Персонифицированный учет за достойную пенсию!

Тарасова Татьяна Викторовна, главный эксперт-консультант компании ПРАВОВЕСТ

Что изменилось?

Правление Пенсионного фонда утвердило новые формы документов индивидуального учета2. Они не претерпели существенных изменений по сравнению с действовавшими ранее. Отличия носят, скорее, технический характер.

Из числа документов персонифицированного учета исключены "Выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица" - формы СЗИ-2 и СЗИ-4. В то же время появились две новые формы, которые заполняются территориальными органами ПФР. Это "Сведения об иных периодах деятельности застрахованного лица, засчитываемых в страховой стаж" - форма СЗВ-СП и "Акт о включении сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц" - форма ВЛС-1. Введение этих форм позволит работодателям-страхователям и Пенсионному фонду учитывать в страховом стаже все периоды деятельности застрахованных лиц, что обеспечит полноту отражения начислений по каждому работнику.

Отчетность по итогам календарного года включает несколько форм: 1. "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица" - СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (списочная форма). 2. "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" - АДВ-6-1. 3. "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" - АДВ-11.

Помимо них страхователи, зарегистрированные в г. Москве, должны составлять пояснительную записку, хотя ее формы в официальном перечне нет. Это документ, отражающий общую сумму страховых взносов организации с разбивкой сведений о застрахованных лицах по специально сформированным пачкам.

Страхователь (работодатель) группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пачки. В состав пачки могут входить документы только одного наименования. Например, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2: исходные, корректирующие, к пенсии или отменяющие и т. д.

В пачке должно быть не более 200 документов. Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц, представленных в них, не должно превышать 200.

В случае если нельзя воспользоваться списочной формой, то для представления индивидуальных сведений необходимо заполнять форму СЗВ-4-1. Например, если работники имеют льготы для досрочного назначения трудовой пенсии по выслуге лет.

Также необходимо выделить в отдельную пачку индивидуальные сведения на работников, которые в текущем, 2007, году достигнут пенсионного возраста.

Каждая пачка документов, передаваемых в ПФР, сопровождается описью по форме АДВ-6-1. Она является неотъемлемой частью пачки документов. В описи указываются сведения о суммах начисленных страховых взносов отдельно по страховой и накопительной частям трудовой пенсии, а также о страховых взносах, начисленных по дополнительному тарифу.

Кроме того, важно учесть следующие требования: 1. К каждой пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Список составляется в произвольной форме и брошюруется в пачке после описи. 2. Пачка прошивается, и каждый документ нумеруется. 3. Концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на котором ставится печать организации и делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью… листов". 4. Все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя или индивидуального предпринимателя, проставляемыми также на описи, которая дополняется словами: "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно". 5. Заверенную подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) и печатью организации пачку документов расшивать не допускается.

В перечень документов, представляемых в ПФР, включается также ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11. В ней содержатся данные о количестве представленных отчетных форм, сумме начисленных и уплаченных страховых взносов, сумме задолженности по их уплате и др.

Страхователь составляет одну ведомость на все пачки документов, передаваемых в ПФР.

Причем в ней отражается вся сумма начисленных и уплаченных страховых взносов за отчетный, 2006, год.

Ведомость является итоговым документом. Там указываются: - сведения о страхователе (наименование организации, ИНН, КПП, регистрационный номер в Пенсионном фонде); - расчетный период, за который представляются сведения, то есть 2006 г.; - дата, на которую составлена ведомость. Как правило, это последний день отчетного периода (в отчетной ведомости за 2006 г. необходимо указать 31 декабря 2006 г.); - количество пачек документов по форме СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (с учетом пачек, представленных ранее в течение отчетного года); - число застрахованных лиц, о которых представляется информация; - коды основного и дополнительного тарифа; - общая сумма начисленных и уплаченных страховых взносов за расчетный период по всем работникам с разбивкой на страховую и накопительную части; - задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода.

Поле "Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода" содержит сведения отдельно по каждому году, за который образовалась задолженность, не погашенная на начало расчетного периода. Задолженность может быть как просроченной (не уплаченной за прошлые отчетные периоды), так и текущей (взносы, начисленные в декабре отчетного периода).

