Зачем нужна доверенность
Когда покупатель приобретает товар, то главная задача продавца — передать этот товар в целости и сохранности. Иногда случается так, что покупатель отказывается платить продавцу, объясняя это тем фактом, что товар был получен не им.
Чтобы доказать, что товар был передан представителю покупателя и продавец может рассчитывать на оплату нужна не только товарная накладная, но и доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это документ, который подтверждает, что лицо, получающее товар действительно является представителем покупателя, заключившего договор. При наличии такого документа продавец может выдать товар, а покупатель обязан будет его оплатить.
Доверенность можно не делать, если товар получает лично ИП или руководитель организации. В таком случае будет достаточно паспорта и выписки из ЕГРЮЛ.
Если вы покупаете товары в розницу от лица ИП или организации и вам нужно заключить договор, то вам также понадобится доверенность. Именно на основании доверенности продавец сможет оформить счет-фактуру, а покупатель принять к вычету НДС по совершенной покупке.
Виды доверенностей
Доверенности бывают нескольких видов, в зависимости от целей с которой они выдаются:
1. Разовая. Подобная доверенность выдается на получение определенного товара у конкретного продавца. Иных полномочий у такой доверенности нет. Получить товары еще раз по ней уже нельзя. Обычно такая доверенность остается продавцу в качестве факта подтверждения выдачи товара.
2. Регулярная. Это более расширенная версия разовой доверенности. Она дает право получать у конкретного поставщика товары от имени организации неограниченное количество раз за установленный период времени. Получить ТМЦ у иных поставщиков по этой доверенности нельзя.
Регулярная доверенность может содержать и более расширенные полномочия, например, получать от имени организации ТМЦ у круга поставщиков, но тогда вводятся ограничения по действиям, которые может совершать человек с такой доверенностью. Допустим, подписать накладную и получить товар он может, а вот поставить подпись на акте сверки или соглашении об изменении цены уже нет.
3. Генеральная. Такая доверенность дает практически неограниченные полномочия ее держателю. Он может получать товары, подписывать документы, заключать договоры. Важно, что все полномочия должны быть отражены в тексте доверенности.
По сроку действия доверенности бывают краткосрочными и долгосрочными. Обычно к краткосрочным относят разовые доверенности и те, у которых срок действия менее 1 года. Долгосрочными считаются доверенности на срок действия более года.
Максимального срока выдачи доверенности нет. Доверенность действует с момента выдачи и до указанного срока. Если срок не указан, то считается, что доверенность действует до 31 декабря. Если в документе не указать дату выдачи, то такая доверенность будет считаться недействительной.
На кого можно оформить доверенность
Доверенность можно оформить на любое физическое лицо, как сотруднику, так и не сотруднику компании. Нет никаких требований, которые обязывают компанию заключать договор ГПХ с лицом, которому выдается доверенность на получение ТМЦ.
Образец доверенности
Обязательных шаблонов доверенности нет, компания вправе разработать свой бланк доверенности, однако в нем должны быть обязательные пункты:
Дата выдачи (иначе доверенность будет считаться недействительной);
Информация об организации или ИП, которая выдает доверенность;
Информация о лице, которое получает доверенность;
Полномочия лица, которое получает доверенность;
Подпись лица, выдавшего доверенность.
Печать на доверенности не обязательна, но если у организации она имеется, то лучше поставить, это защитит документ от подделки.
А вот образец подписи лица, которое получает доверенность не обязателен.
Нотариально заверять доверенность не нужно, если этого не требуют условия договора. Но если у продавца возникнут сомнения в подлинности документа, то будьте готовы подтвердить его легитимность.
На практике большинство предприятий используют бланк доверенности № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. В этих формах есть все перечисленные обязательные пункты. Отличаются они только наличием отрывного корешка, который можно хранить для подтверждения факта выдачи доверенности. На отрывном корешке дублируются все данные, указанные в основной доверенности.
Образец заполненной доверенности М2
Образец заполненной доверенности М2а
Учет доверенностей
Жестких требований к учету и отчетности по доверенностям нет. Доверитель сам должен организовать учет выдаваемых доверенностей, чтобы при необходимости быстро подтвердить легальность выданного контрагенту документа.
Можно организовать журнал выданных доверенностей, хранить копии и корешки доверенностей, завести электронный реестр и т.п. Выбор остается за организацией, главное, чтобы к этой информации был оперативный доступ, позволяющий своевременно найти данные по каждой выданной доверенности.
Хранить данные о выданных доверенностях нужно в течение 5 лет (п. 36 и 292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Начать дискуссию