Организация документооборота для управления дебиторской задолжностью

Эффективность финансового менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая в свою очередь состоит из двух частей — дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков и дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.

Шубина Т.В., канд. экон. наук,начальник отдела стандартов и качества аудита ИКО «АНВЕСТ»
Опубликовано в номере: Финансовый менеджмент №5 / 2005

К основным задачам организации документооборота относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

Обязанности должностных лиц и подразделений организации в ходе исполнения договора поставки.

Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в процессе деятельности организации или в иных целях, не связанных с личным или другим подобным использованием.

В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской задолженностью выделяют три этапа подготовки и движения документов:

1) распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации;

2) составление договора и юридический контроль;

3) определение ответственных исполнителей.

Рассмотрим содержание каждого этапа.

1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.

Отдел снабжения:

а) согласовывает годовые потребности организации с потребностями производства;

б) определяет потребность в товарах и сырье на год;

в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

г) согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой службой;

д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

е) собирает подробную информацию о поставщике;

ж) представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, возникающих при заключении договоров.

Финансовая служба:

а) согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом снабжения;

б) определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых поставок;

в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

Юридическая служба:

а) перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает информацию о ней:

—	учредительные документы (устав, учредительный договор);
—	сведения о месте расположения офиса;
—	данные о том, в каком банке обслуживается фирма-поставщик;
—	финансовую отчетность;
—	сведения о коммерческой репутации;

б) представляет в финансовую службу характеристику фирмы-поставщика вместе с ее финансовой отчетностью для экспертизы на предмет финансовой устойчивости.

2. Составление договора и юридический контроль.

Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовую и юридическую службы организации. Приведем примерный перечень их функций.

Финансовая служба:

а) уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта, подписанием и исполнением, в частности:

—	условия оплаты;
—	финансовую ответственность;
—	сроки выполнения обязательств;
—	сроки действия договора;

б) прогнозирует риски.

Юридическая служба:

а) разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;

б) при отсутствии типового договора под конкретный случай разрабатывает новый проект предстоящего договора;

в) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента;

г) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право и объем полномочий представителя и т.д.).

3. Определение ответственных исполнителей.

Отдел снабжения:

а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;

б) своевременно принимает установленные договором поставки и установленные действующим законодательством меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;

в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана организация;

г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;

д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в юридический отдел служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.

Бухгалтерия:

а) осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;

б) контролирует правильность оплаты;

в) следит за соблюдением сроков оплаты;

г) оформляет соответствующие документы.

Организационно-технологическая схема реализации договора поставки включает следующие этапы.

Этап I: оформление договора.

1. Отдел снабжения оформляет проект договора и представляет его в финансовую службу.

2. Финансовая служба в случае согласия с содержанием договора визирует его и передает для юридического контроля в юридическую службу, в случае несогласия — возвращает договор со своими замечаниями на доработку в отдел снабжения.

3. Юридическая служба в случае согласия с содержанием договора визирует его и передает в отдел снабжения для оформления заключения сделки с поставщиком, в случае несогласия — возвращает договор со своими замечаниями на доработку в финансовую службу.

4. Отдел снабжения присваивает договору номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое количество копий договора и передает договор с визами юридической и финансовой служб, подписями и печатями другой стороны на подпись генеральному директору организации.

5. Отдел снабжения передает после подписания генеральным директором полностью оформленный договор в финансовую службу на регистрацию.

6. Финансовая служба регистрирует договор и передает его копии в юридическую службу, бухгалтерию и отдел снабжения — исполнителю.

Этап II: контроль за исполнением договора поставки.

1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контакт с контр-

агентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.

2. Исполнитель передает полученный счет в финансовую службу на визу.

3. Финансовая служба удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на подпись к оплате генеральному директору.

4. Подписанный генеральным директором счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов (форма 1).

Форма 1

Журнал учета документов, поступивших для оплаты

Дата поступления	Наименование, дата и номер документа	Получатель денежных средств	Фамилия исполнителя	Роспись исполнителя	Роспись бухгалтера
01.06.05	Счет от 28.05.05 № 36/1-Н	ООО «Монолит»	Петров
12.05.05	Счет от 12.05.05 № 242-П	ООО «Сервис»	Полков

5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений исполнителю.

