Как оформить перевод сотрудника в обособленное подразделение

Иногда организациям приходится переводить сотрудников из одного обособленного подразделения в другое на постоянную основу. Рассказываем, как правильно оформить перевод и какую отчетность необходимо сдать.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ситуация: организация планирует перевести сотрудника на постоянную основу в другое структурное подразделение, указанное в трудовом договоре. Как это правильно оформить?

Документы для перевода

Для перевода потребуется несколько документов:

Согласие сотрудника о переводе. Оно должно быть получено раньше издания приказа, а иначе в случае возникновения трудового спора работодателю грозят санкции от ГИТ.
Приказ о переводе. Можно использовать формы № Т-5 «‎Приказ о переводе работника на другую работу» или № Т-5а «‎Приказ о переводе работников на другую работу».
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Если оно подписывается раньше приказа, то согласие сотрудника не нужно. Дополнительное соглашение должно быть составлено в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Также информацию о переводе необходимо включить в сведения о трудовой деятельности и внести эти данные в трудовую книжку. Запись в трудовой книжке делается на основании приказа работодателя.

Запись в трудовой книжке должна быть сделана не позднее чем через пять дней после издания приказа и должна в точности соответствовать его тексту в соответствии с ч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1 ТК.

Отчетность

В случае перевода на постоянную работу необходимо заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1. Он заполняются на зарегистрированных лиц, включая совместителей и дистанционных работников, если в отношении них произведены кадровые изменения, включая перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др. При временном переводе сдавать ЕФС-1 не требуется.

В СФР нужно отправить эти данные не позднее 25-го числа следующего месяца, в котором был оформлен перевод и издан приказ, который подтверждает оформление перевода на другую постоянную работу в соответствии с п. 2 ст. 8, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 1 п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В случае перевода работника на другую работу необходимо провести инструктаж по охране труда в отношении этих работников, организовать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим в соответствии со ст. 214.