В первую очередь при выявлении расхождений между данными в первичных документах поставщика и фактическим наличием товара оформляется документ «Акт о расхождениях после поступления». На основании этого акта оформляются документы «Корректировка приобретения», «Списание недостач товаров» и другие.
Для возможности оформления документов «Акт о расхождениях после поступления» и «Корректировка приобретения» нужно сделать определенные настройки в программе.
Зайдем в раздел «НСИ и администрирование» — подраздел «Настройка НСИ и разделов» — «Закупки».
В рабочем месте «Закупки» нужно зайти в раздел «Документы закупок» и установить флажок в поле «Акты о расхождениях после приемки».
Для использования документа «Корректировка приобретения» включается функциональная опция также в разделе «НСИ и администрирование» — подраздел «Настройка НСИ и разделов» — «Закупки».
В рабочем месте «Закупки» в разделе «Документы закупок» установим флаг в поле «Корректировки приобретений».
Ведете учет в торговле? Займите нишу и зарабатывайте на тех, кто продает товары через Wildberries, Ozon, Яндекс и другие маркетплейсы. Пройдите курс повышения квалификации «Бухгалтер маркетплейса», получите официальное удостоверение и станьте специалистом в перспективной сфере. Сейчас вы можете купить курс со скидкой 68% за 9 900 рублей.
Как оформить «Акт о расхождениях после поступления»
Акт можно создать следующими способами:
ввести на основании документа «Приобретение товаров и услуг». В акте заполняются все основные реквизиты (поставщик, соглашение, контрагент, организация, договор и т.д.), которые недоступны для корректировки. Табличная часть акта заполняется списком товаров из документа поступления;
в разделе «Закупки» — подраздел «Закупки» — «Расхождения при поступлении»;
в разделе «Закупки» — подраздел «Закупки» — «Накладные к оформлению» (закладка Контроль ордеров, команда «Оформить» – Акт о расхождениях).
В акте о расхождениях предусмотрены статусы.
Статус «Не согласовано» устанавливается при создании акта. В этом статусе регистрируются фактически принятые товары, расхождения согласуются с поставщиком товаров.
Статус «Обеспечивается» устанавливается, если необходимо обеспечить товары, которых нет в наличии для отработки расхождений.
Статус «Отрабатывается» устанавливается, если акт согласован с поставщиком. По акту можно отрабатывать расхождения и необходимые документы.
Статус «Отработано» означает, что отработаны расхождения и оформлены все необходимые документы по акту.
Дальнейшее оформление недостачи зависит от того, будет или нет поставщик оформлять эти расхождения, и как списать недостачу при отказе поставщика от расхождений.
В таблице приведены варианты оформления недостачи.
На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождениях (унифицированные формы ТОРГ-1, ТОРГ-2 и ТОРГ-3).
Мы не будем рассматривать все 5 вариантов оформления недостачи. А рассмотрим два наиболее актуальных.
Пример № 1 — Поставщик признал недостачу и выставил корректировочный счет-фактуру
Условия примера: При приемке товара обнаружена недостача 1 единицы товара. Составлен акт о расхождениях после приемки. Документы отправлены поставщику. Поставщик признал недостачу и оформил корректировочный счет-фактуру.
Поступление товаров от поставщика проведем документом «Приобретение товаров и услуг».
На вкладке «Основное» укажем контрагента — поставщика, соглашение.
В поле «Операция» укажем «Закупка у поставщика».
Также укажем договор с поставщиком и склад, на который приходуются товары.
На вкладке «Товары» укажем номенклатуру поступившего товара, количество, цену, сумму, ставку и сумму НДС.
На вкладке «Дополнительно» укажем номер и дату входящего документа.
Выполним команду «Отразить в регл.учете».
Посмотрим движения документа:
ДТ 19.03 — КТ 60.01 — предъявлен НДС поставщиком;
ДТ 41.01 — КТ 60.01 — поступили товары от поставщика;
ДТ 60.01 — КТ 60.02 — зачтен аванс поставщику.
Зарегистрируем счет-фактуру, полученный от поставщика.
Укажем номер и дату счета-фактуры.
В движениях документа видим следующую проводку:
ДТ 68.02 — КТ 19.03 — принят НДС к вычету.
После обнаружения недостачи оформляем акт о расхождениях после поступления.
Документ создадим на основании документа «Приобретение товаров и услуг»:
По умолчанию в документе установлен статус «Не согласовано».
На этом этапе на вкладке «Основное» пока ничего не заполняем. Оформление документов будет доступно в статусах «Отрабатывается» и «Отработано».
