Введение
Табель учета рабочего времени — это документ, используемый для учета времени, которое по факту отработал или не отработал сотрудник. Применение табеля позволяет:
контролировать соблюдение работниками режима рабочего времени;
получать данные о фактически отработанном времени;
рассчитывать оплату труда;
составлять отчетность для Росстата.
Сведения из табеля используются отделом кадров и бухгалтерией. Данные об отработанном времени запрашивают проверяющие из налоговой, Соцфонда, трудовой инспекции и органов статистики.
Кто ведет табель
Сотрудников, которые заполняют табель, назначает руководитель компании. В небольшой фирме это обычно кадровый специалист или сотрудник бухгалтерии.
В крупной организации табель могут вести руководители подразделений. Они сдают табель ежемесячно в отдел кадров, где сотрудники проверяют его и отправляют в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Чтобы автоматизировать ведение табеля, сотрудники могут применять учетные программы или таблицы Excel, куда вносят необходимые данные.
Ответственных сотрудников нужно назначить приказом, с которым они знакомятся под роспись. Образец приказа ниже.
Что будет, если не вести табель
В этом случае руководителя и компанию ждут штрафы: для юрлица они составляют — до 50 тысяч рублей, для должностного — от одной до пяти тысяч. Сумму штрафа устанавливает ст. 5.27 КоАП.
Когда заполнять табель
В законе не установлен конкретный срок, когда нужно заполнить и подписать табель за прошлый месяц. Как правило, его составляют в последний рабочий день текущего месяца. Сроки заполнения нужно закрепить в учетной политике.
Готовый табель подписывает ответственный работник, руководитель отдела и кадровик. Дальше табель передается в бухгалтерию.
Сколько хранить табель
Хранить табель можно в бумажном и в электронном виде. Срок хранения табеля, установленный законом, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы.
Как составить табель
Согласно постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.2004, для коммерческих фирм есть два бланка табеля — Т-12 и Т-13. Однако эти формы использовать не обязательно, можно разработать свою (ст. 7, 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Есть два метода ведения табеля:
Сплошная регистрация. Каждый календарный день в табеле ставится отметка — код явки или неявки работника, и число отработанных часов.
Регистрация отклонений. В этом случае указывают только отклонения от установленного рабочего времени, если они есть. Например, опоздания, неявки и т.д.
В табеле Т-12 сначала дан список кодов — цифры и буквы, которые обозначают продолжительность работы, причины отсутствия работника на месте, например, «ОВ» — дополнительные оплачиваемые выходные дни. Такие же коды указывают и в бланке Т-13.
Бланк Т-13
Эта форма проще в заполнении, поэтому применяется чаще. Она состоит из двух частей — шапки с информацией о компании, подразделении, отчетном периоде, и табличной части.
Образец заполнения приведен ниже.
Каждая графа делится на две клетки: в одной — буквенный или цифровой код, во второй — число отработанных часов.
В 7–9 графах указывают данные для расчета зарплаты. Код вида начисления из графы 7 обычно вносят согласно списку кодов, которые утвердила ФНС (приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387).
Сверхурочная работа обозначается как «Я/С» — «8/1», где 1 — число часов, отработанных сверхурочно.
Если сотрудник вышел на рабочее место в праздничный или в выходной день, то в табеле прописывают код «РВ» и число часов, которые отработал сотрудник.
Если сотрудница вышла в отпуск по уходу за ребенком, ее отсутствие обозначается в табеле кодом «ОЖ», а количество часов не заполняется.
Отличия формы Т-12
В этой форме также производят расчет зарплаты, поэтому заполнять ее сложнее. Бланк включает несколько листов: на первом — коды, на третьем и четвертом — расчет оплаты труда. Эти листы заполняет бухгалтерия.
Образец заполнения приведен ниже.
Как исправить сведения в табеле
Нередко возникают ситуации, когда в табель учета рабочего времени нужно внести изменения. Это можно сделать двумя способами:
Исправить данные в табеле.
К примеру, сотрудник не вышел на работу по неизвестной причине. Но через несколько дней выяснилось, что он экстренно попал в больницу и был без связи. Изначально в табеле указали код «НН», но теперь его нужно исправить на «Б». Сотрудник, который ведет табель, зачеркивает неправильный код, ставит букву «Б», делает запись «Исправлено», указывает ФИО, должность и дату исправления.
Составить корректирующий табель.
Это новый табель с данными первоначального, за исключением ошибочных. При составлении такого табеля ставят пометку «корректирующий» и указывают порядковый номер корректировки (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н).
Комментарии
1а как же ЗП за первую половину месяца? Без табеля? А там же еще и НДФЛ нужно удержать.
Не знаю, странные советы даете.