RPA роботизация бизнес-процессов и бухгалтерского учета: разбор кейсов автоматизации в 1С

Программные роботы: что это и от каких проблем они избавят бухгалтера

Программные роботы или боты — это виртуальные помощники, которые способны выполнять определенные задачи вместо человека. То есть они могут полностью заменить бухгалтера и лишить его работы? Нет, роботы избавятся не от вас, а от ваших проблем. 

• Большое количество рутинных задач. 

Бухгалтеры каждый день обрабатывают большое количество документов. На один документ может уходить до 20 минут. А робот распознает документ, оформит проводки в учетной системе, прикрепит файл документа к проводке и пришлет отчет о работе меньше, чем за 2 минуты.

• Высокая нагрузка.

Бухгалтеру часто приходится работать в режиме многозадачности. Он может быть настолько перегружен работой, что будет допускать ошибки или забывать про некоторые дела. Рутинные задачи обычно занимают около 80% рабочего времени. Передав их роботу, бухгалтер может о них больше не беспокоиться и только контролировать. 

• Большая ответственность и высокий уровень стресса.

Ошибки бухгалтера могут привести к критическим последствиям. Поэтому ему постоянно нужно следить за правильностью всех финансовых операций, изменениями в законодательстве, сроками и т.п. Робот не ошибается, не волнуется и не знает, что такое стресс. Благодаря такому помощнику вероятность серьезных ошибок сводится к 0.  

• Недостаток времени.

Бухгалтеру приходится выполнять большое количеством задач в ограниченный период времени. Это приводит к сверхурочной работе, которая потом сказывается на здоровье. Например, делегируя одному роботу разнесение банковских выписок в 1С, бухгалтер освобождает до 30 рабочих часов в месяц. 

• Необходимость постоянно развиваться и повышать свою квалификацию.

Бухгалтерия — сфера, которая постоянно меняется и развивается. Специалистам необходимо следить за новыми тенденциями и изменениями в законодательстве, чтобы быть в курсе последних событий. Они должны постоянно улучшать свои навыки и знания, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке труда. А еще использовать новые технологии, ускоряющие и облегчающие работу. Одна из них — RPA.

Роботы выполняют рутинные задачи быстрее в 5–10 раз, в зависимости от кейса, а у бухгалтера освобождается время на мониторинг законодательства и развитие. 

Что такое RPA. Какие задачи бухгалтер может роботизировать 

Robotic process automation (RPA) переводится как роботизированная автоматизация процессов. Это технология, с помощью которой компании работают быстрее и эффективнее: рутинные задачи выполняют роботы, а сложные или творческие — люди. 

Какие бухгалтерские задачи можно делегировать роботу

Для роботизации подходят любые задачи, в которых есть определенный порядок действий и не требуется принятие сложных решений. Например, такие:

1. Работа с первичной документацией.

• Скачивание документов. Робот может скачивать необходимые документы из ЭДО или электронной почты.

•  Считывание и распознавание данных. Робот способен считывать информацию с накладных, счетов, банковских выписок и т.п. Кроме того, он может вносить нужную информацию в соответствующие поля в 1С или другой программы. 

• Проверка. В отличие от человека, бот не отвлекается, не устает и эффект «замыленного глаза» ему не страшен. Он быстрее и качественнее проведет проверку документов и не допустит ошибку по невнимательности.  

• Автоматический ввод. Роботу можно поручить вносить данные из первичных документов в учетную программу. Например, информацию о поступлениях и расходах. 

2. Работа с контрагентами.

• Сверка. Бота можно настроить так, чтобы он извлекал данные из таблиц, CRM или почты. Потом он сравнит их с информацией от контрагента, составит протокол и отправит его соответствующему контактному лицу. 

• Формирование отчетов. Роботы могут отслеживать сверки с контрагентами, сохранять результаты и на их основе делать отчеты. Так бухгалтер просто и быстро получает актуальную информацию, которую может использовать для анализа.

• Оптимизация работы. В то время как бот решает рутинные задачи, бухгалтер спокойно может погрузиться в более важные и срочные дела. 

3. Формирование налоговой и бухгалтерской отчетности.

• Сбор, обработка и конвертация данных. Робот может быстро и без ошибок заполнять формы для отчетности.

• Интеграция с разными программами для учета. Для этого не потребуется сложный программный код или API.  

• Проверка данных на соответствие требованиям бухгалтерского и налогового учета. Боты сделают это намного быстрее, чем человек.  

• Обработка больших объемов информации. Поручив эту задачу роботам, бухгалтер ускорит процесс формирования отчетности. 

4. Работа с платежами и расчетами.

• Расчет зарплат. Если боту предоставить необходимые данные, он может быстро и без ошибок рассчитывать зарплату сотрудникам.  