Текущая задолженность образуется в результате того, что авансовые платежи по страховым взносам за декабрь страхователь уплачивает не позднее 15 января следующего года3. В ведомости данные приводятся по состоянию на последний день расчетного периода - 31 декабря. Однако страхователь может не уплатить авансовый платеж за декабрь до этой даты. Тогда не уплаченные за декабрь суммы включаются в ведомость как задолженность по уплате страховых взносов.

Показатель "Начислено страховых взносов за расчетный период" отражает суммы начисленных взносов на страховую, накопительную части трудовой пенсии и по дополнительному тарифу. Суммы страховых взносов, уплаченных за расчетный период, отражаются в ведомости с разбивкой на страховую, накопительную части трудовой пенсии и по дополнительному тарифу и распределяются по годам, за которые уплачивались. Это нужно для того, чтобы определить, к какому году относится задолженность по уплате страховых взносов на конец отчетного периода, а также чтобы установить коэффициент уплаты страховых взносов в расчетном периоде. Этот коэффициент применяется для распределения не полностью уплаченных страховых взносов по индивидуальным лицевым счетам застрахованных лиц. Он устанавливается при проведении сверки данных страхователя и сведений из выписки лицевого счета ПФР о начисленных и об уплаченных страховых взносах. Результат сверки оформляется протоколом, который свидетельствует, что сверка произведена и обе стороны подтверждают сумму поступивших платежей и коэффициент уплаты, и печатается на оборотной стороне АДВ-11.

Задолженность по страховым взносам на конец года отражается в последней таблице ведомости. В отдельных строках указываются суммы задолженности и год, за который она образовалась.

Переплата по страховым взносам на начало или конец расчетного периода вносится в ведомость со знаком "минус".

Суммы начисленных и уплаченных страховых взносов, задолженности (переплаты) отражаются в ведомости в рублях с округлением копеек до целых рублей. В ведомости ставятся дата составления, подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации.

После того как проведена сверка платежей с Пенсионным фондом и сформированы пачки индивидуальных сведений, нужно сверить указанную в них сумму взносов на страховую и накопительную части пенсии с ведомостью АДВ-11. Иногда сумма взносов по всем пачкам отличается от общего результата. Это происходит вследствие того, что данные по некоторым работникам, с начисленного вознаграждения которых перечислялись взносы на обязательное пенсионное страхование, не попали в сформированные пачки из-за нехватки сведений: номера страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или др. В таком случае действия работодателя зависят от того, продолжают ли эти работники трудиться в организации. Если да, то на них необходимо подать в Пенсионный фонд анкеты по форме АДВ-1 для присвоения номера обязательного пенсионного страхования. Если работник уволился, можно подать просьбу-запрос в отделение Пенсионного фонда для установления недостающих сведений.

Затем работодатель должен составить справку-приложение к индивидуальным сведениям с указанием:

• наименования организации, ее регистрационного номера в ПФР, ИНН, КПП;
• полностью Ф. И. О. каждого работника, на которого не поданы индивидуальные сведения;
• причины, по которой индивидуальные сведения не представлены (поданы анкеты, отправлены запросы);
• адреса места жительства и даты рождения этих работников;
• суммы страховых и накопительных взносов, начисленных на их вознаграждение;
• номера поданной анкеты или запроса.

Также в справке-приложении необходимо указать, что данные работники ознакомлены с тем фактом, что на их индивидуальные лицевые счета в срок, установленный законодательством, сведения о стаже и страховых суммах не поступят. И добавить: "После выяснения номеров страховых свидетельств индивидуальные сведения на вышеперечисленных работников будут представлены". К данной справке обязательно прикладываются копии поданных анкет и запросов.

Справка-приложение должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации.

Закон № 27-ФЗ устанавливает, что индивидуальные сведения представляются в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с утверждаемыми им в установленном порядке формами документов и инструкциями. Однако некоторые отделения Пенсионного фонда требуют представлять в составе документов персонифицированного учета информационное письмо об организации.

