Уведомление об изменении условий трудового договора: рекомендации по оформлению и образец

Далее мы расскажем:

• с какой даты нужно направить документ;

• как правильно его заполнить;

• в каких случаях это необходимо;

• ответственность за отсутствие уведомления;

• пример (образец) такого документа;

• другие вопросы, связанные с порядком уведомления.

Перечень существенных условий трудового договора

Законодательство не содержит определения существенных условий относительно трудового соглашения. Однако в положениях части 2 статьи 57 ТК перечислены обязательные условия для включения в ТД, как то:

• информация о месте работы;

• трудовая функция;

• дата начала работы или срок действия (если срочный ТД);

• правила оплаты труда;

• время работы и отдыха;

• гарантии и компенсации за вредные и опасные условия труда (далее — УТ);

• характер работы;

• УТ на рабочем месте;

• обязательное соцстрахование;

• иные условия. В эту категорию входят остальные случаи, предусмотренные нормами трудового права. Они могут содержаться как в трудовом законодательстве, так и в других НПА. Например:

  • особенности заключения ТД с иностранным работником или лицом без гражданства (ст. 327.2 ТК);

  • ст. 36.1 «Основ законодательства о культуре»;

  • ст. 79.1 закона № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»;

  • ст. 95.2 закона № 273 «Об образовании в РФ»;

  • иные акты.

Кроме того, часть 1 статьи 57 ТК содержит и другие положения, которые обычно указываются в договоре:

• Ф.И.О. сотрудника и наименование работодателя;

• данные паспорта и работодателя — физлица;

• ИНН работодателя (исключение:  физлица без статуса ИП);

• данные представителя работодателя, подписавшего ТД, и основания для его полномочий;

• дата и место заключения ТД.

Важная деталь! Отсутствие обязательных условий в этой ситуации не может быть основанием:

• для признания договора незаключенным;

• его расторжения.

Отсутствие этих условий несет риск для работодателя. В частности, его могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП. По этому поводу есть разъяснение ВС (п. 10 постановления Пленума Верховного Суда от 23.12.2021 № 45).

Процедура изменения определенных сторонами условий по инициативе работодателя

Правила, регламентирующие порядок изменения положений ТД, содержатся в главе 12 ТК.

Более редкий случай, когда с инициативой выступает работодатель. В одностороннем порядке он может действовать лишь при изменении организационных или технологических УТ (далее ОТУТ). Этот порядок регулирует статья 74 ТК.

Кроме этой статьи в ТК есть положения, которые прямо указывают, что можно действовать без согласия работника. В частности:

• статья 72.2 ТК — временный перевод, применяется в случае катастрофы, аварии и тому подобное;

• статья 99 ТК — сверхурочная работа, предотвращение катастрофы, непредвиденные обстоятельства, ЧП и прочее;

• статья 113 ТК — работа в выходные (праздничные, нерабочие дни).

Допускается при аналогичных условиях, описанных ранее;

• статья 327.4 ТК — временный перевод иностранного гражданина (лица без гражданства).

Также следует пояснить, что может относиться к организационным (технологическим) изменениям:

1. Организационные изменения:

• поменялись структура управления;

• организация труда;

• режим работы и отдыха;

• оплата труда;

• иное.

2. Технологические:

• новшества в технологии производства;

• новые техрегламенты;

• оборудование;

• иное.

Единого исчерпывающего перечня не существует. При этом работодатель должен уметь доказать, что УТ поменялись именно в связи с ОТУТ. Также в суде не примут у вас однозначно следующие доводы:

• снижение продаж;

• ухудшение финансового положения.

Увольнение по какой-либо из указанных причин может быть признано незаконным (определение Московского областного суда от 14.09.2010 по делу № 33-17729).

Процедура изменений при инициативе работодателя:

• направить уведомление работнику. Его рекомендуется вручить под подпись;

• издать приказ об изменении УТ. Это необязательно, но на практике работодатели часто его издают.

Следующий этап зависит от действий сотрудника:

1. если он согласен, нужно заключить дополнительное соглашение;

2. если не согласен, следует предложить другую работу (вакансию). При ее отсутствии или отказе лица, происходит увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК. При этом работнику положена выплата двухнедельного среднего заработка.

Если начальство не уведомит своего сотрудника, возможно привлечение к ответственности. Наказание за данное нарушение установлено ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

Кроме того, есть и другие риски, такие как:

• признание увольнения незаконным;

• восстановление на работе с выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула;

• выплата лицу иных сумм (например, судебных издержек);

• иное.

Срок уведомления работника об изменении трудового договора

Закон обязывает работодателя уведомить сотрудника минимум за два месяца до наступления события (ст. 74 ТК).

Такое правило предусмотрено для большинства компаний. Однако есть некоторые исключения:

• статья 306 ТК. Если наниматель (работодатель) — физическое лицо, срок составляет 14 календарных дней. Статья распространяется и на индивидуальных предпринимателей;

• статья 344 ТК. Религиозные организации должны предупреждать не менее чем за 7 календарных дней.

В обоих случаях предупреждение направляется в письменной форме.
Нужно учитывать, что закон предусматривает лишь минимальный срок предупреждения. Поэтому формально уведомление может отправлено гораздо раньше, поскольку максимальный срок не установлен.

