Руководитель практики внедрения CSP ELMA Раис Ахкямов рассказал, как перейти на новый формат работы ЭДО с минимальными потерями времени и денег.
Машиночитаемая доверенность (МЧД): зачем нужна и можно ли обойтись без нее
Закон об обязательном использовании машиночитаемой доверенности направлен на повышение безопасности и прозрачности электронных сделок. В отличие от традиционной бумажной доверенности, машиночитаемая версия содержит специальный код, который может быть легко прочитан и интерпретирован компьютерами, упрощая и ускоряя бизнес-процессы. Но пока это работает лишь в теории.
На практике компании столкнулись с непростой ситуацией. 1 сентября заканчивается установленный законом переходный период на МЧД, но они оказались к этому не готовы, поскольку регламент до сих пор не определен.
Те компании, которые успели в августе прошлого года выпустить сертификат электронной подписи сроком на 12 месяцев, столкнулись с тем, что он истекает, а алгоритм перехода на новый формат подписи электронных документов — не определен.
Если компания небольшая, можно не спешить с оформлением МЧД, а оставить право подписи за генеральным директором. Однако среднему и крупному бизнесу такой формат работы не подходит. Но и здесь есть возможность переждать, пока работа с МЧД не будет отлажена. Сертификат юридического лица генеральный директор может передать доверенному сотруднику, который будет подписывать документы. Правда, в таком случае компания сталкивается с рисками:
подпись можно признать недействительной с точки зрения судебной практики;
ЭЦП можно подписать абсолютно любой документ, и он будет признан юридически значимым (даже если подписывать его было не нужно).
Сложности в работе с машиночитаемой доверенностью
Несмотря на то, что переходный период, связанный с использованием МЧД длился год, предусмотреть все риски оказалось невозможно. Сегодня как вендоры, так и бизнес сталкиваются с разными сложностями и нюансами оформления доверенности.
Отсутствие единого формата МЧД для государственных органов
Подготовить одну доверенность, которую примут везде, к сожалению, не получится. На данный момент у ФНС, СФР, Банка России и других государственных структур разработан собственный формат, который отличается от других.
Также существует и универсальный формат, разработанный Минцифрой, полномочия для которого должны публиковаться в ЕСНСИ (госуслуги), а сами доверенности — в распределенном реестре. Но не все ФОИВ (федеральные органы исполнительной власти) принимают доверенность из распределенного реестра.
Одни требуют, чтобы ее предоставили приложением к электронному документу, другие — не принимают доверенность в виде приложения, она обязательно должна быть опубликована в распределенном реестре.
Ограничения по количеству символов в строке
В МЧД прописывается много особенностей, касающихся территории, суммы, типов документов и других обстоятельств, связанных с полномочиями сотрудника, которому выдана доверенность. Все эти ограничения должны быть формализованы с юридической точки зрения.
Не все организации принимают МЧД
Например, на 1 августа 2024 года электронные документы для Росреестра должны быть подписаны только генеральным директором.
Отсутствие понятного реестра сведений по МЧД
Есть определенные проблемы с получением информации и тем, отозвана доверенность или нет.
Компаниям, которые еще не занимались вопросами МЧД, быстро решить вопрос не получится, даже если у них существуют системы управления доверенностями. В новых условиях придется либо дорабатывать текущую систему, либо создавать новую на базе готового решения.
Проблема в том, что многие компании ранее пользовались предложениями западных вендоров, однако после их ухода с отечественного рынка технической поддержки не осталось. Кроме того, в МЧД указываются данные по юридическим и физическим лицам, раскрывать которые в некоторых случаях критично.
В перспективе компаниям придется заменить существующую систему. Готовых решений на рынке достаточно. Небольшие предприятия вполне смогут ими воспользоваться, поскольку им будет достаточно ограниченного функционала.
Среднему и крупному бизнесу понадобится интеграция в текущую IT-инфраструктуру. Например, в компании процессы настроены так, что необходимо получать данные из одной системы и передавать по МЧД в другие. Такой проект внедрения выполнить за месяц не получится, поэтому компаниям нужно работать параллельно в текущей системе и продумывать альтернативный вариант.