На вкладке «Товары» в графе «Факт» указываем фактическое количество полученного товара.
В графе «Расхождения» программа автоматически укажет количество недостающего товара.
В колонке «Комментарий» можно указать комментарий по выявленным в строке расхождениям со стороны менеджера и поставщика, от которого поступил товар.
Далее, менеджер согласует расхождения с поставщиком.
Когда расхождения согласованы, статус меняется на «Отрабатывается».
Статус устанавливается, если акт согласован с поставщиком. По акту можно отрабатывать расхождения и необходимые документы.
После установки данного статуса необходимо заполнить графу «Как отработать расхождения».
К выбору доступны следующие операции: оформить, оформить и ожидать допоставку, ожидать допоставку без оформления, списать за наш счет и списать за счет поставщика.
Мы укажем «Оформить».
При способе «Оформить» можно либо изменить документ «Приобретение товаров и услуг», либо оформить документ «Корректировка приобретения» на количество недостающего товара. Так как поставщик согласен выставить корректировочный счет-фактуру, мы будем оформлять документ «Корректировка приобретения».
Переходим на вкладку «Основное».
В разделе «Оформление расхождений в 1 строке акта» установлен переключатель в поле «Оформить корректировку приобретения».
Стоит отметить, что поменять переключатель можно только в статусе документа «Не согласовано». В статусе «Отрабатывается» этот раздел не активен.
Нажимаем синюю гиперссылку «Оформить документы» и попадаем в рабочее место «Оформляемые документы».
Далее нажимаем «Оформить» и создается документ «Корректировка приобретения».
В документе «Корректировка приобретения» на вкладке «Основное» в поле «Основание» мы видим документы, на основании которых введен данный документ.
Данные о поставщике, соглашении, договоре и складе заполнены автоматически по документу — основания «Приобретение товаров и услуг».
В поле «Вид корректировки» укажем «Корректировка по согласованию сторон».
На вкладке «Товары после корректировки» в графе «Количество» указано фактическое количество товара.
На вкладке «Расхождения» указано количество недостающего товара, сумма, НДС и сумма с НДС.
На вкладке «Дополнительно» в поле «Способ отражения НДС» укажем «Восстановить НДС в книге продаж», так как поставщик оформил КСФ.
Второй вариант «Уменьшить сумму НДС к вычету по исходному с/ф» не подходит, так как в этом случае в книге покупок будет уменьшена сумма НДС по первоначальному с/ф, но не отражен корректировочный с/ф.
В поле «Номер входящего документа» укажем номер документа и дату.
Выполним команду «Отразить в регл. учете».
В движениях документа видим следующие проводки:
ДТ 60.02 – КТ 60.01 – восстановлен аванс поставщику;
ДТ 19.03 – КТ 60.01 – сторно суммы НДС, предъявленного поставщиком;
ДТ 41.01 – КТ 60.01 – сторно поступления товара.
Зарегистрируем корректировочный счет-фактуру.
В поле «Корр.счет-фактура №» укажем номер корректировочного счета-фактуры, выставленного поставщиком.
В поле «от» укажем дату КСФ.
Код вида операции указан «18» — изменение стоимости полученных товаров (работ, услуг) в сторону уменьшения.
Проводки документа будут следующие:
ДТ 19.03 – КТ 68.02 – восстановлен НДС.
Сформируем отчет «Книга продаж» чтобы убедиться, что сумма НДС восстановлена.
В разделе «Финансовый результат и контроллинг», подраздел «НДС» перейдем в «Помощник по учету НДС».
В рабочем месте «Помощник по учету НДС» зайдем в раздел «Отчеты по НДС».
Далее, пройдем по синей гиперссылке «Книга продаж» и сформируем отчет.
В Книге продаж мы видим КСФ с кодом вида операции 18 и восстановленной суммой НДС:
Также, сформируем ОСВ по счету 60.
Мы видим задолженность поставщика на сумму недопоставленного товара:
Возврат денежных средств от поставщика проведем документом «Поступление безналичных ДС».
В поле «Операция» укажем «Возврат от поставщика».
На вкладке «Расшифровка платежа» укажем объект расчетов (в нашем случае договор с поставщиком), сумму, договор с поставщиком и ГФУ расчетов.
В движениях документа видим следующие проводки:
ДТ 60.01 — КТ 60.02 — возврат аванса от поставщика;
ДТ 51 — КТ 60.01 — возврат денежных средств от поставщика.