• Составление отчета 6-НДФЛ, РСВ и др. Робот самостоятельно заполнит формы, освободив бухгалтера от этой рутины. 

• Сбор данных о рабочем времени и экспорт в учетную программу. Так при помощи робота можно контролировать рабочую активность сотрудников.

• Формирование и рассылка расчетных листков. Бот быстро составит документ и отправит сотруднику.  

Как выбрать RPA-платформу для бухгалтерского учета

Чтобы выбрать платформу RPA для бухгалтерского учета, нужно проанализировать решения, которые уже есть на рынке, и учесть такие факторы:

• Возможности платформы. Определите, какие бухгалтерские процессы нужно автоматизировать: обработка счетов, сверка с контрагентами, подготовка отчетности, и проверьте, какие функции предлагает платформа.

• Удобство использования. Оцените, удобно ли работать с платформой и понятен ли ее интерфейс. Важно, чтобы даже пользователи с небольшим техническим опытом могли быстро освоить работу с RPA.

• Гибкость. Убедитесь, что платформа способна расти вместе с вашим бизнесом и адаптироваться к изменяющимся требованиям. Она должна легко справляться с увеличением объемов данных и количества автоматизируемых процессов.

• Безопасность. Бухгалтерский учет включает в себя обработку конфиденциальной информации, поэтому RPA-платформа должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных. Выбор RPA-платформы стоит обсудить с отделом информационной безопасности.

• Поддержка. Проверьте, есть ли у поставщика решения обучающие материалы, техническая поддержка и консультационные услуги. Благодаря им внедрить RPA будет проще.

• Стоимость. Определите бюджет, включите в него стоимость лицензий, внедрения RPA, обучения сотрудников и поддержки. Сравните эти затраты с потенциальными выгодами, которые RPA-системы могут принести за счет повышения эффективности и снижения ошибок.

Что использовать: платформу или единичных роботов

Несколько роботов можно объединить в одну платформу, но нужно ли это, зависит от размера компании и количества задач.

Один робот выполняет установленные алгоритмы, например, создает отчеты или формирует статистику. Для небольшого бизнеса вполне хватит 2–5 RPA-роботов, и объединять их в платформу необязательно — можно запускать вручную или при каком-то событии, например, при получении письма.

При 5–9 роботах управлять ими поодиночке все еще можно, но платформа уже удобнее. А если у организации больше 10 роботов, платформа становится необходимой.

Во-первых, с помощью нее можно запускать роботов по расписанию, например, каждый день в 10 часов для создания отчета. Во-вторых, платформа хранит параметры доступа в зашифрованном виде и позволяет легко конфигурировать роботов. В-третьих, она позволяет удобно отслеживать задачи роботов, контролировать их работу, распределять нагрузку и устранять ошибки.

Существуют ли альтернативы

У роботизации бизнес-процессов есть две основные альтернативы.

1. Первая — оставить все как есть, работать по-старому.

Плюсы:

• Не требуется дополнительных затрат на внедрение новых технологий.

• Персонал уже знаком с процессами и не нуждается в обучении.

Минусы:

• Риск человеческих ошибок выше.

• Ограниченная скорость выполнения задач, особенно рутинных.

• Труднее масштабировать бизнес-процессы при росте компании.

2. Вторая — классическая автоматизация бизнес-процессов.

Плюсы:

• Эффективна для задач, выполняемых в одной системе или на платформе.

• Классические автоматизированные системы могут работать быстрее, чем роботы, т. к. боты работают с человеко-ориентированным интерфейсом и тратят больше времени и ресурсов на решение задач.

Минусы:

• Нужны значительные первоначальные инвестиции в разработку и внедрение.

• Часто менее гибкая в условиях изменяющихся бизнес-процессов.

• Сложнее интегрировать с другими системами и адаптировать под изменения в бизнесе.

Выбор между роботизацией, классической автоматизацией и ручным трудом зависит от конкретных бизнес-процессов, доступных ресурсов и долгосрочных целей компании. Оптимальное решение часто лежит в сочетании всех трех подходов, где каждый используют для наиболее подходящих задач.

Разбор кейсов в 1С и преимущества Puzzle RPA 

С теорией мы разобрались, теперь давайте посмотрим на робота в деле.  Рассмотрим три популярных кейса в 1C.

Как быстро распознать накладную и автоматически внести в 1С 

Какие действия выполняет робот: 

1. Распознает данные из скан-копии накладной: ИНН, КПП, номенклатуру и стоимость. Это происходить через Yandex Vision — специальный сервис, позволяющий распознавать текст в PDF-документах и на изображениях.

2. Запускает 1С и входит в систему. 

3. Заполняет необходимые реквизиты.

Смотрите видео, чтобы увидеть, как это происходит.

