Три вопроса о правильном расчете отпускных

Вопрос № 1. За сколько дней от отпуска нужно выплатить отпускные?

Разные ведомства регулярно разъясняют и напоминают правила выплаты отпускных. Вероятно, это связано с тем, что работодатели так же регулярно нарушают требования законодательства.

Будьте внимательны: за нарушение минимальных сроков выплаты отпускных работодателя могут привлечь к ответственности контролеры, а работник может затребовать компенсацию, но об этом позже. Сначала о правилах выплаты.

Перечислить работнику отпускные нужно не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска без учета дня выплаты. Другими словами, между днем получения отпускных и днем начала отпуска должно пройти три полных дня. К этому работодателей обязывает статья 136 ТК.

Давайте далее рассмотрим на примере, в какие дни нужно переводить работнику, уходящему в отпуск, деньги. Если понедельник у сотрудника будет первым днем отпуска, то деньги компания должна перечислить ему (а работник — получить) в четверг предыдущей недели. После этого пройдет как раз три дня: пятница, суббота и воскресенье.

Такой пример приводит Минтруд в письме от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157. В этом же документе ведомство отмечает, что «это условие (о переводе отпускных не менее чем за три дня) не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора».

А что делать, если выплата отпускных приходится на выходной или праздничный день? Ответ на этот вопрос дал Роструд в письме от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1. Ведомство указало, что в такой ситуации работодатель должен выплатить средства раньше, в последний рабочий день.

Другими словами, перенести перечисление отпускных позднее, чем за три календарных дня, компания не может, при этом отправить деньги раньше, чем за три дня, законодательство разрешает.

Тут может возникнуть еще один вопрос: а что делать, если сотрудник просит отпустить его в отпуск вне графика и буквально на следующий день?

Такая ситуация не редкость. При этом некоторые работники готовы и заявление на отпуск написать за сутки до начала периода отдыха, и даже взять на себя возможные риски, связанные с нарушением срока выплаты отпускных. Но рискует в этой ситуации только работодатель. Мы уже писали ранее о возможности привлечь к отвлеченности компанию, которая нарушит требование о перечислении отпускных за три дня.

Если деньги переведут позже этого срока, то компания:

должна выплатить работнику компенсацию за задержку с перечислением отпускных в размере 1/150 от ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки;
а также рискует быть оштрафованной Госинспекцией по труду. Размер санкций составит от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц, от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица.

Отметим, что вместо штрафа инспектором может быть вынесено предупреждение, но происходит это не во всех случаях. Поэтому в части перечисления отпускных сотрудникам нужно быть предельно внимательными.

Правильно рассчитывать отпускные научим на курсе профпереподготовки «Бухгалтер по зарплате», теперь в программе есть отдельный блок со всеми изменениями по НДФЛ и зарплате. Сейчас курс стоит 8 900 рублей вместо ~~28 600~~ рублей. Старт потока 15 августа.

Вопрос № 2. Работник решил уволиться, «отгуляв» весь отпуск авансом, как быть?

Бывает и такое: выходит новый сотрудник, работает полгода, после чего просит предоставить ему авансом все дни отпуска.

Работодатель идет навстречу специалисту, но сразу после возвращения из отпуска работник сообщает, что принял решение уволиться. Но ведь вся сумма отпускных ему уже перечислена, а значит, ее нужно удержать. При этом довольно высока вероятность того, что сумма удержания будет выше 20%.

Что делать при таком развитии событий, рассказал Роструд, отвечая на вопрос пользователя, заданный им в сервисе «Онлайнинспекция.рф».

В ведомстве сообщили, что если сотрудник напишет в описанной ситуации заявление, в котором выразит согласие на удержание всей суммы долга, то предприятие вправе удержать полную сумму перечисленных отпускных, даже если такое удержание будет выше 20% дохода работника.

Напомним, что согласно трудовому законодательству предприятия могут удержать из заработной платы сотрудников деньги в следующих случаях:

для возмещения полученного, но не отработанного аванса, который компания выдала в счет предстоящей заработной платы;
возврата аванса, который был выдан перед командировкой (случаев выдачи авансов больше);
возврата излишне перечисленных денег, которые были выплачены работнику в результате счетных ошибок;
возврата сумм, выплаченных сотруднику, после признания вины специалиста в невыполнении норм труда или простое;
возврата отпускных, которые были перечислены сотруднику до завершения того года, в счет которого работник получил отпускные в части той суммы, которая не может быть зачтена в отпускном стаже из-за увольнения сотрудника.

У компании будет месяц для принятия решения об удержании излишне выплаченных отпускных, но принять такое решение можно только в случае, если сам специалист не возражает ни против удержания, ни против исчисленных сумм.

Обратите внимание: удерживать свыше 20% из дохода работника компания не может без согласия сотрудника. Если размер долга составляет менее 20%, то удержать можно только по инициативе предприятия.

Вопрос № 3. Что делать, если сотрудник передумал увольняться уже после перечисления ему компенсации за неиспользованные дни отдыха?

Не будем оценивать вероятность ситуации, описанной в вопросе, но все же заметим, что случаи такие бывают.

Заметим, что изменить свое решение об увольнении работник может в любой момент, в том числе и после того, как работодатель произвел с ним все финансовые расчеты. Как быть с уже выплаченными отпускными, рассказал Роструд в письме от 01.11.2023 № ПГ/23258-6-1.

В частности, ведомство указало, что «возможность осуществления удержаний из заработной платы работника для возмещения работодателю суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, которое не состоялось в связи с отзывом заявления об увольнении, ТК и иными федеральными законами не предусмотрена».

Одновременно с этим Роструд обращает внимание на то, что если работник отзывает свое заявление, то это не значит, что его отпускной стаж у данного работодателя прерывается.

Следовательно, сотрудник может уйти в оплачиваемый отпуск в более поздние периоды после отзыва своего заявления об увольнении в соответствие с тем графиком отпусков, который был составлен на предприятии ранее.

Таким образом, выходом из этой ситуации в ведомстве видят два сценария. Первый — возврат работником выплаченных сумм отпускных, или же, если сотрудник откажется возвращать средства, компания может зачесть данную компенсацию при расчете отпускных, которые нужно будет выплатить работнику при его очередном уходе в отпуск.