Пример № 2 — Виновником недостачи товара признана компания — перевозчик товара. Перевозчик компенсирует сумму недостачи.
Условия примера: компания–перевозчик потеряла товар при перевозке. Право собственности на товар перешло покупателю при передаче товара перевозчику. В адрес перевозчика была выставлена претензия. Перевозчик свою вину признал компенсировал стоимость утраченного товара.
Мы рассмотрим два варианта оформления недостачи.
В первом варианте недостача будет списана в расходы, а претензия перевозчику отражена в доходах. Это типовой вариант в программе.
Во втором варианте мы спишем недостачу на счет расчетов по претензии с перевозчиком. И это — нетиповой вариант отражения недостачи.
Вариант № 1
Нам нужно недостачу списать в расходы, а претензию перевозчику отразить в доходах.
Поступление товаров от поставщика отразим документом «Приобретение товаров и услуг».
На вкладке «Основное» укажем контрагента — поставщика, соглашение.
В поле «Операция» укажем «Закупка у поставщика».
Также укажем договор с поставщиком и склад, на который приходуются товары.
На вкладке «Товары» укажем номенклатуру поступившего товара, количество, цену, сумму, ставку и сумму НДС.
На вкладке «Дополнительно» укажем номер и дату входящего документа.
В движениях документа видим следующие проводки:
ДТ 41.01 — КТ 60.01 — поступили товары;
ДТ 60.01 — КТ 60.02 — зачтен аванс поставщику;
ДТ 19.03 — КТ 60.01 — предъявлен НДС поставщиком.
Далее, зарегистрируем счет-фактуру, полученный от поставщика:
В движениях документа видим следующую проводку:
ДТ 68.02 — КТ 19.03 — НДС принят к вычету.
После выявления недостачи, менеджер оформляет документ «Акт о расхождениях после поступления».
Сначала акт о расхождениях отрабатывается в статусе «Не согласовано» и уточняются виновные лица, составляется претензия. Мы пропустим этот этап, он подробно описан в предыдущем примере.
Перейдем сразу к этапу оформления расхождений в статусе «Отрабатывается».
На вкладке «Товары» в графе «Как отработать расхождения» укажем «Списать за счет поставщика».
Вернемся на вкладку «Основное» и пройдем по синей гиперссылке «Оформить документы»:
В рабочем месте будет доступно оформление двух документов: «Списание недостач товаров» и «Корректировка задолженности»:
Сначала оформим документ «Списание недостач товаров».
На вкладке «Основное» укажем статью списания и аналитику расходов.
Статью списания оформим следующим образом.
На вкладке «Основное» в разделе «Квалификация расходов и настройки отнесения» укажем, что расходы возникают «При складском хранении, перемещении, обработке» и относятся «На финансовый результат (расходы текущего периода)».
Тип аналитики расходов укажем «Номенклатура».
На вкладке «Бухгалтерский учет и налоги» укажем ГФУ доходов и расходов «Списание недостачи ТМЦ».
ГФУ заполним следующим образом.
В разделе «Отражение в регламентированном учете» укажем счет учета 94, счет списания — 91.02.
На вкладке «Товары» автоматически указан недостающий товар:
Проводки документа будут следующими:
ДТ 94 — КТ 41.01 — отражена недостача товара.
При проведении регламентной операции «Закрытие месяца» сумма со счета 94 закроется в ДТ счета 91.02 регламентной операцией «Распределение расходов по направлениям деятельности».
На вкладке «Правило распределения» нужно указать базу распределения:
Проводки документа будут следующими:
ДТ 91.02 — КТ 94 — сумма недостачи списана в расходы.
Сформируем ОСВ по счету 94.
Мы видим, что счет 94 закрыт.
Тут следует отметить, что если необходимо закрывать счет 94 вручную, то настройка статьи расходов должна быть следующая. В поле «Относятся» нужно указать «Распределить вручную».
В этом случае нужно будет оформлять документ «Списание расходов» и в этом документе определять счет, на который будет закрываться счет 94. Например, это может быть счет 73.02, если недостачу нужно удержать с сотрудника.
Далее, вернемся в документ «Акт о расхождениях после приемки» и оформим документ «Корректировка задолженности».
В шапке документа укажем начисление дебиторской задолженности в корреспонденции с доходами.
На вкладке «Задолженность» в табличной части укажем:
тип расчетов — расчеты с поставщиком;
объект расчетов — договор «Претензия»;
сумму претензии.
Создадим новый договор с поставщиком и назовем его «Претензия».