Несмотря на то, что для перехода на обязательное использование МЧД давался год, бизнес, государственные органы и вендоры оказались не готовы к запуску нововведения. Массово от предприятий запросы на разработку готовых решений стали падать вендорам лишь недавно, из-за чего рост нагрузки оказался не постепенный, как предполагалось, а стремительный.
Но проблемы с переходом на МЧД выявились не только у вендоров. Государственные производственные системы тоже оказались не готовы. ЦПРР не справляется с нагрузками и большим объемом данных, что приводит к ее нестабильной работе и долгой проверке документов. Эта ситуация может стать критичной для компаний, которым важна скорость подписания документов — например, производителям молочной продукции, поскольку срок годности товара короткий.
Стратегии при переходе на МЧД
Откладывать вопрос с МЧД больше не получится, поэтому компаниям придется принять решение о том, как действовать. Самыми очевидными остаются следующие стратегии:
продумать целевое видение работы с МЧД — возможно, часть процессов можно вернуть в бумажный документооборот;
выпустить вручную МЧД доверенным физическим лицам для подписи критичных процессов, указав расширенные полномочия с предварительной оценкой рисков;
параллельно изучить IT-системы и инструкции, определив целевую схему работы.
Если крупным и средним компаниям лучше придерживаться вышеперечисленной стратегии, то предприятиям с небольшим объемом документооборота можно подождать, пока процесс работы с МЧД будет отстроен, и временно перейти к ручному прикладыванию доверенности. Или оставить подписание документов генеральному директору в случае, если их объем небольшой.
Можно даже организовать посменное дежурство рядом с сертификатом с подписанием документа.
Процесс необходимо выстроить так, чтобы предварительно документ отсмотрели и согласовали несколько человек. В таком случае останется лишь технический этап подписания документа. Пока не удастся автоматизировать процесс, эта схема будет работать.
Дело в том, что высокий спрос при ограниченном предложении ведет к росту цен на внедрение и управление МЧД, что для малого бизнеса может быть слишком дорого.
7 шагов по автоматизации процесса работы с МЧД
Чтобы перейти на МЧД, нужно выполнить следующие шаги.
Оценить объем электронных документов.
Определить, какое количество в ЭДО составляют B2B-документы с контрагентами, документы для ФНС и для СФР. Для этих категорий уже есть решения по автоматизации МЧД, и выход с ними в пилот займет 2–3 недели.
Изучить, кто из сотрудников подписывает документы помимо генерального директора. Определить количество сотрудников, которым необходимо оформить МЧД.
Принять решение о целевой картине: где, как и кто должен подписывать документы, на основе какой МЧД, с какими полномочиями. На этом этапе появится понимание, какие именно процессы подписания документов с МЧД нужно автоматизировать.
Если автоматизация нужна, следует выбрать целевую платформу, пообщаться с вендорами и представителями ФОИВ и ГИС по поводу того, как ее провести с учетом их требований.
Запустить проект, выбранный в соответствии с целями, потребностями, сроками и финансовыми возможностями конкретной организации.
Переход к обязательному использованию МЧД: риски для тех, кто не успел
Несоблюдение требования об обязательном использовании МЧД может привести к недействительности электронных документов и возникновению юридических проблем.
Из-за этого будут приостановлены многие процессы, соответственно, нарушатся сроки, оговоренные в контрактах, сроки подачи отчетности, возникнут сложности с участием в торгах и даже возможна остановка коммерческой деятельности.
Для компаний, которые принимают решение обойтись без автоматизации, нужно учесть следующие риски:
потеря МЧД;
прикладывание МЧД не с теми полномочиями;
вероятность непринятия документов государственными органами;
долгий процесс подписания документов;
увеличение расходов на оплату труда работников.
Какое бы решение ни приняла компания о формате работы с МЧД после окончания переходного периода, нужно, чтобы оно было взвешенным и обоснованным.
Начать дискуссию