Как учесть в расходах страхование сотрудников

Платежи по каким договорам можно учесть в расходах на оплату труда

К расходам на оплату труда относят затраты фирмы по договорам:

обязательного страхования сотрудников (например, страхование частных детективов и охранников, работников горно-спасательных служб и т. д.);
добровольного личного страхования сотрудников (например, страхование жизни или здоровья).

Расходы по обязательному страхованию сотрудников уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы полностью.

Расходы по добровольному страхованию сотрудников уменьшают прибыль при выполнении ряда условий:

если договор страхования заключен на условиях, предусмотренных пунктом 16 статьи 255 НК;
если расходы по страхованию сотрудников не превышают нормы, установленные пунктом 16 статьи 255 НК.

Срок договора страхования

Одним из условий, когда фирма вправе учитывать в составе расходов на оплату труда платежи (взносы) по договорам добровольного медицинского страхования (ДМС) работников, это заключение договора на срок не менее одного года (п. 16 ст. 255 НК). При заключении договоров на меньший срок расходы не учитываются. На это обратил внимание Минфин в письме от 3 апреля 2023 г. № 03-03-06/1/29258.

Также Минфин пояснил, что нужно делать в случае досрочного (до истечения одного года) расторжения договора ДМС, который заключен на срок не менее одного года. Ранее учтенные расходы по договору ДМС должны быть исключены из состава расходов, поскольку нарушены условия, необходимые для их признания.

В этом случае применяется общий порядок, изложенный в пункте 16 статьи 255 НК, для ДМС: в случае расторжения договора ДМС до истечения года взносы, ранее признанные в составе расходов, подлежат включению в доходы для целей налогообложения прибыли на дату расторжения договора.

Нормирование и распределение расходов по ДМС

Разобраться, как нормируются расходы по добровольному страхованию сотрудников, вам поможет следующая таблица:

Вид договора страхования	Условия страхования	Максимальная сумма расходов, которая уменьшает облагаемую прибыль
Долгосрочное страхование жизни	Минимальный срок договора — 5 лет. В течение этого срока договор не должен предусматривать выплат в пользу сотрудника (за исключением страховых выплат в случае его смерти или причинения вреда здоровью)	Общая сумма расходов по страхованию жизни и пенсионному страхованию (негосударственному пенсионному обеспечению) не должна превышать 12% от затрат на оплату труда
Добровольное пенсионное страхование или негосударственное пенсионное обеспечение	Договор должен предусматривать выплату пенсии (пожизненно), если сотрудник имеет на нее право по законодательству
Добровольное медицинское страхование	Минимальный срок договора — 1 год. Договор должен предусматривать оплату страховщиком медицинских расходов работников	6% от затрат на оплату труда
Добровольное личное страхование жизни или причинения вреда здоровью	Договор должен предусматривать выплаты исключительно в случаях смерти застрахованного или причинения вреда здоровью	15 000 руб. в год на одного человека. Рассчитывают как отношение общей суммы взносов к количеству застрахованных работников

Независимо от метода учета доходов и расходов при расчете налога на прибыль (метода начисления или кассового метода) затраты по добровольному страхованию сотрудников уменьшают облагаемую прибыль только после их оплаты (ст. 272 НК).

Если договор страхования заключен на срок более одного года, то суммы страховых платежей в страховую компанию (страховую премию) распределяют пропорционально дням действия договора в отчетном периоде.

Подробнее о том, как изменятся правила расчета зарплаты в 2025 году с учетом налоговой реформы, расскажем на онлайн-курсе «Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С», теперь в программе есть отдельный блок со всеми изменениями по НДФЛ и зарплате. Купите курс со скидкой 81% за 3 690 рублей вместо ~~18 990~~ рублей.

Платежи за уволенного сотрудника

Гражданский кодекс предписывает указывать в договоре ДМС лиц, в пользу которых этот договор заключен. Поэтому в случае оформления работодателем единого договора на весь коллектив всех застрахованных работников нужно обязательно поименно перечислить в договоре страхования (см. письмо Минфина от 27 апреля 2018 г. № 03-03-06/1/28712).

А условие о добровольном медицинском страховании сотрудника за счет работодателя должно быть отражено в трудовом договоре — или при приеме на работу, или путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ч. 4 ст. 57, ст. 72 ТК).

Кроме того, указанные расходы должны отвечать критериям статьи 252 НК. Это значит, что застрахованные лица должны находиться с компанией в трудовых отношениях.

Если компания платит страховые взносы по договору ДМС за уволенного сотрудника, включить такие суммы в состав расходов в налоговом учете нельзя, так как они не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК). На это обращал внимание Минфин еще в письме от 5 мая 2014 г. № 03-03-06/1/20922.