Табель учета рабочего времени 2024-2025: примеры

Введение

Табель учета рабочего времени — это документ, используемый для учета времени, которое по факту отработал или не отработал сотрудник. Применение табеля позволяет:

• контролировать соблюдение работниками режима рабочего времени;

• получать данные о фактически отработанном времени;

• рассчитывать оплату труда;

• составлять отчетность для Росстата.

Кто ведет табель

Сотрудников, которые заполняют табель, назначает руководитель компании. В небольшой фирме это обычно кадровый специалист или сотрудник бухгалтерии.

В крупной организации табель могут вести руководители подразделений. Они сдают табель ежемесячно в отдел кадров, где сотрудники проверяют его и отправляют в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Ответственных сотрудников нужно назначить приказом, с которым они знакомятся под роспись. Образец приказа ниже.

Что будет, если не вести табель

В этом случае руководителя и компанию ждут штрафы: для юрлица они составляют — до 50 тысяч рублей, для должностного — от одной до пяти тысяч. Сумму штрафа устанавливает ст. 5.27 КоАП.

Когда заполнять табель

В законе не установлен конкретный срок, когда нужно заполнить и подписать табель за прошлый месяц. Как правило, его составляют в последний рабочий день текущего месяца. Сроки заполнения нужно закрепить в учетной политике.

Готовый табель подписывает ответственный работник, руководитель отдела и кадровик. Дальше табель передается в бухгалтерию.

Сколько хранить табель

Хранить табель можно в бумажном и в электронном виде. Срок хранения табеля, установленный законом, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. 

Как составить табель

Согласно постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.2004, для коммерческих фирм есть два бланка табеля — Т-12 и Т-13. Однако эти формы использовать не обязательно, можно разработать свою (ст. 7, 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Есть два метода ведения табеля:

• Сплошная регистрация. Каждый календарный день в табеле ставится отметка — код явки или неявки работника, и число отработанных часов.

• Регистрация отклонений. В этом случае указывают только отклонения от установленного рабочего времени, если они есть. Например, опоздания, неявки и т.д.

Список кодов в табеле.

Бланк Т-13

Эта форма проще в заполнении, поэтому применяется чаще. Она состоит из двух частей — шапки с информацией о компании, подразделении, отчетном периоде, и табличной части.

Образец заполнения приведен ниже.

• Каждая графа делится на две клетки: в одной — буквенный или цифровой код, во второй — число отработанных часов.

• В 7–9 графах указывают данные для расчета зарплаты. Код вида начисления из графы 7 обычно вносят согласно списку кодов, которые утвердила ФНС (приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387). 

• Сверхурочная работа обозначается как «Я/С» — «8/1», где 1 — число часов, отработанных сверхурочно.

• Если сотрудник вышел на рабочее место в праздничный или в выходной день, то в табеле прописывают код «РВ» и число часов, которые отработал сотрудник.

• Если сотрудница вышла в отпуск по уходу за ребенком, ее отсутствие обозначается в табеле кодом «ОЖ», а количество часов не заполняется.

Отличия формы Т-12

В этой форме также производят расчет зарплаты, поэтому заполнять ее сложнее. Бланк включает несколько листов: на первом — коды, на третьем и четвертом — расчет оплаты труда. Эти листы заполняет бухгалтерия.

Образец заполнения приведен ниже.

Как исправить сведения в табеле

Нередко возникают ситуации, когда в табель учета рабочего времени нужно внести изменения. Это можно сделать двумя способами:

• Исправить данные в табеле. 

К примеру, сотрудник не вышел на работу по неизвестной причине. Но через несколько дней выяснилось, что он экстренно попал в больницу и был без связи. Изначально в табеле указали код «НН», но теперь его нужно исправить на «Б». Сотрудник, который ведет табель, зачеркивает неправильный код, ставит букву «Б», делает запись «Исправлено», указывает ФИО, должность и дату исправления.

• Составить корректирующий табель.

Это новый табель с данными первоначального, за исключением ошибочных. При составлении такого табеля ставят пометку «корректирующий» и указывают порядковый номер корректировки (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н).