Что должно быть указано в уведомлении об изменении условий трудового договора

Документ составляется в произвольном виде. Его наполнение работодатель определяет самостоятельно. При этом есть обязательная информация, которую в предупреждение включить необходимо, иначе процедура уведомления может быть признана незаконной.

В уведомление обычно входят следующие данные:

• наименование организации и дата;

• Ф.И.О. лица, которому направляется предупреждение;

• причина изменений и ссылка на норму закона (ст. 74 ТК);

• характер изменений;

• права и обязанности уведомляемого в течение срока предупреждения;

• срок принятия сотрудником решения;

• последствия согласия или отказа;

• Ф.И.О. и подписи сторон.

Иные особенности, связанные с порядком уведомления:

• Нередко документ составляют в двух экземплярах: один остается у работодателя (к примеру, в отделе кадров), а второй выдается работнику под подпись.

• Если удобно, можно также предусмотреть, чтобы решение сотрудник выражал отдельным документом. Для этого следует составить отдельный бланк.

Мы указали примерный перечень той информации, которая обычно прописывают в данном документе. При этом особое внимание нужно уделить отдельным его положениям, без которых уведомление не состоится.

Можно ли не указывать в уведомлении причину изменения условий трудового договора

Обязательным условием, которое должно быть включено в документ, является причина изменений. Можно его не указывать, ведь конкретной формы уведомления нет. Однако в случае спора суд обязательно учтет данное обстоятельство. И учтет его не в вашу пользу, признав процедуру незаконной. Это влечет для работодателя соответствующие последствия, о которых мы говорили ранее.

Во-первых, о необходимости указания причин указано в абз. 2 ст. 74 ТК. В частности, сформулировано, что работодатель обязан это сделать.

Во-вторых, такая необходимость подтверждается случаями из судебной практики. В представленном ниже примере суд признал процедуру увольнения незаконной. В процессе он выявил несколько нарушений, в их числе отсутствие в предупреждении сведений о причинах изменений (определение Московского городского суда от 01.07.2010 по делу № 33-19700).

Есть также еще одно обязательное обстоятельство, которое необходимо указать при отправке, а именно характер предстоящих поправок.

В общем случае причиной, по которой начальство меняет условия ТД, является изменение ОТУТ (ст. 74 ТК). Но следует не просто сослаться на эту формулировку, а конкретно указать, что побудило на это пойти, например:

• расширение рынков сбыта;

• перевод склада на круглосуточный режим работы;

• другие обстоятельства.

Характер изменений — это то, что конкретно поменяется для сотрудника, к примеру, введение сменного режима работы. Соответственно, указывают период, смены, перерыв для отдыха и питание и прочее.

Два данных обстоятельства — самые важные в уведомлении. При этом не рекомендуется пренебрегать иными условиями, которые перечислены в прошлом разделе. Они все имеют значение. Чем более полным и понятным будет документ, тем больше шансов на успех руководства при возникновении трудового спора. Также это может помочь в случае возникновения вопросов у трудовой инспекции.

В какой форме нужно уведомить работника об изменении условий трудового договора

Конкретной формы данного документа законодательство не устанавливает. Поэтому составляется он в произвольном виде, но с учетом требований ТК.

Важно, чтобы уведомление было в письменной форме (абз. 2 ст. 74 ТК).

Итак, самые важные критерии заключаются в следующем:

• наличие письменной формы;

• соблюдение конкретного срока (не позднее двух месяцев);

• обязательное указание предстоящих изменений;

• обязательное указание причин, их вызвавших;

• соблюдение иных требований законодательства (при их наличии).

Это минимальные необходимые требования. Однако не следует руководствоваться только ими, можно учитывать и другие рекомендации. Чем полнее и понятнее будет форма, тем лучше для администрации.

Образец уведомления сотрудника об изменении условий трудового договора

Образец документа можно скачать здесь.

Бланк уведомления работника об изменении условий трудового договора

Бланк уведомления можно скачать здесь.

В каком случае необходимо уведомлять работника об изменении положения об оплате труда

Обычно для внесения поправок в положение об оплате труда издается соответствующий приказ. Это делается до их непосредственного внесения. В приказе указывают дату вступления нововведений в силу. Ознакомление с документом происходит под подпись.

Следующий этап зависит от того, затрагивают ли поправки условия ТД, которые являются обязательными для трудового договора. Поэтому в большинстве случаев положения ТД будут затронуты. В связи с чем с сотрудниками нужно будет заключить допсоглашения в письменном виде. Если же условия ТД не затрагиваются, договор менять не нужно.

Случаи, при которых надо предупреждать сотрудника:

• поменялись ОТУТ, что повлекло изменение положения об оплате;

• работник не согласен с изменениями.

Предупреждение в этом случае направляется в общем порядке. При этом если условия ТД менять не нужно,  рекомендуется тем не менее зафиксировать факт уведомления.

Нужно ли уведомлять работника об изменении наименования структурного подразделения

Предупреждать людей в этой ситуации нужно при наличии двух условий:

• наименование подразделения меняется в связи с ОТУТ;

• оно прописано в трудовом договоре.

Важно: если наименование есть в ТД, но причина не ОТУТ, поправки вносятся по соглашению сторон. Уведомление в такой ситуации не нужно (ст. 72 ТК). Если наименования нет в ТД, предупреждать сотрудников также не нужно. Следует издать приказ о переименовании и ознакомить всех с ним.