В договоре укажем ГФУ расчетов «Расчеты по претензии» с указанием счетов учета 76.02 для отражения в регламентированном учете:
На вкладке «Доходы» укажем статью доходов и аналитику.
Статью доходов заполним следующим образом.
На вкладке «Основное» укажем наименование статьи, ГФУ доходов и тип аналитики доходов.
ГФУ доходов заполним следующим образом.
На вкладке «Регламентированный учет» поставим галочку в поле «Принимается к налоговому учету» и вид доходов «Прочие внереализационные доходы (расходы)».
После выполнения команды «Отразить в регл. учете» видим следующую проводку:
ДТ 76.02 — КТ 91.01 — отражена в доходах претензия поставщику.
Далее, перевозчик компенсирует недостачу.
Поступление компенсации от перевозчика оформим с помощью документа «Поступление безналичных ДС».
На вкладке «Основное» вид операции укажем «Возврат от поставщика»:
На вкладке «Расшифровка платежа» укажем объект расчетов, основание платежа, поступившую сумму, договор возврата, ГФУ.
Проводки документа будут следующие:
ДТ 51 — КТ 76.02 — поступили денежные средства по претензии.
Сформируем ОСВ по счету 76.02.
Мы видим, что все расчеты по претензии закрылись:
Вариант № 2
Спишем недостачу на счет расчетов по претензии с перевозчиком.
При этом варианте сначала также оформляется «Акт о расхождениях после поступления».
На вкладке «Товары» в графе «Как отработать расхождения» укажем «Списать за счет поставщика».
На вкладке «Основное» акта о расхождениях после поступления пройдем по синей гиперссылке «Оформить документы».
В рабочем месте будет доступно оформление двух документов: «Списание недостач товаров» и «Корректировка задолженности»:
Оформим документ «Списание недостач товаров».
На вкладке «Основное» укажем статью списания и аналитику расходов.
Статью списания оформим следующим образом.
На вкладке «Основное» в разделе «Квалификация расходов и настройки отнесения» укажем, что расходы возникают «При складском хранении, перемещении, обработке» и распределяются вручную. Мы выберем распределение вручную, так как нам нужно закрыть 94 счет на счет 76.02.
На вкладке «Бухгалтерский учет и налоги» укажем ГФУ доходов и расходов «Списание недостачи ТМЦ»:
На вкладке «Товары» автоматически указан недостающий товар:
Проводки документа будут следующими:
ДТ 94 — КТ 41.01 — отражена недостача товара.
А вот вместо второго документа «Корректировка задолженности» мы оформим документ «Списание расходов». Почему?
А потому, что нам сумму, отраженную по дебету счета 94, нужно отнести на счет расчетов по претензиям с перевозчиком. А документ «Корректировка задолженности» начислит задолженность перевозчика только в корреспонденции со счетом 91.01.
Нам же нужно отнести недостачу, отнесенную в ДТ счета 94 на счет 76.02.
Зайдем в раздел «Финансовый результат и контроллинг» — подраздел «Доходы и расходы, финансовый результат» — Отражение прочих доходов и расходов.
В рабочем месте «Отражение прочих доходов и расходов» создадим документ «Списание расходов» с помощью команды «Создать»:
На вкладке «Основное» укажем операцию «Списание расходов»:
На вкладке «Расходы» укажем сумму расходов.
В поле «Статья расходов» укажем статью расходов, которую указали в документе «Списание недостач товаров» и аналитику расходов.
В разделе «Расходы активы/пассивы» пройдем по синей гиперссылке в поле «Корр.счет учета» и в форме «Настройка счета учета операции» укажем счет учета 76.02, контрагента — перевозчика и договор, по которому отражаются расчеты по претензии.
Посмотрим проводки документа:
ДТ 76.02 — КТ 94 — сумма недостачи отнесена на расчеты по претензиям.
Обратите внимание! Если сумма возмещения превышает балансовую стоимость товара, дополнительно нужно отразить доход на разницу: ДТ 76.02 — КТ 91.01.
Эту операцию можно отразить документом «Регистрации доходов».
Далее перевозчик компенсирует недостачу.
Поступление компенсации от перевозчика оформим с помощью документа «Поступление безналичных ДС».
На вкладке «Основное» вид операции укажем «Возврат от поставщика»:
На вкладке «Расшифровка платежа» укажем объект расчетов, основание платежа, поступившую сумму, договор возврата, ГФУ.
В движениях документа видим следующую проводку:
ДТ 51 — КТ 76.02 — возмещение недостачи по претензии.
Начать дискуссию