Скорость для результата: как и зачем оцифровывать бизнес

Зачем еще нужна цифровизация и что она из себя представляет, рассказали генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» Светлана Борматова и генеральный директор ООО «Биплан» Николай Попов.

Что такое цифровизация бизнеса?

Цифровизацию можно по праву назвать БАДом для оздоровления бизнеса. С её помощью автоматизируются любые функции и процессы в компании: финансы, кадры, закупки, продажи, маркетинг, логистика и это далеко не полный список, где успешно применяют «цифру».

С инновационными «витаминами» компания налаживает не только коммуникацию между отделами, но и выстраивает базы данных, необходимых для качественного роста бизнеса и его сотрудников. 

Цифровизация переносит под контроль аналитических инструментов все возможные процессы компании, в результате чего собственник получает прозрачную схему работы бизнеса. Имея такой ресурс, он может увидеть точки роста и точки потерь и выстроить работу компании так, чтобы она приносила в разы больше прибыли.

Поэтому можно смело утверждать, что рано или поздно «цифра» проникнет во все сферы рыночных отношений и станет качественным инструментом прозрачности как для владельцев бизнеса, так и для экономики в целом. 

При этом у любых изменений, даже если они к лучшему, есть противники: 

• руководители старой закалки, которые готовы мириться с рисками в обмен на доверие штатным специалистам — в их глазах сотрудники обладают большим авторитетом, чем высокотехнологичные системы;

• руководители компаний, которым необходимо скрыть от собственника внутренние процессы, из-за которых они могут лишиться своих привилегий и части скрытого от владельца бизнеса заработка;

• руководители функций, которые не хотят быть под пристальным вниманием вышестоящего руководства — ведь чем прозрачнее бизнес-процессы, тем больше вопросов и требований появится к человеку, который ими руководит. 

Что такое BI‑системы

Bl-системы (Business Intelligence, бизнес-аналитика) — это программное обеспечение, которое способно собирать и анализировать информацию о компании из разных источников. 

С его помощью можно понять, как функционируют рабочие процессы, и оптимизировать их по заранее рассчитанным данным. По ним коммерческий отдел может регулировать ценообразование, а отдел продаж, например, оценивать спрос на те или иные продукты и делать вывод, как необходимо продвигать остальные — и выгодно ли это вообще. 

Для чего нужны BI‑системы

Все данные Bl-системы представляют в виде схем и подробной инфографики — дашбордов. Они отражают основные бизнес-метрики: кадры, продажи, производство, маркетинг, эффективность (KPI) и другие. Для госучреждений дашборды могут включать дополнительные показатели — например, рождаемость или статистику аварий. 

Существует пять разновидностей дашбордов:

• Дашборд контроля основных бизнес-метрик — для отслеживания и оценки бизнес-показателей (продажи, доходы, заказы);

• Дашборд управления проектами — для контроля актуальной информации о выполнении проектов для координации внутри команды и между руководителями;

• Дашборд глубокого анализа данных — для наблюдения за статистикой работы филиалов и подразделений (количество заключенных сделок, обработанных заявок);

• Дашборд мониторинга показателей эффективности команды (KPI) — для оценки мотивации сотрудников, выполнения задач индивидуально или внутри команды;

• Дашборд пользовательских запросов (self-service) — для анализа и составления отчетности без привязки к аналитическим отделам.

Сколько стоит бизнес-аналитика

Средняя стоимость Bl-систем — от одного миллиона рублей. Для крупных компаний такие затраты вполне приемлемы, однако среднему и малому бизнесу сумма внедрения покажется необъятной. 

Bl-системы анализируют данные и выявляют убытки, поэтому затраты на ее внедрение окупаются в среднем уже через пару месяцев. Владельцу компании гораздо выгоднее потратить N-ную сумму на программное обеспечение, чем годами терять деньги, которые неоцифрованный бизнес просто не видит. 

На сегодняшний день есть и решения, которые будут по карману в сегменте малого и среднего бизнеса — как правило, это подписочные модели (SaaS) или версии, которые могут быть установлены прямо на ПК вместе с базами данных.

Как выбрать Bl-платформу

Выбор бизнес-аналитики должен опираться на несколько ключевых факторов. Важнейший из них — масштабы компании. В зависимости от того, кто нуждается в системе — крупный, средний или малый бизнес — будет отличаться и продукт.

Крупный бизнес

В больших компаниях отдел аналитики может включать более ста профессионально обученных сотрудников. Поэтому из Bl-системы им понадобится только инструмент, с помощью которого специалисты смогут загружать и выгружать данные, а также составлять дашборды без сторонней помощи. 

Для построения сложного отчета даже дорогостоящей Bl-системе нужна помощь программистов. На эти цели крупная компания может выделить штатных сотрудников или заказать услуги разработчиков на аутсорсе. 

Малый и средний бизнес

Владельцы малого бизнеса не всегда готовы платить деньги за отдельные задачи Bl-системы — например, за программирование. Им невыгодно содержать штатного разработчика, ответственного за одни лишь отчеты. 

Небольшим компаниям необходима система, которая позволит решать даже сложные задачи встроенным функционалом — без лишней траты средств. 

К выбору системы аналитики стоит подойти ответственно хотя бы потому, что переход из одного сервиса в другой будет очень сложным. Данные старой системы не получится скопировать в новую — их придется переносить вручную. Однако плюс в том, что все данные уже собраны, и останется лишь заново создать дашборды. 

Что нужно для интеграции Bl-системы

Внедрить Bl-систему можно как ресурсами компании, так и с помощью внештатных программистов и аналитиков. 

Установка BI-системы

Установка платформы может занять от пары часов для среднего и малого бизнеса до нескольких месяцев для крупных компаний и госучреждений. Сроки интеграции зависят от масштаба бизнеса и этапов согласования, через которые должно пройти новое программное обеспечение. 

Обучение сотрудников

Стандартное обучение сотрудников работе с Bl-системой делится на две части: 

1. Демонстрация возможностей программы, ее пользы и функционала. Этот ключевой этап необходим, чтобы сотрудники не тратили время и, как следствие, ресурсы компании на поиск последовательностей действий для решения тех или иных задач внутри системы; 

2. Поддержка и обучение на первых порах работы с программой. Если компания не имеет собственного ИТ-блока, можно договориться о поддержке с интегратором на несколько месяцев или приобрести сертификат на годовую поддержку.

Как цифровизация влияет на бизнес

Главный плюс цифровизации и внедрения бизнес-аналитики для крупного бизнеса — прозрачность и безопасность внутренних процессов компании. Для малого и среднего бизнеса — планирование и рост прибыли. Благодаря систематизации данных происходят и другие качественные преобразования:

• Выявление бюджетных потерь, которые происходят из-за ошибок в планировании, а иногда и умышленно по вине корыстных управленцев;

• Психологическое спокойствие собственника и сотрудников, которые работают не вслепую, а по подтвержденным цифрами показателям, и чувствуют свой контроль над процессами;

• Полное выздоровление компании, состояние которой видно не только по внешним показателям (выручке), но и изнутри — на реальных цифрах.