6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.

7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в финансовую службу данные о дебиторской и кредиторской задолженности (форма 2).

Форма 2

Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторы				Кредиторы
Наименование поставщика	Номер договора	Дата платежа	Сумма платежа (руб.)	Наименование поставщика	Номер договора	Дата постав ки	Сумма поставки (руб.)
ООО «Монолит»	31/04	01.06.05	13 600	ООО «Демократ»	1П-02	13.06.05	105 000
ООО «Сервис»	23/04	15.05.05	25 600	ООО «Металлоконструкция»	237/05	15.05.05	32 700
ООО «Стройком»	12/03	01.02.05	300 000
ООО «Геоком»	03/03	23.12.04	127 700

8. Финансовая служба на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки, и еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности генеральному директору и в отдел снабжения для принятия необходимых мер (форма 3).

Форма 3

Журнал учета просроченной дебиторской задолженности

Наименование поставщика груза	Номер договора	Дата платежа	Сумма платежа (руб.)	Объем поставки (руб.)	Дата поставки по контракту	Нарушение сроков поставки, в днях
ООО «Лессервис»	10.апр	30.04.05	112 500	300 000	15.05.05	45
ООО «Стройком»	12.мар	01.02.05	300 000	300 000	23.02.05	129
ООО «Геоком»	03.мар	23.12.04	123 700	260 000	10.01.05	170

Этап III: оформление закрытия договора.

1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта.

2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком.

3. Исполнитель составляет в случае окончания срока действия договора акт о закрытии договора и передает его на визу в финансовую службу.

4. Финансовая служба проверяет выполнение договора, визирует акт и передает его на визу в юридическую службу.

5. Юридическая служба удостоверяется в юридической правильности закрытия договора, визирует акт и возвращает исполнителю для оформления закрытия договора.

6. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами юридической и финансовой служб на подпись генеральному директору.

7. После подписания генеральным директором полностью оформленный акт о закрытии договора и его копии передаются в финансовую службу для регистрации.

8. Финансовая служба регистрирует акт и передает его копии в бухгалтерию, юридическую службу и отдел снабжения.

9. Финансовая служба ежемесячно представляет в отдел снабжения сведения о неисполненных договорах.

Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также для анализа спроса на товары и их предложения необходимые данные могут быть представлены в форме 4.

Форма 4

Дебиторы и кредиторы на 01 июля 2005 г.

Документ (договор, акт, накладная)	Контрагент, исполнитель	Нормальная задолженность, руб.	Сроки		Оплата		Поступление в организацию, дата	Наименование продукции	Ед. Измерения	Сальдо, руб
			начало	окончание	Сумма	Дата				Д-т	К-т
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Договор 3/03	ООО Геоком	123700	23.12.04	10.01.05	123700	23.12.04	-	Доска обрезная	куб. м	123700
Договор 237/05	ООО Металлоконстрой	-	15.05.05	20.05.05			15.05.05	Гвозди в ассортименте	кг		32700

Исходная информация для заполнения формы:

1. Заявки на капитальные вложения.

2. Договоры.

3. Счета поставщиков.

4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы).

5. Кассовые документы.

6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услугах (накладные, акты и т.п.).

На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1, 2, 4—10).

Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3).

Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо<*> (графы 1—1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется.

<*> Сальдо формируется на основе предположения, что счет оплачен.

Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3).

Форма 4 представляется в юридический отдел для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям.

Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству.

Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности.

Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур:

1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты);

2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской задолженности;

3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей статье сметы);

4) получение необходимых резолюций.

Представленный алгоритм организации документооборота способствует формализации взаимодействий между подразделениями аппарата управления при организации финансовых отношений с контрагентами, что в свою очередь снижает финансовые риски организации вследствие минимизации субъективных факторов. Формирование базы данных о состоянии расчетов в совокупности с контролем за исполнением финансового плана (сметы, бюджета) позволяет принимать обоснованные решения по оттоку финансовых ресурсов, что в свою очередь положительно влияет на финансовую устойчивость организации.

Регулярное информирование высшего руководства об уровне сверхнормативного отвлечения финансовых ресурсов с указанием конкретных уполномоченных контрактом с внешними контрагентами лиц организации способствует повышению ответственности исполнителей за качественное выполнение своих функций и финансовой дисциплины в целом.