Учет командировок в 2025 году стал проще: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Наталья Терентьева, руководитель юридического департамента Smartway, рассказывает, как эти изменения влияют на учет деловых поездок в компаниях.

Командировки и кадровый учет 

В трудовом законодательстве в 2024 году появилось несколько изменений. Напрямую они не связаны с командировками, но прямо влияют на процесс их организации и оформления.

Усложнили процесс расторжения договора с родителями-одиночками

Раньше работодатель не мог по своей инициативе уволить одиноких родителей, которые воспитывают детей до 14 лет. Теперь возраст ребенка увеличили до 16 лет. 

Важно: одинокие родители должны по-прежнему давать письменное согласие на командировку, если ребенку еще не исполнилось 14 лет. 

Ограничили расторжение трудового договора с супругами погибших ветеранов боевых действий

Появилось ограничение на расторжение трудового договора с женой погибшего ветерана боевых действий, в том числе во время командировки. Уволить сотрудника нельзя в течение одного года с момента гибели ветерана, если в течение этого периода супруга погибшего не вступила
в новый брак. 

Ввели тарификацию наставничества

В трудовой кодекс добавили положения о возможности отдельной тарификации работы наставников. Это должно повысить престиж и регламентацию их труда.

Разъяснения Роструда по вопросам командировок

В 2024 году Роструд выпустил ряд разъяснений, которые касаются оформления деловых поездок и организации командировочного процесса.

• Сроки уведомления о командировке.

Хотя законом не установлены конкретные сроки уведомления сотрудника о командировке, Роструд рекомендует информировать человека за несколько дней до ее начала. Это правило носит рекомендательный характер, но помогает избежать конфликтов на рабочем месте. 

• Командировки в регионы с особыми климатическими условиями.

Сотруднику, который едет в деловую поездку на территории с особыми климатическими условиями, не нужно проходить обязательный медицинский осмотр. Гарантии для тех, кто постоянно работает в таких регионах, не распространяются на деловых путешественников, которые приехали в командировку. 

Налогообложение командировочных расходов

Изменения в налоговом законодательстве начались еще в 2024 году с разъяснений Минтранса об упрощении учета расходов на деловые поездки. Теперь маршрутной квитанции в электронной форме достаточно, чтобы подтвердить расходы на покупку билета. Перелет считается подтвержденным, если у сотрудника есть посадочный талон в электронной форме.

С 2025 года начала действовать масштабная реформа налогового законодательства, в том числе в контексте бухучета расходов на командировки. К важным изменениям относятся: 

• Введение прогрессивной шкалы налогообложения НДФЛ.

Теперь в зависимости от размера годового дохода физические лица будут облагаться налогом по таким ставкам:

Для отдельных видов доходов сохранили двухуровневую систему ставок НДФЛ — 13% и 15% процентов. Например, для дивидендов и процентов по вкладам. 

• Повышение ставки по налогу на прибыль:

1. 25 % вместо 20%.

2. 5% вместо 0% для ИТ-компаний до 2030 года.

• Обязанность по уплате НДС для УСН.

Для компаний и ИП на «упрощенке» с 2025 года появляются разные ставки НДС в зависимости от дохода бизнеса за 2024 год.

Рост налоговой нагрузки для компаний на УСН с большим доходом компенсируют отменой повышенных ставок в 8% и 20% процентов при превышении лимитов. С 2025 года применяются только базовые ставки по УСН: 6% при объекте налогообложения «доходы» и 15% при объекте налогообложения «доходы минус расходы».

• Налоговая амнистия за дробление бизнеса.

В 2025 году компании и ИП могут рассчитывать на амнистию по уплате налогов, пеней и штрафов, если они дробили бизнес с помощью спецрежимов, но теперь готовы работать законно.

Как еще упростить учет командировок в 2025

У компаний появилась потребность сделать рутинный процесс учета командировок быстрее и технологичнее. Вот как это можно сделать: 

• Перейти на КЭДО.

Подписывать приказы и служебные задания на командировку удобнее в системах КЭДО (кадрового электронного документооборота). Компании, которые еще не используют этот метод, наверняка сделают это в 2025 году.

• Внедрить периодическую дистанционную работу. 

Это тоже помогает проще оформлять командировки. Можно официально обмениваться документами через КЭДО или их сканами без бумажных оригиналов. Однако для этого нужно заранее издать локальный нормативный акт, в котором будут прописаны условия обмена документами через КЭДО.