ИНН 6670237020, erid: LjN8K5L2M