Оно составляется в произвольной форме и должно содержать: - полное наименование организации; - регистрационный номер в ПФР; - ИНН/КПП; - Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера; - контактные телефоны руководителя и главного бухгалтера; - фактический адрес организации; - общую численность работников, в том числе штатных сотрудников; - действующие расчетные счета; - наличие бухгалтерских программ.

Информационное письмо подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Бланк пояснительной записки разработан, но не утвержден. Его необходимо взять в отделении Пенсионного фонда. Пояснительная записка заполняется в соответствии с инструкцией, которая приведена на обратной стороне бланка. Однако многие отделения Пенсионного фонда выдают ксерокопии только лицевой стороны. В связи с этим рассмотрим основные моменты заполнения пояснительной записки. (см. таблицу)

В пояснительной записке указываются период (календарный год), за который представляются индивидуальные сведения, общая и штатная численность работников.

Наименование организации указывается краткое (которое отражено в свидетельстве о регистрации в отделении Пенсионного фонда).

Индивидуальные сведения о работниках, достигших пенсионного возраста, организация представляет в течение календарного года (в частности, 2006 г.). И при составлении пояснительной записки за 2006 г. данные суммы отражаются в строке 1 и 1а.

После формирования пачек с индивидуальными сведениями суммы взносов по каждой пачке перечисляются в строке 2. В строке 3 проставляется количество пачек с индивидуальными сведениями, фактически сформированными за год, а также отражается общая сумма страховых и накопительных взносов по сформированным пачкам. В случае если организация будет представлять сведения частями, то в следующей пояснительной записке данные строки 3 переносятся в строку 1, суммируются с подаваемыми сведениями в пачках по строке 2, и итоговая сумма записывается в строку 3.

В строке 3а отражаются суммы начисленных страховых взносов за календарный год в целом по организации. Они должны соответствовать страховым взносам, отраженным в ведомости АДВ-11. Данные по строке 3 и 3а будут отличаться на сумму страховых взносов, указанных в справке-приложении (то есть страховых взносов сотрудников, которым оформляются страховые свидетельства или сведения по которым уточняются).

В строке 3б указываются суммы фактически перечисленных страховых взносов на страховую и накопительную части трудовой пенсии за календарный год. Они должны соответствовать данным ведомости АДВ-11 и протоколу сверки с отделением ОПС.

Организациям, не ведущим в течение календарного года финансово-хозяйственной деятельности, но зарегистрированным в Пенсионном фонде в качестве страхователя, необходимо заполнить только ведомость АДВ-11, а также составить информационное письмо и письмо о том, что в 2006 г. финансово-хозяйственная деятельность не велась и работникам вознаграждение не выплачивалось.

Для подтверждения этого понадобится справка из банка о том, что с 1 января по 31 декабря 2006 г. организации деньги на заработную плату не перечислялись.

Индивидуальный предприниматель (в том числе применяющий упрощенную систему налогообложения) по наемным работникам отчитывается перед Пенсионным фондом в порядке, описанном выше.

О перечисленных за себя взносах он представляет в Пенсионный фонд только ведомость АДВ-11 и копии документов об уплате страховых взносов (платежные поручения с выписками банка или квитанции банка).

Сведения могут представляться в письменной форме. Формы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

Организации могут подготовить документы и в электронной форме при наличии гарантий достоверности информации и защиты от несанкционированного доступа и искажений4. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности представления информации в электронной форме решается Пенсионным фондом Российской Федерации совместно с конкретными страхователями.

Страхователь - организация, индивидуальный предприниматель, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, - может направить в территориальный орган ПФР отчетность по персонифицированному учету по почте, поскольку нормы действующего законодательства не содержат прямого указания на личное представление отчетности. Однако лучше страхователю лично сдавать сведения персонифицированного учета, так как это позволяет непосредственно при приеме выявлять ошибки и оперативно их исправлять.

Если страхователь (в том числе физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы) не представит в установленные сроки необходимые сведения или представит неполные и (или) недостоверные сведения, к нему будут применены финансовые санкции. Размер санкций - 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР5. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.

И помните! От того, насколько правильно вы заполните формы персонифицированного учета, напрямую зависит пенсия ваших сотрудников.

1)  ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"

2)  Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п

3)  п. 2 ст. 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"

4)  п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

5)  ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