Автоматическое создание авансовых отчетов в 1С

1. Сначала необходимо отсканировать QR-коды чеков через специальное приложение ФНС «Мой налог» и получить их в формате json. 

2. Отправляем эти файлы в письме с темой «Авансовые отчеты» на электронную почту робота Puzzle RPA. 

3. Робот, который на этом этапе уже запущен, получает письмо и скачивает вложенные документы.

4. Запускает 1С и входит в систему. 

5. Переходит на вкладку финансовые отчеты.

6. Нажимает кнопку «Создать финансовый отчет». 

7. Находит и выбирает подотчетное лицо.

8.  Переходит на вкладку «Прочее». 

9. Нажимает «Загрузить чеки».      

10.     Указывает место расположения скаченных файлов и прикрепляет их к документу.

11. На основании информации из чеков заполняются значения авансового отчета. 

12. Робот удаляет значения с суммой 0, если они есть, чтобы внутренние проверки в 1С  прошли корректно.

13. В файлы авансового отчета прикрепляются изображения чеков в формате jpeg. 

14. Робот проводит авансовый отчет и выгружает файл в формате pdf. 

15. Этот файл отправляется на электронную почту ответственного сотрудника.

16. Сотрудник уже самостоятельно открывает почту и получает письмо с авансовым отчетом. 

Посмотрите, как работает этот робот. 

Создание машиночитаемой доверенности (МЧД) в 1С за 1 минуту

Какие действия выполняет робот: 

1. Считывает таблицу Excel.

2. В браузере открывает «1С:Бухгалтерия предприятие».

3. Авторизируется по логину и паролю.

4. Открывает страницу, где МЧД добавляется в 1С.

5. Кликает по кнопке «Добавить».

6. В поле поиска вводит право из таблицы Excel и выбирает необходимый вариант из поисковой выдачи.

7. Кликает по кнопке «Выбрать».

Это все шаги для создания МЧД.

Мы провели вебинар на эту тему. Познакомили зрителей с платформой Puzzle RPA и показали, как робот всего за минуту добавляет МЧД в 1С. 

Почему роботизацию стоит доверить Puzzle RPA 

• Профессиональная команда. Мы сотрудничаем с лучшими аналитиками и консультантами, которые хорошо разбираются в работе бухгалтерских систем. 

• Индивидуальный подход. Сначала наша команда проведет с вами интервью и вникнет в вашу проблему. Техническое задание мы напишем сами — вам нужно только его согласовать. 

• Возможность самостоятельно делать роботов. На нашей платформе Puzzle RPA можно быстро и легко делать роботов самостоятельно, даже если вы не программист. Представьте, что вы собираете несложный пазл — похожим образом происходит и создание робота. 

• Любое количество роботов бесплатно. Вы не платите за каждого бота, а покупаете студию для разработки, где можно собирать столько виртуальных помощников, сколько нужно. 

Где еще используют RPA

RPA — практически универсальная технология, которая может использоваться в разных бизнес-процессах:

• Автоматизация продаж.

Программные роботы могут выполнять операционные задачи, например, ввод заказов на продажу и выставление счетов. В итоге RPA-роботы помогают избавиться от всех рутинных процессов, которые отнимали время у главной задачи вашего отдела продаж.

• Прием на работу сотрудников.

Процессы адаптации новых сотрудников часто повторяются и основаны на правилах, поэтому их легко автоматизировать с помощью RPA-технологии. Роботы могут рассылать уведомления и документы новым сотрудникам — их работа основана на заданных триггерах и правилах.

• Маркетинг.

Для формирования единой отчетности по рекламным кампаниям на разных платформах робот собирает информацию из рекламных кабинетов и систем аналитики, формирует отчет и отправляет его руководителю и маркетологу.

• Закупки.

RPA может автоматизировать сбор коммерческих предложений. Робот ищет поставщиков, отправляет им запросы на товар и собирает ответные письма. Затем он передает собранные данные менеджеру для выбора оптимального предложения.

• Управление поставками.

Роботы помогают управлять заказами, контролировать стоимость доставки. Это улучшает эффективность цепочки поставок и снижает издержки.

• Производство.

RPA может автоматизировать различные операции на производстве, такие как мониторинг оборудования, сборка и упаковка продукции. Это сокращает ручной труд и повышает производительность.

Заключение

Robotic process automation (RPA) — это технология автоматизации бизнес-процессов, с помощью которой компании работают быстрее и эффективнее: рутинные задачи выполняют роботы, а сложные или творческие — люди. Роботы помогают снизить нагрузку и уровень стресса сотрудников.

При этом RPA — практически универсальная технология, которая может использоваться в разных бизнес-процессах, например, в закупках, кадрах, маркетинге.

Реклама: ООО «ПУСК», ИНН 7725397028, erid: LjN8KZZEm